客服部管理制度 15篇
在充满活力,日益开放的今天,很多地方都会使用到制度,制度对社会经济、科学技术、文化教育事业的发展,对社会公共秩序的维护,有着十分重要的作用。制度到底怎么拟定才合适呢?以下是小编整理的客服部管理制度 ,仅供参考,欢迎大家阅读。
客服部管理制度 1
1、公司员工必须严格遵守作息时间,按时上下班,不得迟到,早退和旷工。
2、遵纪守法,坚决服从有关上级的管理,杜绝与上级顶撞。
3、工作时间要衣冠整齐,正确佩戴工作证和工牌,不得打闹,不得穿拖鞋(特殊工作除外),不得影响别人工作。
4、不得有意怠慢工作或工作不努力。
5、公司拒绝私做交易而谋求非法收入。
6、对客户的疑问必须礼貌解答,对上级布置的.任务,同事拜托的事必须一一落实。
7、上班外出办事需要向行政部或部门经理讲明所去地点,时间,所需办事宜,如有不相符而影响工作的按旷工处理。
8、上班时间无事不离岗,不串岗,不做与工作无关之事。
9、工作时禁止谈论与工作无关的话题。
10、应急请假,正常请假及正常调休,在自己安排的天数内,不能如期回公司又未补办手续的,视同擅自离岗。
11、负责有礼貌的接听每一个客户来电,做好登记,并做出相应处理。
12、负责收集用户和客户意见,整理和分析产品售后服务中反馈的数据和信息,分别转送公司相关部门。
13、严格执行规章制度和安全保密制度,确保客户的信息和机主资料不被泄露。
14、树立以“客户”为中心的服务理念,牢记“客户永远是对的”服务原则,做到反应快,应答好日清日高。
15、遵守公司制度,完成上级领导交办的服务工作。
客服部管理制度 2
1.值班期间要保持前台物品摆放整齐,桌面清洁。
2.前台电话不得外借他人员使用,每月电话费保持在部门定额标准内,超出的话费由前台接待员承担。
3.不得向任何人透露用户电话号码,确有需要的,需经客务主管批准后方可。
4.不得替任何人寄存或转给任何物品,以及代发刊物,确有需要的,需经客务主管或部门经理批准后方可。
5.下班前,须与接班的客务助理对未完成的.工作与交接人做好交接;并做好前台物品交接。
6.与接班人交接核对未发放业主的信、报、刊。
7.前台钥匙每天与交接人进行交接。
8.以上交接需在《前台交接日志》做好文字记录。
9.客务助理下班时,须将前台所有物品放置在前台柜内并锁好。如因物品未及时收柜出现丢失现象,由负责人负责承担,并将前台钥匙存放在办公室指定位置。
客服部管理制度 3
1.代售的电影票及代售金额由前台接待员负责保管。
2.前台接待员须随时做好电影票销售记录表,并记录销售金额,做到帐实相符。
3.电影票销售额由前台接待员于每日下班前交至财务部出纳处。
4.电影票出现短缺时,前台接待须及时通知影院人员送票,不得出现影票断档现象。
5.每月未时,前台接待员须通知影院人员送至下月电影海报,并放于员工餐厅出口处。
6.前台接待员负责根据电影档期,及时更换员工餐厅电影海报。
7.客务助理替岗前台时,如销售电影票,亦须做好登记,款项由本人保管,并于次日班交至前台接待员处。
客服部管理制度 4
一、制度
1、规范上岗条例:
接待人员必须明确:项目管理物业管理的礼仪服务不同于社会上一般单位的礼仪服务,是创一流服务,要高起点、高水平、高品位。因此,在服务管理上要体现"三严",即严格管理、严格要求、严格纪律,树立礼仪接待人员良好服务的形象,为项目管理物业管理增添光彩。
2、接待服务宗旨:宾客至上,服务第一;工作核心:固定岗位,流动服务,主动补位,通力合作;工作标准:表里如一。
3、接待服务实行逐级负责制,物业助理对物业户任负责,业户服务接待人员对客服主任负责,物业户任/客服主任对客服部经理负责,客服部经理对总经理负责。工作中要互相合作,严于律己,正确处理当班所发生的各类事宜,并做好记录与报告。
4、接待人员应听从客服部的统一安排,严格遵守岗位职责,站如松、坐如钟,彬彬有礼,微笑服务,有问必答。
5、仪表、仪容要求:
⑴上岗前、用餐后应适当化妆、补妆,修饰;按规定着装,仪表、仪容端庄、整洁,精神饱满,真诚微笑。站立时,两脚合拢,双手交叉在前。
⑵发型应统一、规范,修剪指甲,上班时必须摘除项链或戒指等饰物。
⑶在规定场合应站立服务,对宾客要主动热情,和蔼可亲。
6、接待服务人员应坚持文明用语,做到无投诉、无违纪、无责任事故。
7、接待服务人员在工作中要一丝不苟,认真负责,既要坚持原则,又要掌握灵活运用,做到外松内紧,有理有礼。
8、接待服务人员应自觉遵守项目管理各项规章制度,做到领导在与不在一个样。
9、员工间应提倡互相友爱,通力合作,坦诚相见,一切以工作为重。有利于物业客服部的'话与事,多说多做;不利于物业客服部的话与事,不说不做。
二、用语
1、当见到客人时说:"您好!"。
2、对客人应问:"先生(小姐),很荣幸能为您服务"、"请问有什么事情吗"、"有什么事我可以帮您。"等。
3、接受客人吩咐,听清客人要求时说:"好!明白了"、"好!知道了"、"好!听清楚了",若未听清,要说:"对不起,请您再说一遍"。
4、对待不能立即接待的客人,应说:"对不起,请您稍候"或说"对不起,请您稍等一下"。
5、对等待的客人要说:"对不起,让您久等了"。
6、接待失误或给客人添麻烦时说:"对不起,刚才疏忽了,给您添麻烦了实在抱歉,今后一定注意,不再发生这类事"。
7、当客人离开时,应说:"谢谢光临,欢迎再来,再见!(或请走好)"。
客服部管理制度 5
1.1管理人员
1.对客服日常工作信息做好统计和分析,配合销售、企划、财务、仓储等各职能部门正常工作,提供其所需资料及数据。以利于公司适时调整产品结构和营销策略,使产品适销对路,保证销售渠道的畅通。
2.负责对下属员工的考勤和业绩考评,据其工作态度和业绩进行表扬、批评,向总经理提出奖罚建议或任免建议;负责制订和完善本部管理规定,不断提高客服部工作绩效。
3.负责定期提交所辖工作的汇报、分析和提出措施。日常工作中出现非正常问题,必须及时向总经理请示和汇报,做好上传下达。
4.做好与其它职能部门间横向的协调沟通。
1.2销售客服
1.鉴别潜在的顾客,在初次交谈中,销售客服必须与潜在的客户建立良好的关系。
2.接洽买家询问,告知买家相关事项,使有意向的客户达成交易。
3.熟悉掌握商品信息,了解客户的需求,正确解释并生动地描述相关产品的特征和优点。
4.准确,简洁,高效,友好的回复顾客购买时提出的各种问题,自己无法解决的求助同事或客服主管。
5.设身处地的考虑客户咨询时的需求,对客户的询问第一时间做出快速反应,做到以一流的服务留住每一位优质客户,并期望以其为中心发展一批优质客户,充分挖掘客户的'口碑传播效应。
6.通过全体成员共同努力,以最大的可能,最快的速度建立并发展忠实稳定的客户群体,为销售业务的拓展打下坚实的基础。
7.在回复各种类型的客户的询问过程中以多种恰当的方式不断传递我们友好的信息并在洽谈结束时表示感谢,让客户感受到每次与我们的沟通都是愉快而有价值的。
8.以每次的贴心,周到,高效的服务在客户群中建立起专业,高效,负责任,值得信赖的公司形象。
9.在接待工作中对客户分等级加以区别记录,并上报客服主管。
10.配合仓储人员完成产品的出入库工作,为系统的及时性,准确性尽到自己应尽的职责。
11.及时正确的做好备注工作,从客服方面尽量避免发错货的情况。
12.严谨的工作作风,正确的工作流程,高度的责任心,严防因个人疏忽给公司或同事造成损失。
13.加强与部门主管和其它岗位的沟通交流
1.3售后客服
1. 接待客户要热情大方,积极主动的帮助客户解决问题, 认真解答客户提出的疑问,做到用服务创造感动、创造效益。 2.对客户在销售和使用过程中出现的问题、须办理的手续,帮助或联系有关人员妥善解决。
3.及时掌握目标市场的信息,定期进行市场动向、特点及目标消费群体雪球分析和预测。
4.做好客户服务工作,协调好和客户的关系,使企业在市场上保持良好的形象和获得理想的经济效益;
5.配合公司的经营运作策略和措施,提高战斗力;如制订网络营销适用的话术,对话术进行修改。
6.负责每月定期向客服主管提交所担任工作的汇报、分析,日常工作中出现非正常问题,必须及时向客服主管请示和汇报。
7.与其它职能部门的协调工作,处理好客户和顾客的投诉、退货以及商业单位的关系;
8.做到当日工作,当日完成。
2日常管理制度
2.1销售报表:每个客服每天都应当做好销售报表,记录自己每天销售的产品、价格、客户信息等一些数据,做好的报表的销售额关系每月的提成奖金,客户信息数据关系以后客户投诉时找到相应的接待客户。
2.2提成及奖励制度
2.21公司员工有下列情况的予以奖励
1.业绩突出为公司创建显著经济效益。
2.挽回重大经济损失。
3.表现突出足为公司楷模者给予特别奖励。
2.22提成分为业绩提成和特别提成
1.业绩提成:单位时间所完成的业绩(见表1)。
2.特别提成:工作勤奋,业绩突出,工作态度,敬业精神,工作表现突出和其他特殊贡献的员工酌情发放奖金。
2.3惩罚措施
公司对工作表现差,或有较大工作失误的客服将视情节予以处罚。对客服日常工作采取10分制,客服人员出现以下情况时,按规定分值扣分,若当月某客服等于或低于5分,将给于口头警告。若等于或低于2分,公司将做出处罚。连续3个月等于或低于58分的,公司将严厉处罚。
1.上下班时间应在考勤本上登记,对忘记登记者按调休记录。
2.迟到一次0.5分;超过30分钟以上算缺勤,缺勤一次2分;请假和调休需事先经上级领导同意,若未经请示自行休息按旷工处理,旷工一次扣5分;请假一次可充抵调休一次,客服人员每月可有4次调休,超过4次的,每请假一次按缺勤一次扣分。
3.做好与同事间的调班,如有私自离岗未做好调班,按旷工处理。
4.上班时间,值班人员应保持千牛在线客服在线状态,如发现值班客服未登录在线客服(特别是中午时间),每月累计3次且无特别原因,则扣5分。
5.工作时间内,应及时接听业务电话,对在线客服消息要立即反应。由于未能及时应答业务电话或在线客服消息的,当月接到客户或者同事投诉达到3次的,扣5分,达到5次的,扣10分。
6.与客户交谈中,要使用礼貌用语,若因服务态度恶劣接受顾客投诉,损坏公司形象者,每次扣1分,达到3次的扣5分,达到5次的,扣10分。
7.客服每天除了为顾客做好服务外,还应完成其它应完成工作。若无正当理由,未能完成当日工作的,主管可视情况给予口头批评或扣0.5-1分处理。
8.对于工作态度差、屡教不改的,主管可报总经理进行处理。
2.4工作原则和行为守则(附录一)
2.5日常工作规范(附录二)
2.6日常工作过程(附录三)
2.7客服语言规范(附录四)
3.1售后问题
委任有经验的,沟通能力强的客服担任售后工作。同时细化各种售后问题,作为应对方案,比如安抚客户的不满情绪;不同情况对客户的损失如何补偿;快递丢件如何索赔,如何追件;其他相关售后问题的。
1.4配送及仓库管理
1.仓库管理人员就及时核对库存信息,和编辑保持沟通,避免店铺出售状态的产品实际无货情况的出现,缺货产品及时下架。
2、发货周期为一天一次;除有活动订单较多的情况外,订单一般要在24小时内发出,最迟不超过48小时;如果遇到缺货或其他问题不能及时发货的,及时通知客服,联系客户沟通,做好换货或退款事宜,极力避免缺货没有及时和客户沟通导致客户严重不满的情况的出现。
3.2运营技巧
在淘宝商城运营时,运用一些小技巧,可以很好的其高业绩或者能够方便工作人员,提高工作效率。
1、创意拍摄
根据产品特性、产品定位,每款产品拍摄不少于八张照片。包括但不限于街拍棚拍、环境内拍摄、领口、袖口、吊牌、细节等照片
客服部管理制度 6
1.0计划管理
1.1根据本公司经营管理的总体目标,客服部需定期制定出各种配套计划,使工作更加主动、有效和协调。
1.2主要计划有:
1.2.1编制和控制本部门的各项预算。
1.2.2根据所管辖物业的具体情况制定当月工作计划。
1.2.3定期制定培训计划并监督实施。
1.2.4制定好本部门物资设备的采购计划。
2.0组织管理
根据管理区域的规模及管理体制,设置、调整和完善客服部的各种机构和岗位设置,明确各种岗位的职责和任职要求,并制定各项工作的操作程序、业务流程以及各项规章制度。
3.0人员管理(落实到部门领导)
根据各岗位的任职要求,聘用合适人员,通过培训使他们掌握高水准物业管理专业态度、专业知识、专业技术,并养成良好职业习惯。同时,通过有效的奖惩与激励管理制度,使员工能始终积极、主动地进行工作。
4.0物资设备管理(落实到部门文员)
制定好客服部物资的管理计划。与行政部门充分配合,做好客服部物资设备的采购、领用、保养、更新等各项工作,以减少资金的耗费与占用。
5.0质量管理(落实到物业客服)
培训员工树立质量意识,实行全面质量管理。通过对客服部各项工作质量标准的制定、实施、检查、改进,再制定、实施、检查,使之成为一个循环往复螺旋上升的过程,不断提高客服部的.服务质量。
6.0预算管理(落实到部门经理)
编制和控制客服部年度的各项预算。同时,在审批部门要求采购的物资时,努力在不降低规格的前提下,尽可能降低成本。
7.0协调管理(落实到客服主任)
协调好客服部与公司内及物业外各政府职能部门的工作关系。如保安、工程、财务及行政人事部的关系,及政府主管部门、职能部门、合作公司、邮局、电话公司、各施工单位及供应商的关系,以取得它们对客服工作与管理工作的支持与配合。
客服部管理制度 7
一、管理人员
1、对客服日常工作信息做好统计和分析,配合销售、企划、财务、仓储等各职能部门正常工作,提供其所需资料及数据。以利于公司适时调整产品结构和营销策略,使产品适销对路,保证销售渠道的畅通。
2、负责对下属员工的考勤和业绩考评,据其工作态度和业绩进行表扬、批评,向总经理提出奖罚建议或任免建议;负责制订和完善本部管理规定,不断提高客服部工作绩效。
3、负责定期提交所辖工作的汇报、分析和提出措施。日常工作中出现非正常问题,必须及时向总经理请示和汇报,做好上传下达。
4、做好与其它职能部门间横向的协调沟通。
二、销售客服
1、鉴别潜在的顾客,在初次交谈中,销售客服必须与潜在的客户建立良好的关系。
2、接洽买家询问,告知买家相关事项,使有意向的客户达成交易。
3、熟悉掌握商品信息,了解客户的需求,正确解释并生动地描述相关产品的特征和优点。
4、准确,简洁,高效,友好的回复顾客购买时提出的各种问题,自己无法解决的求助同事或客服主管。
5、设身处地的考虑客户咨询时的需求,对客户的询问第一时间做出快速反应,做到以一流的服务留住每一位优质客户,并期望以其为中心发展一批优质客户,充分挖掘客户的口碑传播效应。
6、通过全体成员共同努力,以最大的可能,最快的速度建立并发展忠实稳定的客户群体,为销售业务的拓展打下坚实的基础。
7、在回复各种类型的客户的询问过程中以多种恰当的方式不断传递我们友好的信息并在洽谈结束时表示感谢,让客户感受到每次与我们的沟通都是愉快而有价值的。
8、以每次的贴心,周到,高效的服务在客户群中建立起专业,高效,负责任,值得信赖的公司形象。
9、在接待工作中对客户分等级加以区别记录,并上报客服主管。
10、配合仓储人员完成产品的出入库工作,为系统的及时性,准确性尽到自己应尽的职责。
11、及时正确的做好备注工作,从客服方面尽量避免发错货的情况。
12、严谨的工作作风,正确的工作流程,高度的责任心,严防因个人疏忽给公司或同事造成损失。
13、加强与部门主管和其它岗位的'沟通交流
三、售后客服
1、接待客户要热情大方,积极主动的帮助客户解决问题,认真解答客户提出的疑问,做到用服务创造感动、创造效益。
2、对客户在销售和使用过程中出现的问题、须办理的手续,帮助或联系有关人员妥善解决。
3、及时掌握目标市场的信息,定期进行市场动向、特点及目标消费群体雪球分析和预测。
4、做好客户服务工作,协调好和客户的关系,使企业在市场上保持良好的形象和获得理想的经济效益;
5、配合公司的经营运作策略和措施,提高战斗力;如制订网络营销适用的话术,对话术进行修改。
6、负责每月定期向客服主管提交所担任工作的汇报、分析,日常工作中出现非正常问题,必须及时向客服主管请示和汇报。
7、与其它职能部门的协调工作,处理好客户和顾客的投诉、退货以及商业单位的关系;
8、做到当日工作,当日完成。
四、日常管理制度
1、销售报表:每个客服每天都应当做好销售报表,记录自己每天销售的产品、价格、客户信息等一些数据,做好的报表的销售额关系每月的提成奖金,客户信息数据关系以后客户投诉时找到相应的接待客户。
2、提成及奖励制度
公司员工有下列情况的予以奖励
1)业绩突出为公司创建显著经济效益。
2)挽回重大经济损失。
3)表现突出足为公司楷模者给予特别奖励。
提成分为业绩提成和特别提成
1)业绩提成:单位时间所完成的业绩(见表1)。
2)特别提成:工作勤奋,业绩突出,工作态度,敬业精神,工作表现突出和其他特殊贡献的员工酌情发放奖金。
五、惩罚措施
公司对工作表现差,或有较大工作失误的客服将视情节予以处罚。对客服日常工作采取10分制,客服人员出现以下情况时,按规定分值扣分,若当月某客服等于或低于5分,将给于口头警告。若等于或低于2分,公司将做出处罚。连续3个月等于或低于58分的,公司将严厉处罚。
1、上下班时间应在考勤本上登记,对忘记登记者按调休记录。
2、迟到一次0。5分;超过30分钟以上算缺勤,缺勤一次2分;请假和调休需事先经上级领导同意,若未经请示自行休息按旷工处理,旷工一次扣5分;请假一次可充抵调休一次,客服人员每月可有4次调休,超过4次的,每请假一次按缺勤一次扣分。
3、做好与同事间的调班,如有私自离岗未做好调班,按旷工处理。
4、上班时间,值班人员应保持千牛在线客服在线状态,如发现值班客服未登录在线客服(特别是中午时间),每月累计3次且无特别原因,则扣5分。
5、工作时间内,应及时接听业务电话,对在线客服消息要立即反应。由于未能及时应答业务电话或在线客服消息的,当月接到客户或者同事投诉达到3次的,扣5分,达到5次的,扣10分。
6、与客户交谈中,要使用礼貌用语,若因服务态度恶劣接受顾客投诉,损坏公司形象者,每次扣1分,达到3次的扣5分,达到5次的,扣10分。
7、客服每天除了为顾客做好服务外,还应完成其它应完成工作。若无正当理由,未能完成当日工作的,主管可视情况给予口头批评或扣0。5-1分处理。
8、对于工作态度差、屡教不改的,主管可报总经理进行处理。
1)工作原则和行为守则(附录一)
2)日常工作规范(附录二)
3)日常工作过程(附录三)
4)客服语言规范(附录四)
六、售后问题
委任有经验的,沟通能力强的客服担任售后工作。同时细化各种售后问题,作为应对方案,比如安抚客户的不满情绪;不同情况对客户的损失如何补偿;快递丢件如何索赔,如何追件;其他相关售后问题的。
七、配送及仓库管理
1)仓库管理人员就及时核对库存信息,和编辑保持沟通,避免店铺出售状态的产品实际无货情况的出现,缺货产品及时下架。
2)发货周期为一天一次;除有活动订单较多的情况外,订单一般要在24小时内发出,最迟不超过48小时;如果遇到缺货或其他问题不能及时发货的,及时通知客服,联系客户沟通,做好换货或退款事宜,极力避免缺货没有及时和客户沟通导致客户严重不满的情况的出现。
八、运营技巧
在淘宝商城运营时,运用一些小技巧,可以很好的其高业绩或者能够方便工作人员,提高工作效率。
九、创意拍摄
根据产品特性、产品定位,每款产品拍摄不少于八张照片。包括但不限于街拍棚拍、环境内拍摄、领口、袖口、吊牌、细节等照片
客服部管理制度 8
1、制度
1.1文件资料的形成与归档
1.1.1资料的形成:
⑴各部工作中形成的具有保存价值的文件资料都必须归档,并由专人进行管理;
⑵文件资料的形成和积累必须纳入各部门工作计划,在部门文员岗位职责中予以明确。
1.1.2资料的归档:
⑴文件资料的归档范围
①物业管理
a.业户资料(含收楼表格、遗留修缮问题记录表、投诉记录等);
b.清洁卫生管理;
c.绿化管理;
d.值班记录;
e.楼宇巡检记录;
f.公共区域维修记录。
②质量管理
a.质量体系文件;
b.质量管理资料。
③其他资料
⑵归档要求
①归档的文件资料在纸张、格式上符合公司要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨笔等书写材料。
②归档的文件材料要完整、系统、准确、真实。
③归档的文件必须是原件。
④保管归档文件资料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编目编号。
档案目录应编制总目录、案卷目录、卷内目录。
⑤案卷题名应确切反映卷内文件的内容,并区分保管期限。
⑥文件资料的归档必须办理移交手续。
⑦所有文件资料必须及时归档。
⑧有专用柜架,在排列上架时,应按类别和保管单位的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
1.1.3每月底进行一次库藏档案清理,核对和保管质量的检查工作,做到帐物相符。对破损或变质档案,要及时修补和复制。
1.1.4档案柜要注意'七防'(防虫、防霉、防尘、防火、防盗、防潮、防高温)。
1.1.5档案的接收、转移、外借必须履行登记手续,借出档案须在规定时间内归还。
1.2档案借阅
1.2.1公司员工都应重视保护档案,并按阅档批准权限办理手续后借阅有关档案。
1.2.2文书档案只阅不借。
1.2.3所借档案不得随意折叠和拆散,严禁对档案随意更改、涂写。
1.2.4服从文员的管理,在借阅范围内借阅,保密档案不供查阅。
1.2.5借出与归还档案时,应办理清点、签名登记手续,由部门文员和借阅者当面核对清楚。
1.2.6档案如有丢失、损坏或机密材料泄密,须立即写出书面报告,按情节追究当事人的法律和行政责任。
1.2.7调离公司的人员必须清理移交,归还借阅档案及该归档的资料,方可办理调离手续。
1.2.8外单位人员查阅本公司档案须持所在单位介绍信和本人证件,经领导批准后,办理有关查阅手续后查阅。
1.2.9上级公司借阅本公司档案,须办理有关借阅手续后借阅。
1.3档案管理人员职责
1.3.1忠于职守,严格遵守公司档案管理制度及本细则,积极开展工作。
1.3.2负责收集、接收本公司各业务、管理等档案资料,做好职守、补充、配套、保管和提供查阅。
1.3.3及时立卷归档,编制总目录,卷内目录,编排入档。要熟悉管理的档案,协助查阅检索。
1.3.4熟练掌握计算机数据库软件系统的操作和运用。
1.3.5妥善管理档案,严格执行档案供阅制度,建立借阅登记,对借出资料按期催还。
1.3.6定期清理,由次年初进行全部档案的清理核对。核对后将公司所有档案集中存放、保管。
1.3.7严守机密,确保档案安全;完成领导交办的其它工作。
1.3.8做好各种资料的保管工作,并对有些文件进行定期封存。
1.4公司内外档案文件管理:
1.4.1公司内部的各种档案应按照部门进行分开存档。
1.4.2公司对外部相关单位的.文件应与公司内部文件分开,每个单位都应有一个独立的档案。
1.4.3所有存入档案应按照日期先后进行存档,并做好档案目录,以便查找。
1.4.4相关档案存放一年后,应统一放进档案袋封存,以便日后复查。
1.4.5对于一些涉及公司秘密的文件,应单独存放于带锁的文件柜内,以免发生意外。
1.5档案销毁
1.5.1如有任何文件无需继续存放,需做销毁处理,不可随意乱丢。
1.5.2保密文件应使用碎纸机处理,如是普通文件且文件较多,应撕毁后处理。
1.5.3所有存档的文件均应定期进行检查,以避免文件受潮或有蛀虫、腐蚀等问题出现。
2、规定
为完整系统地保存公司的各类档案,提高档案管理水平,更好地为公司的各项工作服务,特制定本规定。
2.1档案管理范围:
2.1.1政府部门颁布的政策性、指令性文件;
2.1.2政府部门、集团公司针对本公司的批复、指示、通知、要求等;
2.1.3公司文件;
2.1.4物业的管理、维修、保养计划、记录等资料;
2.1.5治安保卫、消防、安全等相关资料;
2.1.6公司领导讲话和年终总结;
2.1.7其他经济、外包合同;
2.1.8音像、图片资料;
2.1.9其他要求归档的重要文件。
2.2第4、5、6、8、9项由相关部门妥善保管,其余各项均由总经理秘书归档保管,任何部门和个人不得以任何理由据为己有。
2.3在外参加各种会议带回的文件,应及时移交公司秘书归档,不得自行保管、销毁。
2.4负责档案管理的人员应对归档文件进行整理、分类、编号、编制索引和目录。
2.5借阅档案时,必须遵守以下规定:
2.5.1办理登记手续,限期归还,不得带出公司;
2.5.2爱护档案,所借档案不得随意折叠和拆散,严禁涂写、更改档案;
2.5.3借出和归还档案时,应办理清点手续,由档案管理人员和借阅者当面核对清楚;
2.5.4档案如有遗失、损坏、泄密,要追究当事人的责任;
2.5.5档案借阅按
阅档批准权限借阅;
客服部管理制度 9
一、人员素质
1、具有良好的职业道德和正确的服务思想,树立把困难留给自我,把方便让给客户的服务宗旨,维护本企业形象,全心全意为客户服务。
2、精通本岗位的业务及相关业务流程。熟练掌握本业务的预订、反愧回访服务等处理程序和方法。
3、了解本企业已开办的各项业务(包括系统功能、使用方法、合作处理流程,会员回访流程,服务标准)。
4、普通话标准、流利,能听懂本地方言。
5、计算机操作熟练。使用五笔输入法,打字速度达80字分。
6、客服代表在受理客户咨询、投诉时,必须严格执行规范的服务用语,态度和蔼、亲切,热情处理客户的咨询或投诉;
7、客服代表在工作过程中,应严格按照“三要、三不、四个一样”的.要求去做。即:
三要:要“请”字当头,“您”字不离口,“再见”结尾。
三不:不使用生硬语言,不说推卸职责的话,不责备、埋怨客户。
四个一样:生人熟人一个样、有无检查一个样、工作忙闲一个样、情绪好坏一个样。
二、值班制度
1、值班人员值班在岗,坚守岗位、坐姿端正、精神饱满、集中精力。
2、值班人员要服从指挥调度,认真按各项业务流程、服务规范及操作规范的要求去做。
3、值班时必须使用规范服务用语,从语气、声调、应答上做到:礼貌、亲切、简练、清晰、耐心、周到。
4、树立以“客户”为中心的服务理念,牢记“客户永远是对的”服务原则,做到反应快、应答及时。
5、自觉遵守劳动纪律,履行操作员职责。严禁在工作场所内大声喧哗,未经经理批准不得擅离职守。
6、严格交接班手续,认真遵守交接班制度。
三、交接班制度
1、做好班前准备,岗位交接要简练、快速,不允许闲谈,并要迅速进入工作状态。
2、接班人未到岗,交班人不得离台。
3、仔细阅读主网站最新业务资讯、后台系统客服公告,及时了解业务变更及优惠政策,并做好推荐工作。
4、交接日志要对设备情景、疑难问题、人员调班等情景,记录清楚明了。
四、现场纪律制度
1、办公区内不得大声喧哗、大笑、嬉戏,不许串岗,不做与工作无关的事。
2、电脑显示器位于台面右侧,耳机悬挂于机台左侧。
3、工作台面整洁,记事本统一放置同位。
4、座椅整齐,离座后桌椅、物品应及时归位。
5、出入办公区不得超过规定时限,如有特殊情景需请示值班经理。
五、现场管理制度
1、听从管理人员的指挥调度。
2、规范使用服务用语,快速解答客户问题。
3、坐姿端正,台面要整洁卫生,桌面上不得摆放与工作无关的物品。
4、椅子、键盘、电脑不能随意移动。离台时键盘要推入抽屉,不能在设备处乱涂乱画。
5、上班时间不能看书,不能与临台闲聊(业务交流除外)、不能私挂用户电话;手机铃声调为振动。
6、上班时间不准上与工作无关的q、玩网络游戏或在线看电影;除众品网网页外不能上其他无关网站。
7、接打电话时不能吃东西,上连班吃饭需离开客服部工作范围。
8、不得随便使用客服部固定电话长时间拨打私人电话。
六、卫生管理制度
1、办公区内微机、桌椅、文具等物品摆放整齐无尘土;
2、门窗明亮,地面整洁;
3、员工上班着装整洁、卫生,长发要束发,尽量职业化。
4、着装整洁,不皱巴、不缺残、不挽袖,画淡装上岗;
5、个人物品妥善保管,严防丢失。禁止乱拿乱用,及时锁柜,否则后果自负。
6、公共卫生区域打扫由晚班人员负责,个人位置桌面卫生定期由个人负责。
七、换班制度
1、认真执行换班制度,做到不迟到,不早退,不无故旷工,确保当班时间准点到岗,为保证座席正常接通,且请假需上级领导审批,如遇特殊情景者请尽量与其他休息同事换班。
2、员工在工作期间因本人或其它需要在工作时间内亲自处理事情可允许换班。
3、换班必须经双方当事人同意,填写换班登记表后经部门经理签字批准后方可生效。
4、每人每月换班不得超过3次。不允许连续换班,换班者、还班者不允许连班。
5、换班双方必须交待清楚,若交代不清造成误班、空班的按旷工处理,并按职责大小考核双方当事人。
6、换班和还班均不得请假,否则按旷工处理。
7、节假日当班人员不允许换班或请假。
八、客服代表职责
1、对内代表客户利益,对外代表公司形象,履行首问负责制的规范要求。
2、客服工作要加强公司内部协调,对每个问题的解决都要进行跟综并限时处理。
3、熟悉并掌握各业务知识,及各项业务操作技能和相关业务流程。
4、熟练客户的各种业务服务需求,对于自我不能处理的及时反馈相关部门或上级领导。
5、向客户供给准确、迅速、亲切、周到的服务,做好“问声、应声、送声”三声服务。
6、树立以“客户为中心的服务理念”,牢记服务原则,我们的职责就是让客户满意。
7、努力学习,不断总结服务工作的实际经验,提高自身的业务素质与业务技能。
8、对客户服务过程中发现的问题及时反馈,并积极提出改善意见和提议。
9、遵守有关的规章制度,关心团体。
10、完成领导交办的事宜。
客服部管理制度 10
1.0部门内部交接班
1.1整理好工作台,使下一班人员感到整洁、舒适,有条理。
1.2交班人员在接班人员因故未到场,或未完成接班检查工作前不得擅自离去。
1.3交班人员应将本班工作进行情况做好详细记录,并向接班人员如实反映。
1.4接班人员应认真阅读工作日记,以了解上一班的工作情况。
1.5交接班人员应明确回复接班人员提出的问题,并和接班人员共同核实,检查设备运行情况。
1.6接班人员发现交班人员未认真完成工作,或检查中发现问题,应向交班人员提出,如交班人员不能给予明确回复,接班人员可拒绝接班,并报上级领导处理。
1.7当交班人员检查工作完成,并且接班人员无任何疑问后,接班人员方算结束。
2.0交接班检查记录
2.1应接规定的交接班检查事项逐一做好记录,检查情况正常记'√'号,不正常情况'×'号。
2.2每天每班次都要有专人进行记录。
2.3记录必须交班人和接班人签名认可,每天由领班负责审阅签名。
2.4交接检查事项。
3.0与保安部交接班
3.1每个工作日早8点与保安监控室值班人员进行夜班工作的交接,主要交接内容是下班后客户提出的各种投诉和服务要求,应详细记录在工作交接本中。
3.2每个工作日晚6点由客服部工作人员将工作交接本交予保安监控室值班人员。
3.3如在交接过程中遇特殊或紧急需处理的.事情,须由客服部和保安部的工作人员立即向各自经理领导汇报。
4.0交接班检查记录
4.1每天每班次都要有专人进行记录.
4.2记录必须由交班人和接班人签名认可,每天由领班负责审阅签名。
客服部管理制度 11
1、制度
1.1对钥匙管理
1.1.1早班管理人员在上班后,到中控室领取管理区域钥匙并填写《钥匙交接单》。
1.1.2中班管理人员下班后将管理区域钥匙交到中控室,查验数量并填写《钥匙交接单》。
1.1.3封存钥匙如有损坏或丢失,立即上报客服部,并写出事情详细经过,由客服部处理。
1.2单元内各房间的钥匙管理
1.2.1各房间的钥匙存放在客服部由专人负责管理。
1.2.2管理人员如需使用各房间的钥匙应统一办理借用手续并详细填写钥匙借用登记表。
1.2.3查看房间后,管理人员需确认单元内电源已切断,门窗关闭后及时将单元锁好并将钥匙交回客服部。
1.2.4负责人每日要认真检查钥匙登记表,对未收回的`钥匙要查明原因并做好记录。
1.2.5未经许可,任何人不得将钥匙带出项目客服部或借给非物业工作人员使用。
1.2.6客服部聘请的外来施工人员(甲方施工人员)需进入单元做维修时,由管理人员到客服部签字借用。施工人员不得进入客服部直接借用。
1.2.7房间钥匙如有损坏或丢失,立即写出书面报告上报客服部经理。
客服部管理制度 12
1.0客服部所使用的'鼠药、敌敌畏、灭螂药、酒精、稀料均属危险品控制范围。
2.0从库房领用危险品必须是客服部领班级以上人员,并将领用时间、数量等内容填写《危险品使用登记表》上。
3.0领用的危险品需单独存放,与其它物品隔离,并采取加锁措施进行控制。钥匙由保洁领班保管,每次使用时,需经客服部领班级以上人员批准方可使用,并由批准人亲自发放。
4.0每次使用时,需按实际使用量领取,用完后,将未用完的危险品重新入库,并认真填写《客服部危险品使用登记表》。
5.0在使用过程中,如发现任何异常、意外情况,及时向领班、主管报告。
6.0任何危险品未经许可不得外借。
客服部管理制度 13
一、部门职能:
1.客服部:主要负责售前咨询,售后服务及配合市场部工作;含有职位:售前客服、售后客服
2.市场部:只要负责市场推广制定,活动策划及推广等工作;含有职位:
数据分析专员,直通车广告推广专员
3.物流部:主要负责仓储管理,配货、打包、发货及配货客服部工作; 4.产品部:主要负责产品整理,买手,配合市场部进行产品整理,配合物流部进行打包配货,配合客服部进行售后处理,配合技术部进行产品编辑。
5.数据部:负责维护,产品编辑,美工;含有职位:产品摄影师,平面/网页美工,文案编辑
6.运营部:负责整个电子商务团队管理,店铺经营,发展规划;含有职位:运营总监,运营助理7.其他部门:人事部,财务部,行政部等等
二、薪酬组成:
底薪+福利待遇+提成+奖金
三、底薪制度:
1.客服类:新员工底薪1500元,老员工工资20xx至5000元,无管理级别底薪; 2.市场类:新员工底薪1500,老员工工资2000元至5000元,无管理级别底薪; 3.物流部:无底薪,普通员工保底提成1500元,管理人员或老员工保底提成2000元至5000元不等,有部门经理保底提成及普通员工保底提成; 4.产品部:普通员工1500元,管理人员或老员工工资2000元至10000元不等,分新老员工底薪及管理级别底薪; 5.数据部:普通员工1500至2500元,管理人员或老员工工资3500元至5000元不等,分新老员工底薪及管理级别底薪; 6.运营部:运营总监3500至50000元不等,运营助理2000元至5000元不等; 7.其他部门:根据公司相关人事执行。
四、福利待遇:
餐补、社保、公积金、带薪假期、年终奖等根据公司各阶段的福利政策执行。
通常来说:提供社保+餐补每月300元。
五、提成制度:
1.无指标销售额提成-:客服部人员发放的提成方法。比如销售额提成2%,客服工作人员无任何销售指标,只按照自己成功完成的销售额进行提成。一个客服当月完成10万元的销售额,那么按照2%的提成即2000元; 2.订单数量定额提成:数据部和物流部的提成方法。如每个月成功的订单数量有10000笔,那么按照每笔定额提成1元共计1万元发放给物流部员工,每笔定额提成0.5元共计5000元发放给数据部员工; 3.单指标完成提成:市场部提成方法。即市场部员工需要完成市场销售指标才能享受规定比例的提成。
六、奖金制度:
1.总指标优秀员工奖金:整个团队完成每月或每季度制定的销售毛利总指标情况下,按照总指标的40%的比例发放优秀员工奖金,由运营部与人事部、财务处制定各部门名额及奖金数据,各个部门经理执行; 2.总指标优秀管理奖金:整个团队完成每月或每季度制定的销售毛利总指标情况下,按照总指标的40%的比例发放优秀管理奖金,由运营部与人事部、财务处制定各部门的奖金数据并由运营部执行; 3.总指标优秀运营奖金:整个团队完成每月或每季度制定的销售毛利总指标情况下,按照总指标的20%的比例发放优秀运营奖金,由运营部与人事部、财务处制定并共同执行;七、计算方法:
1.销售毛利=销售总额-无指标销售额提成-产品成本价2.销售纯利=销售毛利-订单数量定额提成-单指标完成提成-市场推广费用-售后快递费损失-其他运营成本3.总指标=销售纯利/3≥当前员工底薪总和(即总指标是销售纯利的三分之一,并且总指标应该大于或等于当前员工底薪总额,比如,当前所有员工的底薪为2万元,那么总指标需要在2万或2万以上,那么销售纯利应为6万或6万以上) 4.单指标=销售毛利/10≥所需的市场推广费用(比如:某款商品预算用100元的直通车广告推广费,那么这款商品需要完成1000元的销售毛利收入)八.薪酬特点:
1.客服部是一个执行部门,一个平台的盈利与客服的工作息息相关,制定无指标销售额提成,让每个客服看到具体每笔订单量的提成,能够有效提升客服的服务态度与工作效率。
2.市场部是一个富有挑战性的部门,公司制定有指标完成提成,类似于对赌协议,公司给你预算市场推广费用及让各个相关部门配合你的工作,并且根据市场推广费用制定销售目标,完成了跟你分成,完不成没有提成,这样子让每一个市场员工有目标性地更加细化市场推广工作,提供销售转化率。当然,如果出现了市场部员工很难完成指标,就得好好分析其中的原因,是指标制定太高,还是市场人员的自身能力问题。
3.物流部无底薪只有按照订单定额提成的'设计方法,并针对不同员工进行保底提成,是参考杭州九堡申通快递公司的业务员薪酬设计方法:快递业务员没有底薪,只有8%的快递营业额的提成,新员工提成不足1800元发足1800元,老员工提成不足2500元发足2500元。这样子以来,在保底提成保障下,公司发货量越大,收入越高,劳有所得,物流部的员工也不会埋怨钱都是别人赚的,我们只是干苦力的份。
4.数据部采取底薪加订单定额提成的设计方法,数据部的工作性质类此于外《》
客服部管理制度 14
一、客服的主要工作
1、配合销售人员做好试机、充卡和资金回收工作;
2、接听客户的咨询、投诉电话,做好工作记录;
3、与客户建立良好的工作关系,为公司进一步开展业务工作奠定良好的基础;
二、客服工作管理规定
1、工作期间应面带微笑,工作认真积极有耐心,负有职责心;
2、与客户接触的过程中,应积极主动的全面了解客户的情景,及时为其解决问题;
3、根据当天的工作情景,详细的把与客户接触的不一样情景以工作报表的形式进行登记,并向部门经理汇报;
4、应严格遵守公司和部门的各项规章制度,按时出勤上下班,做好签到;
5、在工作期间,代表公司的形象,应注意语言的技巧,不得与客户发生争执,不得做有损公司利益的事情;
6、在上班时,应积极好努力工作,不得从事任何与工作无关的事情;不得私自会客,不得接打私人电话(如有不得超过3分钟),不得拔打信息台、浏览与工作无关的网站打游戏(抓到一率严惩,决不姑息)等。
三、客服人员的要求
1、客户服务人员不得对用户做出夸大其辞的承诺,或运用某些权威机构的名义对客户施压等;
2、客服人员不得与客户争辩,应明确客户投诉的真正原因及想要得到的解决结果;
3、严格执行公司的相关规定,依据有关规章制度对客户提出的疑问,做细致、明确的回答,如有不能确定的事项不能信口辞黄,做不负职责的答付;
4、建立完整的客户资料及时反馈客户意见及市场信息,为销售部门开展业务做辅助工作;
5、定期向客户供给本公司新的业务项目及相应的新服务项目,和客户坚持良好的合作关系
四、客服人员个人素质要求
1、客服人员要有职责心,积极心,敏锐的洞察力和敬业精神;
2、要有健全的.心智,整齐的仪表,良好的习惯,亲切的微笑,饱满的热情与正直的品质
3、广泛的人际关系和良好的自我形象;
4、对公司的产品和服务项目要有深入的了解和认识;
五、客服人员的心理要求
1、要持有不仅仅想把客户留住,还要与客户建立长久合作关系的心态;
2、接听客户电话要注入热情,运用礼貌用语,要多站在客户的角度想问题,说话要尊重对方,要对企业有信心;
3、接听电话时也要面带微笑,决不允许把个人的情绪带到工作中来;
4、接听客户的投诉电话时,不允许打断客户,要去听客户说,要让客户去说,使客户有发泄的机会,一吐为快,了解客户投诉的真正原因;
5、接听完客户的投诉电话时,如果是本公司的职责,要根据情节轻重,决定是否要上报公司并及时、主动向客户致歉,如果不是本公司的职责,决不要说出致歉的话语,以免让客户觉得职责仍在本公司
六、客服人员薪酬管理制度
1、客服人员的工资标准:
基本工资元,试用期三个月,工作期间如没有客户和销售人员的投诉,则基本工资发放。如有客户与销售人员投诉视情节严重性而定,最低罚款10元次
2、客服人员的提成发放:
3、客服人员的奖金发放:
七、考勤制度
1、出勤情景:
上班时间:早8:30——17:30
迟到人次日扣除标准为基本工资总额的1%,最多每月不得超过三次,超过三次(含)以上者,扣除人次日标准为基本工资总额的5%。
2、工作表现:
在工作期间应坚持严谨的工作态度,不应破坏公司的形象及管理制度,每一天递交完整、真实、标准的工作报告。
客服部管理制度 15
淘宝天猫电商团队的提成设计与薪酬制度方案
一、部门职能:
1)客服部:主要负责售前咨询,售后服务及配合市场部工作;含有职位:售前客服、售后客服
2)市场部:只要负责市场推广计划制定,活动策划及推广等工作;含有职位:数据分析专员,直通车广告推广专员
3)物流部:主要负责仓储管理,配货、打包、发货及配货客服部工作;
4)产品部:主要负责产品整理,买手,配合市场部进行产品整理,配合物流部进行打包配货,配合客服部进行售后处理,配合技术部进行产品编辑。
5)数据部:负责网站维护,产品编辑,美工;含有职位:产品摄影师,平面/网页美工,文案编辑
6)运营部:负责整个电子商务团队管理,店铺经营,发展规划;含有职位:运营总监,运营助理
7)其他部门:人事部,财务部,行政部等等
二、薪酬组成:
底薪+福利待遇+提成+奖金
三、底薪制度:
1)客服类:新员工底薪1500元,老员工工资20xx至5000元,无管理级别底薪;
2)市场类:新员工底薪1500,老员工工资2000元至5000元,无管理级别底薪;
3)物流部:无底薪,普通员工保底提成1500元,管理人员或老员工保底提成2000元至5000元不等,有部门经理保底提成及普通员工保底提成;
4)产品部:普通员工1500元,管理人员或老员工工资2000元至10000元不等,分新老员工底薪及管理级别底薪;
5)数据部:普通员工1500至2500元,管理人员或老员工工资3500元至5000元不等,分新老员工底薪及管理级别底薪;
6)运营部:运营总监3500至50000元不等,运营助理2000元至5000元不等;
7)其他部门:根据公司相关人事方案执行。
四、福利待遇:
餐补、社保、公积金、带薪假期、年终奖等根据公司各阶段的福利政策执行。通常来说:提供社保+餐补每月300元。
五、提成制度:
1)无指标销售额提成—:客服部人员发放的提成方法。比如销售额提成2%,客服工作人员无任何销售指标,只按照自己成功完成的销售额进行提成。一个客服当月完成10万元的销售额,那么按照2%的提成即2000元;
2)订单数量定额提成:数据部和物流部的提成方法。如每个月成功的订单数量有10000笔,那么按照每笔定额提成1元共计1万元发放给物流部员工,每笔定额提成0。5元共计5000元发放给数据部员工;
3)单指标完成提成:市场部提成方法。即市场部员工需要完成市场销售指标才能享受规定比例的提成。
六、奖金制度:
1)总指标优秀员工奖金:整个团队完成每月或每季度制定的销售毛利总指标情况下,按照总指标的40%的比例发放优秀员工奖金,由运营部与人事部、财务处制定各部门名额及奖金数据,各个部门经理执行;
2)总指标优秀管理奖金:整个团队完成每月或每季度制定的销售毛利总指标情况下,按照总指标的40%的比例发放优秀管理奖金,由运营部与人事部、财务处制定各部门的奖金数据并由运营部执行;
3)总指标优秀运营奖金:整个团队完成每月或每季度制定的销售毛利总指标情况下,按照总指标的20%的比例发放优秀运营奖金,由运营部与人事部、财务处制定并共同执行;
七、计算方法:
1)销售毛利=销售总额—无指标销售额提成—产品成本价
2)销售纯利=销售毛利—订单数量定额提成—单指标完成提成—市场推广费用—售后快递费损失—其他运营成本
3)总指标=销售纯利/3≥当前员工底薪总和(即总指标是销售纯利的三分之一,并且总指标应该大于或等于当前员工底薪总额,比如,当前所有员工的底薪为2万元,那么总指标需要在2万或2万以上,那么销售纯利应为6万或6万以上)
4)单指标=销售毛利/10≥所需的市场推广费用(比如:某款商品预算用100元的直通车广告推广费,那么这款商品需要完成1000元的`销售毛利收入)
八、薪酬特点:
1)客服部是一个执行部门,一个网站平台的盈利与客服的工作息息相关,制定无指标销售额提成,让每个客服看到具体每笔订单量的提成,能够有效提升客服的服务态度与工作效率。
2)市场部是一个富有挑战性的部门,公司制定有指标完成提成,类似于对赌协议,公司给你预算市场推广费用及让各个相关部门配合你的工作,并且根据市场推广费用制定销售目标,完成了跟你分成,完不成没有提成,这样子让每一个市场员工有目标性地更加细化市场推广工作,提供销售转化率。当然,如果出现了市场部员工很难完成指标,就得好好分析其中的原因,是指标制定太高,还是市场人员的自身能力问题。
3)物流部无底薪只有按照订单定额提成的设计方法,并针对不同员工进行保底提成,是参考杭州九堡申通快递公司的业务员薪酬设计方法:快递业务员没有底薪,只有8%的快递营业额的提成,新员工提成不足1800元发足1800元,老员工提成不足2500元发足2500元。这样子以来,在保底提成保障下,公司发货量越大,收入越高,劳有所得,物流部的员工也不会埋怨钱都是别人赚的,我们只是干苦力的份。
4)数据部采取底薪加订单定额提成的设计方法,数据部的工作性质类此于外
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