文件资料管理制度

文件资料管理制度

　　在社会发展不断提速的今天，制度的使用频率呈上升趋势，制度是在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范。到底应如何拟定制度呢？以下是小编为大家整理的文件资料管理制度，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。

文件资料管理制度1

　　1、总检员对二级维护以上竣工出厂车辆，签发机动车维修竣工出厂合格证。

　　2、合格证由资料管理员负责保管，视生产情况由专人持道路运输许可证副本到管理部门购领。

　　3、合格证由总检员向资料管理员领取，资料管理员须建立合格证领用、签发台帐。

　　4、总检员须逐项填写合格证，签名并加盖本单位公章，签发后合格证存根交由资料管理员保存。

文件资料管理制度2

　　1、目的：

　　明确技术图样与文件的签署、更改及标准化等内容，对技术图样与文件进行有效的控制。技术文件是公司的核心秘密，是公司能够持续发展并在市场上保持强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有；公司的每一位员工都有义务和责任保证技术文件的完整性、正确性、系统性以及保密性，为了加强管理并规范员工的行为，特制定本制度，要求本公司员工互相监督、自觉遵守。

　　2、定义：

　　技术文件是指公司的产品设计图纸，各种技术标准、技术档案和技术资料以及商务合同、客户资源、财务报表等等；技术文件还包括未打印出图的尚在计算机里的图纸资料、技术文档等。

　　3、范围：

　　适用于产品图样、工艺图样、设计文件和工艺文件的'管理。

　　4、职责：

　　技质部门负责技术图样与文件的统筹管理。

　　5、内容：

　　5.1技术文件的形成与发放

　　5.1.1任何一份技术文件的形成都是公司员工辛勤劳动的成果和员工智慧的结晶，但其中还饱含了公司巨大的前期投入、过程控制和后期经营等因素，显而易见是公司投入了巨大的财力、物力，为每位员工提供了展示自己能力的平台，员工与公司在这个平台上共同进步和发展的过程中形成了种种技术文件。

　　5.1.2技术文件、技术标准及图纸资料的形成应严格执行设计（编制）、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。

　　5.1.3技术文件标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中应签署齐全，签署不全的技术文件不得投放到相关部门，更不得使用。

　　5.1.4图纸投入使用，即投放到各使用单位（部门）之前，必须加盖“文件副本”、“受控文件”章，由技质部门发放到各使用单位并进行登记，或由使用单位提出申请，技质部负责图纸的发放。

　　5.1.5纸质技术文件或电子档技术文件等由技质部收存并负责保管。员工借阅技术文件应凭部门经理批准的借阅申请单向技质部借阅，用完后及时归还，并保证资料的完整性。

　　5.1.6技术文件的修改必须按级、按各职能部门的业务分管范围执行；技术文件修改前，负责修改部门要提出修改理由及具体内容，交有关领导审批。

　　5.1.7修改后的技术文件必须重新履行会审、会签及批准手续，填发更改通知书。

　　5.2技术文件的管理与存档

　　5.2.1技术文件是公司进行生产和各项管理工作共同的技术依据，必须加强管理，各部门应指定一名专职或者兼职资料员负责各种技术文件的登记、保管、复制、收发、注销、归档和保密工作，保证技术文件的完整，准确清晰、统一等。若暂时未指定资料员，则由部门经理暂行代理。部门经理和资料员负责本部门技术文件的保密、发放与归档。

　　5.2.2技术文件、图纸由技质部备份、存档，技质部定期对技术资料进行整理。

　　5.3技术文件的保密

　　5.3.1技术文件任何部门、个人不得擅自打印、复制，不得以电子文档等形式在网上传递或者用移动硬盘、U盘、软盘等拷贝出。因工作需要必须打印或复制时，经办人提出书面申请单，部门经理签字批准后方可通过技质部资料员打印、复印、拷贝。

　　5.3.2为了保证技术资料的保密性，除按正常程序（员工填写申请单，部门经理批准）办理外，任何人不得私自向外人转让和借出技术资料，一经发现要报公司给予严肃处理。

　　5.3.3若不负责任的遗失技术文件或者因为种种原因泄漏公司的技术文件，公司将根据有关保密规定给予罚金处罚和公司内部记过处罚，情节严重者公司将保留追究法律责任的权利。

　　5.4技术文件的销毁

　　5.4.1由于新技术的日新月异，越积越多的技术文件会占据不必要的资源，故有的技术文件需要销毁和清除。

　　5.4.2需要销毁的技术文件由资料员提出，部门经理会同有关技术人员一起仔细校对核实，然后将销毁理由与销毁文件清单上报总经理室，由总经理签署“同意”后，方可销毁。

　　5.4.3销毁的纸质文件必须经过碎纸机或者烧掉，光盘等文件必须锤击粉碎。

　　6、常用表单

　　6.1《技术文件、图纸资料发放记录表》

　　6.2《技术文件、图纸资料申请领用表》

　　6.3《技术文件、图纸资料销毁申请表》

文件资料管理制度3

　　物业管理公司质量体系文件:文件和资料控制程序

　　1.0目的

　　确保现场所使用的文件和资料都是现行有效的,防止误用失效或作废的文件和资料。

　　2.0适用范围

　　适用于质量体系所形成的文件和资料。

　　3.0职责

　　3.1行政部是文件和资料的归口管理部门。

　　3.2各部门(管理处)负责本部门(管理处)所使用文件和资料的管理。

　　4.0工作程序

　　4.1文件和资料的分类

　　4.1.1质量体系文件(质量手册、程序文件、作业文件、质量记录)

　　4.1.2外来文件(国家有关物业管理行业的法规、条例、通知、来往单位文件等)

　　4.1.3其它资料(业主档案资料、书刊、声像类、专业性资料等)

　　4.2文件和资料的编号按《文件和资料的编号规则》执行。

　　4.3文件和资料的受控状态

　　4.3.1质量手册分为受控和非受控两种,受控文件和资料在第一页加盖'受控文件'印章,注明受控号,非受控文件一般只进行编号。

　　4.3.2质量体系文件均为受控文件,加盖'受控文件'印章。

　　4.3.3质量记录除原版文件应加盖受控章留存外,其它现场使用的可不盖受控章。

　　4.4文件和资料的编写、审批质量体系文件由管理者代表组织相关部门编写;质量手册、程序文件由管理者代表或物业管理公司经理审批;作业文件由主管领导组织改编、编写,管理者代表或物业管理公司经理审批。

　　4.5文件和资料的发布

　　4.5.1受控文件发放由行政部确定分发部门和数量,领用人在《文件和资料领用签收表》上签名,领取注有受控号和加盖'受控文件'印章的`文件和资料。

　　4.5.2使用部门受控文件如有丢失,可提出书面申请,说明原因和理由,管理者代表批准后,重新发放,注明丢失的原因;破损的以旧换新。

　　4.6文件和资料的更改

　　4.6.1文件和资料更改时,由提出部门人员填写《文件和资料更改申请单》,审核批准由原审批人进行,当原审批人不在职时可由接替其岗位的人员审批。文件资料的更改,增删在《文件和资料更改申请单编号与摘要登记表》中要有记载汇总。

　　4.6.2文件和资料更改审批通过后,由行政部实施,资料管理员按《文件和资料领用签收表》的名单,到领用了需改文件的人员处更改。手写更改文件和资料在更改处签上更改人姓名、日期及更改状态方才有效;若发放换页、换版后的新文件,应同时收回作废的旧文件和资料,并留下记录。

　　4.7文件和资料的管理

　　4.7.1文件和资料经编、审、批签名后,原件交管理者代表归档,列入《质量文件清单》受控。

　　4.7.2各部门保管的文件和资料要求建立《质量文件清单》受控。

　　4.7.3借阅文件和资料(原件一律不能外借)时,登记在《借阅登记簿》上,按规定的时间归还。

　　4.7.4其它文件资料的管理参见《文书、档案、资料管理办法》。

　　4.8文件和资料的换版与作废

　　4.8.1文件和资料每版更改不超过五次,修改次数号用'正'字的笔划数表示,'一'表示第一次更改,'t'表示二次更改……'正'表示第五次更改,若1次更改内容较多也可换版。版本号用a、b、c……表示,a表示第1版,以此类推。

　　4.8.2作废的文件和资料由行政部按《文件和资料领用签收表》及时收回并记录,立即盖上'作废'印章,统一销毁。为积累知识或涉及法律需要的作废文件和资料,在第一页上盖上'保留资料'印章方可留用。

　　5.0支持性文件

　　5.1 《文件和资料的编号规则》

　　5.2 《文书、档案、资料管理办法》

　　6.0相关记录

　　6.1《文件和资料领用签收表》

　　6.2《文件和资料更改申请表》

　　6.3《质量文件清单》

　　6.4《借阅登记簿》

　　6.5《文件和资料更改申请单编号与摘要登记表》

文件资料管理制度4

　　维修技术资料、工艺文件管理制度之相关制度和职责

　　1、技术负责人负责收集汽车维修的`法律、法规和国家标准、行业标准以及相关技术标准，具备所承修车型相关维修技术标准和工艺文件，确保文件完整并及时更新，以上资料交由资料管理员保管。

　　2、资料管理员对所有资料进行分类编号，定期对资料进行盘点并做好记录，发现问题及时向领导汇报。

　　3、借用资料时，资料管理员应认真、完整地填写资料借用登记表。

　　4、借用人对资料必须爱护，保证资料的完好、整洁。对于使用中出现的损坏现象，应主动向管理员说明，并酌情赔偿。

　　5、如资料遗失，将追究借用人责任，限期购回此书或及时复印此书，资料管理员对借用人进行遗失登记，当再次出现遗失情况，限制其使用权，并上报领导。

　　6、为保证资料内容清晰完整，翻阅资料时双手一定要洁净，凡出现资料破损，粘上油腻、不清洁将追究借用人责任，限制其使用权。

文件资料管理制度5

　　本厂对二级维护、总成修理、整车修理的车辆实行维修前诊断检验、维修过程检验和竣工质量检验制度。质量检验人员具体负责制度的贯彻执行。

　　1.维修前诊断检验制度

　　1、在诊断检验前，质量检验员应主动告知车主出具《机动车维修记录》。

　　2、根据汽车技术档案的记录资料和驾驶员反映的车辆使用技术状况，质量检验员确定所需要的检测项目。

　　3、质量检验员针对每一检测项目实际进行检测，并依据检测结果和车辆实际技术状况进行故障诊断，以确定附加作业项目（二级维护）或维护和修理方案。

　　4、质量检验员将所诊断的故障、维护和修理方案、维修项目等填写《机动车维修记录》，并根据检验情况填写《车辆进厂检验单》，并告知托修方，由拖修方签字确认。

　　5、调度人员将维修作业单下派车间，车辆进入作业车间。

　　2.汽车维修过程检验制度

　　1、过程检验实行自检、互检和专职检验相结合的"三检"制度。

　　2、检验内容为汽车或总成解体、清洗过程中的检验，主要零部件的`检验，各总成组装、调试检验。

　　3、各检验人员根据分工，严格依据检验标准、检验方法认真检验，做好检验记录并填写《车辆维修过程检验单》。

　　4、经检验不合格的作业项目，需重新作业，不得进入下一道工序。

　　5、对于影响安全行车的零部件，一定要严格控制使用标准，对不符要求的零部件应予以维修或更换，及时通知前台，并协助前台向车主做好解释工作。

　　6、对于新购总成件，必须依据标准检验，杜绝假冒伪劣配件装入总成或车辆。

　　7、车辆维修完工，维修人员自检合格后，做好车辆清洁工作，并将车辆停放在竣工区域，通知总检进行竣工质量检验。

　　3.汽车维修竣工质量检验制度

　　1、汽车维修竣工质量检验由总检负责。

　　2、汽车维修竣工质量检验内容为整车检查、检测、路试、检测路试后的再检测及车辆验收。

　　3、修竣车辆竣工质量检验严格依据《汽车维护、检测、诊断技术规范》（GB/T18344-20xx）要求进行。首先进行整车外观和底盘检查，检查合格后进行路试，对于路试中所发生的不正常现象，要认真复查。路试合格后重新进行底盘检查，确保各项技术性能合格后，将有关内容记入《车辆维修竣工检验单》和《机动车维修记录》。

　　4、如是营运车辆，由总检告知送检员将车辆送往汽车综合性能检测站进行竣工质量检测。检测合格后，将车辆交付托修方。

文件资料管理制度6

　　（一）总则

　　第一条减少归档数量，提高办文速度和归档质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据中央关於文书处理的有关规定，结合我厂的实际情况，特制订本制度。

　　第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种文件、资料。

　　第三条按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办（以下简称两办）归口管理。

　　（二）收文的管理

　　第四条公文的签收

　　1、凡来厂公文件（除厂领导订的外）均由厂归档员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）後分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，归档员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

　　2、对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的四对口核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

　　第五条公文的编号保管

　　1、两办机要秘书对上级来文拆封後应及时附上文件处理传阅单，并分类登记编号、保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲文件，厂领导封後，也应分别交两办办理正常手续。

　　2、本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。

　　第六条公文的阅批与分转

　　1、凡正式文件均需分别由两办主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签後，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导（或分管领导）亲自阅批後分送承办部门阅办避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

　　2、一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系後再分转处理。

　　3、加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。

　　第七条文件的传阅与催办。

　　1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

　　2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完後应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅後应签名以示负责。如有领导批示、拟办意见两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

　　3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

　　4、文件阅完後，应送交两办机要秘书，切忌横传。

　　5、两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得两办同意後，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

　　6、按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。

　　（三）归档的管理

　　第八条归档的规定

　　1、全厂上报下发正式文件的权力分别集中党委和厂部，各群团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

　　2、各群团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求归档应分别向党委、厂部提出归档申请，并将文件底稿分别交两办审核。党委、厂部同意归档，则两办分别按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、厂×字归档。群团体文件由党委批转。

　　3、对全厂影响较大，涉及两个以上厂领导分管范围的文件，须由党委书记或厂长批准签发。其馀文件均由分管厂领导批准签发。

　　第九条归档的范围：

　　1、凡是以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属归档范围。

　　2、党委、厂部下归档件主要用於：

　　（1）公布全厂规章制度；

　　（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的`工厂文件；

　　（3）公布工厂体制机构变动或干部任免事项；

　　（4）公布全厂性的重大生、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；

　　（5）发布有关奖惩决定和通报；

　　（6）其他有关全厂的重大事项；

　　3、党委、厂部上行文、外归档主要用於：

　　（1）对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；

　　（2）同兄弟单位联系有关工厂重大生、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。

　　4、在工厂日常生、技术、经营管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管厂领导批准後，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用厂部文件发布。

　　5、凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应归档，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

　　6、各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义对外发函（应各自编号备查）不用厂部名义归档。

　　（四）归档程式与要求

　　第十条归档程式规定：

　　1、各单位元需要归档，应事先分别向党委、厂部提出申请；

　　2、党委、厂部同意归档时，主办单位应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；

　　3、草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；

　　4、文稿拟就後，拟搞人应填附归档稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；

　　5、两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；

　　6、经两办审查修改後的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；

　　7、对审核时修改较多，有碍列印和存档的文稿，应由拟搞部门重新誊写清楚；

　　8、需经会签的文稿，应在交付列印前送会签部门会签；

　　9、文稿审核会签後，按批准许可权的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发；

　　10、经领导批准签发後的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室列印；

　　11、文件列印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在归档稿上签名；

　　12、文件打字後，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。

　　（五）文件的借阅和清退

　　第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意後方可借阅。

　　第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

　　第十三条两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般月底一小清，季末一中清、年终一总清）。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

　　第十四条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

　　（六）文件的立卷与归档

　　第十五条文件的归档范围：

　　1、凡下列文件统一分别由两办负责归档：

　　（1）上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复；

　　（2）党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等；

　　（3）厂党委会、厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；

　　（4）厂党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等厂一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；

　　（5）有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；

　　（6）叁加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报表言材料等；

　　（7）上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料；

　　（8）反映本厂生、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品；

　　（9）工厂日志和大事记；

　　（10）工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

　　2、业务科室，各群团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群团体负责立卷归档。

　　第十六条立卷要求

　　1、文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

　　2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

　　3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

　　4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份。（接交单位各留存一份备查）。

　　（七）文件的销毁

　　第十七条对於多馀、重复、过时和无保存价值的文件，两办机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

　　第十八条经审核同意销毁的文件，应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。

文件资料管理制度7

　　为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。

　　一、公司文件、资料应归档的范围和归档分类

　　本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下:

　　1、行政类:本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要。公司各类证照。

　　2、经营业务类:公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。

　　3、人事类:劳动人事档案、劳动工资档案等。

　　4、财务类:各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。

　　5、音像类:公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。

　　二、公司文件、资料归档的编制及编号

　　公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合:统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的大原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。

　　1、本公司所有应归档的文件、资料,一律以韶关市新江控股资产营运管理有限公司中的“韶新控”汉语拼音第—个字母, SXK冠以编号之首。

　　2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为: 1行政类; 2经营业务类; 3人事关类; 4财务类; 5音像类。

　　3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以百位数进行归编。

　　4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般级,“AA”代表重要级,“AAA”代表机密级。

　　“A”一般级文档包含:公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。

　　“AA”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。

　　“AAA”机密级文档:内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。

　　5、综上公司文件、资料归档的编制及编号为: SXJKG-类别-发布年号-归档序号-受密级。

　　例如:将20xx年第—份归档的公开发布的行政类文件“公司某规章制度”归档,编制及编号为: SXK-1-20xx-001-A

　　三、公司文件、资料档案的的保管、调阅与移交

　　1、巳归档的公司文件、资料,由总经理办公室统一编号后形成《文件档案》,并根据《文档》的.重要性和相关性交相应部门的专管员保管。其中:股东会、董事会、监事会专项《文档》由董事会秘书负责保管;人事专项《文档》由人力资源部负责保管;财务专项《文档》由财务会计部负责保管;其它《文档》均由总经办指定专人负责保管。

　　2、巳归档的公司文件、资料,由专管员负责填写《文档管理登记册》,并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。

　　3、公司文件、资料档案必须依照职务级别进行调阅。调阅时须填写《文档调阅申请单》。一般级公司文档,须经主管领导批准方可调阅。重要级以上文档,须经各分公司总经理批准后方可调阅。机密级公司文档,须经控股公司总经理批准后方可调阅。

　　4、公司文件、资料档案跨公司调阅,须经控股公司总经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅。

　　5、公司文件、资料档案移交时必须填写《文档移交清册》,《文档移交清册》一式三份,供移交双方、总经办留存。

　　四、公司文件、资料的归档保存期限

　　1、永久保存:本公司章程、股东名簿、股东会、董事会、监事会会议记要、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。

　　2、十五年保存:根据需要须保存的文档。财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。

　　3、五年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须五年保存的文档。

　　4、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。

　　五、公司文件、资料档案的销毁

　　1、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。

　　2、待销毁的文档由专管员填报《文档销毁申请单》,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。重要级以上文档,须经各分公司总经理批准后方可销毁。

　　机密级公司文档,须经控股公司总经理批准后方可销毁。

　　3、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写《文档销毁登记表》。

　　4、《文档销毁申请单》和《文档销毁登记表》各—式三份供申请部门、分公司、控股公司留存。

　　六、其它

　　本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善,过去凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。本公司以及属下营运公司和涉及文档管理的工作人员必须严格遵照执行。各关联公司可参照执行。

　　本制度自签发人签字日起生效执行。

文件资料管理制度8

　　一、总则及范围

　　为了保持公司技术部的技术文件；项目资料；项目预算单、决算单的完整性，避免混乱，特制定本标准。

　　本标准适用于技术部的技术文件；项目资料；项目预算单、决算单的管理。

　　二、管理业务与分工

　　1.技术部负责人。负责本制度的制定及有关技术文件各项管理业务的审批及有关事项的确定。

　　2.技术员。负责总则中所述文件的保管、收发及按本制度进行技术文件的管理工作。

　　三、管理内容与要求

　　1.技术文件的种类

　　（1）技术类文件

　　由技术部负责的图纸及各类工艺规程、工艺卡片、作业指导书。

　　（2）管理类文件

　　由技术部负责的项目的合同；项目资料；项目预算单、决算单等。

　　2.文件登记

　　（1）技术部必须建立《技术文件管理台账》，掌握技术部全__文件的情况。其台账应包括：编号、名称、数量、文件编制时间。

　　（2）文件接收后，技术员应及时对文件进行分类编号并作记录。

　　3.文件的归档及保管

　　技术文件的保管由技术员按档案类型进行保管。

　　4.文件的'借用

　　（1）文件的借阅应开具借条并由技术部领导批准，方可借阅。

　　5.文件的修改与审批

　　（1）当某专业的工程技术人员或使用单位的有关人员提出对不合理或者已经落后的技术文件时，由技术部该专业的工程师（或专业的业务负责人）分析确定是否需要修改。

　　（2）技术文件确定修改后，由技术部该专业工程师（或专业的业务负责人）填写《设计更改单》。

　　《设计更改单》应包括下列内容：

　　（a）技术文件名称、编号、或图纸名称、图号；

　　（b）更改理由；

　　（c）会审意见、会审签名；

　　（d）设计、工艺负责人签名；

　　（e）修改内容和修改要求（以图纸和文档形式表现）。

　　（3）技术文件的xx与批准

　　一般性的内容更改只须将填好的《设计更改单》交技术部负责人进行xx和签字批准即可。重大内容的更改与涉及安全、质量、投资等影响面较大的内容更改由技术部召集有关人员参加审定，会议通过审定后，由技术部负责人签字后交公司批准。

　　（4）技术员接到《设计更改单》后，应立即着手工作，更改时，必须把已发出和保存、储备的技术文件一次全部修改完毕以保证技术文件的统一性（图纸更改后的发放除执行发放规定外，应同时将旧图纸收回并登记）。

　　（5）技术文件的管理应以纸质和电子版形式存档（在登记时应作出标记）。

文件资料管理制度9

　　文件资料的归档应做到分类保存、编目清晰、标识明确、装订整齐。资料的填写应做到字迹工整、签字齐全、规范,内容正确。

　　1、收发文件管理制度

　　1)对外发文应由部门负责人或项目负责人审批签发,做好收发文记录,接收人签字。

　　2)文件包括公司外发文件、公司内发或传阅文件两部分。

　　3)外发文件的具体要求

　　公司外发文件在发放记录上注明原件存放处,办公司室统一标识发放文件编号。

　　4)公司内发或传阅文件的具体要求

　　(1)公司内发或传阅文件在收发、传阅记录上签字,注明原件存放处。

　　(2)建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对公司的发文,由办公室统一接收,并及时上报公司经理,由公司经理签署意见。

　　(3)建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对项目部的发文,由项目部接收,由项目负责人签署意见,项目负责人根据具体情况上报公司。

　　(4)项目发放施工队的文件规定:

　　发放施工队的`文件、通知(不含技术交底),均在项目备案,同时由发放责任人保存原件和发放记录。

　　2、竣工资料

　　1)项目经理部按竣工验收条件的规定,认真整理工程竣工资料。

　　2)竣工资料的内容应包括:工程技术档案、工程质量保证资料、工程检验评定资料、竣工图,规定的其它应交资料。

　　3)竣工资料的整理应符合下列要求:

　　(1)工程技术档案的整理应始于工程开工,终于工程竣工,真实记录施工全过程,可按形成规律收集,采用表格方式分类组卷。

　　(2)工程质量保证资料的整理应按专业特点,根据工程的内在要求,进行分类组卷

　　(3)工程检验评定资料的整理应按单位工程、分部工程、分项工程划分顺序,进行分类组卷。

　　(4)竣工图的整理应区别情况按竣工验收的要求组卷。

　　4)交付竣工验收的施工项目必须有与竣工资料目录相符的分类组卷档案。承包人向发包人移交由分包人提供的竣工资料时,检查验证手续必须完备。

　　3、文件、资料保密规定

　　1)公司全体员工要树立爱护公司资料,保守公司秘密的观念。

　　2)未经公司领导同意,任何人不得私自拷备或复印资料,转借他人使用酌情给予处罚。

　　3)归档的公司文件未经公司经理同意不得外借;

文件资料管理制度10

　　1、对机动车进行二级维护、总成修理、整车维修的，资料管理人员须及时建立维修档案。

　　2、维修档案内容主要包括：维修合同、维修项目、具体维修人员及质量检验人员、检验单、竣工出厂合格证（存根）及结算清单等。

　　3、档案存放要有序，查找方便，并应做好六防工作，即防盗、放火、防潮、防鼠、防尘、防晒，保持档案存放处清洁卫生。

　　4、不准损毁、涂改、伪造、出卖档案，档案资料如有损坏应及时修补。

　　5、各班组负责人要对本部门使用的档案资料的完整性、有效性负责，在现场不得存有或使用失效的文件、资料。

　　6、根据档案的内容、性质和时间等待征，对档案进行分类整理、存放、归档，电子档案要及时备份。

　　7、各班组每年对档案进行一次核对清理，并将所保存的'档案整理后交办公室统一归档。已经到保管期限的文件资料，由办公室按规定处理。

　　8、档案的借阅必须办理规定手续，借阅者对档案的完整、清洁负责，未经许可不得擅自转借、复印。

　　9、机动车维修档案保存期两年。

文件资料管理制度11

　　1目的

　　确保对文件和资料(包括电子媒体方式形成的资料)进行规范、科学的管理。

　　2适用范围

　　适用xx嘉园管理处所有公文、资料的管理,包括公文、物业资料、业主/用户资料、财务资料等。

　　3职责

　　3.1客服中心设专人负责公文、资料的管理。

　　3.2客服中心负责所有公文、资料、书籍等的控制及归档管理工作。

　　3.3客服中心负责质量体系文件的存档工作。

　　4质量要求

　　4.1文件资料管理全过程

　　4.1.1文件资料的归档范围

　　a.行政文书:外来文件、内部文件、对外发文、外部来函、专业书刊、合同正本、备份软盘、相关报纸。

　　b.人事劳资:员工档案、培训档案。

　　c.经营财务:经营合同、财务资料。

　　d.业主/用户管理:业主/用户资料、装修审批资料、服务协议、业主/业主/业主/用户变更情况等。

　　e.工程技术、设施设备管理:竣工验收资料(图纸、说明书、质量保证书、公共设施设备验收资料)、建筑物使用功能改造及结构变更资料、房屋及公用设施修缮养护资料(大、中修年度计划、预算、审批、执行、验收等记录)、接管验收资料、功能结构改造及重点部位的维修资料、设施设备管理及技术资料、产权基本资料、设备运行维护保养资料。

　　f.管理资料:为业主/用户提供服务所需的文件,如政府部门或上级管理机构发布的各类法律、法规、条例,须引用或参考的标准等外来文件,以及业主/业主/用户提供的图样和技术要求、详细的工作文件等。

　　4.1.2文件资料的归档要求

　　a.归档时必须进行认真查验,并办理交接登记手续,同时必须确保文件资料的.完整性、系统性、准确性和真实性。

　　b.归档的文件属自有文件或经济文件必须是原件,在特殊情况下可使用复印件,但必须附上说明。

　　c.归档文件必须进行科学分类、立卷(格式见标识一)和编号,档案目录应编制案卷目录、卷内目录。

　　4.1.3文件资料的保管

　　a.资料在排列上架时,应按照类别和保管单位的次序,自左而右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

　　b.资料存放应做到防火、防盗、防潮、防虫、防尘。

　　c.胶片、底片、光碟等特殊资料需用特制的密封盒或专用卷盒。

　　d.每年年底进行一次对库存档案的清理、核对和保管质量检查工作,对破损或变质档案要及时进行修补和复制。

　　4.1.4档案盒的运用(格式见标识二)

　　4.1.5档案资料的借阅

　　a.文件调阅权限:

　　a)财务资料除主任外,非财务人员查阅财务档案资料须经客服中心负责人及主任批准,财务人员因工作需要借阅的须经客服中心负责人批准。

　　b)查阅员工档案须由客服中心负责人批准。

　　c)查阅工程技术、设施设备档案、业主/用户档案、非工作范围内的质量管理文件须由管理处负责人批准。

　　b.本管理处人员调阅超出权限,或涉及机密的档案资料时,应填写《借阅申请单》,资料员按照阅档批准权限办理手续后借出并在《借阅登记表》上作好记录。文书档案只阅不借,科技档案借出后20日内归还,书籍45日内归还,如需长期使用者,须归还后办理续借手续。

　　c.外借档案资料不得随意折叠和拆散,严禁对档案随意更改、涂写。服从档案管理人员管理,在借阅范围内借阅,仅供阅览的档案资料只在办公室内查阅,不准携带回家。保密档案阅读后不允许相互泄露。

　　d.借出和归还档案资料时,应办理清点、登记手续,由档案管理人员和借阅者当面核对清楚。档案如有丢失、损坏或机密材料泄密,不得隐瞒不报,应立即写出书面报告,并按情节追究当事人的责任。

　　4.2分项管理要求

　　4.2.1公文的管理要求

　　a.通知、工作联系函、会议纪要:通知、工作联系函、会议纪要等主要是管理处、管理处、部门之间的文件联系。

　　b.对外发文(业主/用户):凡是对外的发文均代表管理处形象,因此对外发文必须由客服中心统一打印、编号,管理处主任审核同意后方能发放。

　　c.对外联系函:由相关部门起草,管理处负责人审批(重要事项)后发文。

　　d.外部来函:管理处外部来函统一由综合部客服中心接收,客服中心留存外部来函的原件,复印件根据主任的批示意见转发放给相关单位,同时做好签收记录;如有需要,客服中心应对批示的执行情况进行监督、检查。

　　4.2.2业主/用户资料的管理要求

　　a.为便于掌握各业主/用户的基本情况,应建立一户一档制,并实行电脑化管理。

　　b.业主/用户资料应包括楼层座号、业主姓名、业主/业主/用户姓名(是单位的还应有营业执照、法人身份证复印件等)、人员情况、紧急联络电话及联络人等。

　　c.业主/用户档案建立后,需将所有的情况输入电脑,以便及时查找,更新有关内容。

　　d.业主/用户资料要严格保密,严禁外借。

　　4.2.3工程技术、设施设备资料的管理要求

　　a.工程资料的管理分为文件档案管理和电脑管理两大类。所有的文件、资料均需按分类目录建档存放,同时图纸等资料要在电脑或光盘上备份存储,以方便调阅。

　　b.工程资料原则上不得借出。如确需借出,需办理相关借阅手续,由管理处主任签字,外借时间不得超过一周。

　　5记录、标识

　　5.1标识一:立卷格式

　　5.2标识二:档案盒卷脊格式(侧面)

　　5.3标识三:对外发文(业主/用户)格式

　　5.4标识四:对外联系函、传真格式

　　5.5《借阅申请单》

　　5.6《借阅登记表》

文件资料管理制度12

　　1、目的

　　规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。

　　2、适用范围

　　适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。

　　3、职责

　　3.1各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。

　　3.2综合管理部负责业主档案的管理与控制。

　　3.3办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。

　　3.4办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。

　　4、相关文件

　　《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

　　《质量记录控制程序》q/ph-qp-4.2.4

　　5、工作程序和管理办法

　　5.1文件的产生

　　5.1.1各相关部门根据工作需求编写文件。

　　5.1.2总经理助理对文件进行审核。

　　5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。

　　5.1.4办公室对生效的文件印制,必须使用[印制文件登记表](qr-wd01-02-01)。

　　5.2文件、资料的类别

　　5.2.1受控文件

　　a)内业资料;

　　b)图纸资料;

　　c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件;

　　d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;

　　e)与服务过程有关的合同协议;

　　f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与控制,具体执行[顾客财产控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

　　管理与控制具体执行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。

　　5.2.2非受控文件

　　与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,根据目前公司现有的非受控文件,可分为:

　　a)内行文、外行文:1

　　b)未被质量体系引用的外来文件:2

　　c)与服务过程无关的合同协议:3

　　d)未被质量体系引用的法律法规:4

　　e)行业标准性文件:5

　　f)照片、录像带:6

　　g)电脑贮存:7

　　5.3文件、资料目录的索引号

　　x-x.x-xx

　　文件盒编号

　　同号柜序列号

　　文件柜编号

　　文件类别编码

　　5.4文件、资料归档与管理

　　5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。

　　5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。

　　5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护,文件、资料应分门别类包装和存放,对于需存档的文件、资料要及时存档,并建立[存档备案资料目录](qr-wd01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。

　　5.5文件、资料的发放

　　5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放,由办公室制定[文件分发登记表](qr-wd01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等,并要求领用人在[文件分发登记表]上签领,以便对发放的文件进行统计和检查。

　　5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发现文件误发时应立即追回,同时作好文件的补救工作。

　　5.6文件资料的调用、借阅与归还

　　5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表](qr-wd01-02-04)上详细注明文件、资料的编号和图号,并按时归还和办理归还手续

　　5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。

　　5.6.3借阅的文件、资料归还时,办公室应对文件资料是否完好进行检查,若文件、资料受损的,借阅者应阐述受损原因,并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明,因人为因素造成的应追究当事人的责任。

　　5.6.4机密性文件的调用与借阅规定

　　a)a级机密文件资料:公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。

　　b)b级机密文件资料:业主档案,公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。

　　c)c级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的'调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。

　　d)行业主管借阅文件、资料的仅限于b级机密和c级机密文件、资料。

　　e)业主(用户)因工作需要借阅文件、资料的,仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。

　　f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门,如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的,可以给予协助与配合,但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件,由办公室主任向总经理请示后亲自办理。

　　g)以上文件资料的调用与借阅按5.5.1、5.5.2和5.5.3条款执行。

　　5.7文件的复制、破损和丢失

　　5.7.1未经允许,不得随意复印公司的文件资料,如因工作需要复印文件,须经办公室主任批准,并在[文件复印登记表](qr-wd01-02-05)上填写复印文件的名称,复印数量,并签名。

　　5.7.2文件使用人应对文件妥善保管,当文件破损严重影响使用或丢失时,应填写[文件补发申请表](qr-wd01-02-06),由办公室主任批准,办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件,并应给予新的分发号,新的分发号延续原来文件分发号。

　　5.8文件、资料的更新

　　文件增加条款和更新时应及时更换,保证在使用处获得有效版本。

　　5.9文件的作废与销毁

　　5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件,经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。

　　5.9.2在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的,应向上级汇报,经总经理审批后,给予作废处理。

　　5.9.3作废文件盖作废章,留一至两份备案,其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行,一人实施,一人监督。

　　5.9.4办公室对于作废和销毁的文件,应在[作废、销毁文件登记表](qr-wd01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废,并向各部门书面发布作废声明,防止误用。

　　6、使用的记录表格

　　序号

　　名称

　　编号

　　存放地点

　　存放时间

　　1

　　[印制文件登记表]

　　qr--wd01--02--01

　　办公室

　　一年

　　2

　　[存档备案资料目录]

　　qr--wd01--02--02

　　办公室

　　长期

　　3

　　[文件分发登记表]

　　qr--wd01--02--03

　　办公室

　　一年

　　4

　　[文件、资料借阅登记表]

　　qr--wd01--02--04

　　办公室

　　一年

　　5

　　[文件复印登记表]

　　qr--wd01--02--05

　　办公室

　　一年

　　6

　　[文件补发申请表]

　　qr--wd01--02--06

　　办公室

　　一年

　　7

　　[作废、销毁文件登记表]

　　qr--wd01--02--07

　　办公室

　　一年

　　起草人:审核人:审批人:

　　日期:日期:日期:

文件资料管理制度13

　　一、收文制度

　　接收国家秘密文件、资料，密件包装应当由办公室保密人员拆封。同时应单独设薄登记，接收人员应及时履行清点、登记、编号、签收等手续。

　　二、发文制度

　　分发国家秘密文件、资料，必须严格按照规定的范围发放，不得擅自扩大范围。发文人员应履行登记、编号、签收手续，并严格分发范围，遵守相关规定;签收时必须逐件清点、核对。

　　传递涉密文件、资料应当通过保密员进行，文件应包装密封，严格按规定登记签收。

　　三、制作(打印)制度

　　四、阅读(传阅)制度

　　涉密文件、资料须按规定范围传达、阅读，不得擅自扩大范围，也不得向无关人员泄露文件内容。传阅涉密文件，由办公室保密员负责专夹专阅，并填写“传阅单”，记载夹内密件份数、编号和阅读时间等，阅后签字并主动退回，不得横传，对急办的文件，保密员要及时催办。涉密文件应在办公室或机要室阅读，绝密级文件应当即阅即批即退，并有保密员在场。

　　五、借阅制度

　　阅读和使用涉密文件、资料应当在符合保密要求的.办公场所进行，确需在办公场所外阅读和使用的，要履行严格的借阅记录手续。借阅人对文件负有安全和保密的责任，自觉做到按期归还，再用再借，严禁将涉密文件资料带回家或带到其他公共场所。保密员对借出的文件应按时限要求及时追回。

　　密级文件资料，未经密级确定机关、单位或者上级机关批准，禁止复制、复印、摘抄、汇编。如复印、摘抄、汇编机密级和秘密级文件，必须经批准并履行审批手续，同时不得改变其密级、保密期限和知悉范围，并视同原件管理。

　　六、清退制度

　　按照规定应当清退的涉密文件、资料，原则上应按要求退回原制发的机关、单位。特殊情况的，应说明原因并报经原制发机关同意。

　　七、销毁制度

　　需要销毁的涉密文件、资料由保密员造册，报办公室领导审批，并履行清点、登记手续，不得擅自销毁。送指定造纸厂销毁的，要有保密员等二人以上押运和监销。严禁将涉密载体作为废品出售。

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