公文的特征

公文的特征

公文的特征1

　　公文写作的五个思维特征

　　公文写作是机关、团体、企事业单位在处理公务中所形成的具有法定效力和规范体式的应用写作。它与文学创作虽同属写作学研究的范畴，但客观上存在着许多质的差异。单从思维的角度来说，就具有许多不同的特征。

　　一、思维动因的指令性

　　在文学创作中，往往是作者被某一生活原型或某一原始生活素材所吸引，从而有意识地调动丰富的生活积累进行选择、加工、虚构、概括，逐步形成创作意图，激起强烈的创作欲望。当创作欲望非常强烈时，常常伴随着一种情不自禁、文思激涌、不吐不快的情绪状态。这时，作者就可以不断捕捉灵感的浪花，迅速获得精巧的构思、动人的情节、美妙的词语，还可以加快创作速度，使作品一气呵成。简单地说，文学创作的思维动因，就是作者的创作欲望，具有很强的主动性和自觉性。而公文写作往往要遵命于他人，其思维动因则是领导交待、文件规定、上级部署或是集体研究决定，具有明显的指令性。从思维动因上来看，公文写作同生活的关系，远不如文学创作那般贴近。文学创作起源于人的社会实践，公文写作虽然也要求写作人员“寻求灵感”，并不直接刺激写作者的创作欲望。虽然公文写作没有自主权，但写作时却要求写作人员充分发挥积极性和创造性，依据领导意图和指示精神自觉主动地开展工作，提高工作的预见性。这就要求公文写作者不但具备较高的政治修养，还要有默默无闻的无私奉献精神。

　　二、思维过程的规约性

　　公文写作的思维过程和文学创作基本一致，都是开放的、动态的、发展的思维与语言的双向运动。文学创作的思维一经启动，便可以上天入地的寻求，极尽想象、联想之能事，以获得理想的艺术效果。而公文写作中，写作主体的思维受传统习惯的固定程式约束，必须根据党和国家的方针政策，以他人的意图来结构文章，具有较强的规约性特征。这种思维过程具有较浓厚的模式意识，一般都按规定程式进行，采用规范的语言，在规定的时间内完成，在特定的空间发挥效用。比如请示这一文体的写作，单是在正文部分就必须按规定程式写清以下三个方面:

　　(一)请示的依据;(二)请示的具体事项;(三)具体提出对上级的要求。

　　其中依据部分既要写得充分，又不能把问题涉及的范围写得太广，时间追溯过长;请示事项部分要有根有据，切合实际，合理合法;提出要求部分要采用惯用结束语。几个部分的层次安排要井然有序，有很强的逻辑性;文字表达尽可能与思维对应、对位、同步、同值，做到准确、真实、简明、通俗;任何含蓄委婉、颠倒顺序都会影响意思的表达和理解，影响所请示事项的成功受理。同时，还要按发文规则和有关规定写好或确定发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、标题、主送机关;附件、成文时间、附注、主题词、抄报机关、抄送机关等。总之，公文写作的思维特点决定了公文写作不能信马由缰，但这并不是说我们就不能在体例上有所创新，像建房子一样，用同样的材料，不同的建筑师可以建成不同风格的建筑，不同的公文写作者也可以写出不同风格的公文，这也是公文写作者创造能力强弱的集中体现。

　　三、思维途径的创新性

　　创新思维，顾名思义，它不是简单的重复以往人们的思维过程，而是以“新、独、特“的差性来标新立异的。新是对创新思维的基本要求，它贯穿于整个思维过程中，成为人们进行思维创新的目标导向。

　　公文写作的创新思维途径很多，在实践活动中，常见的`主要有以下几种：

　　（一）在开拓中创新。在公文写作中，领导者对草拟公文的要求，往往只是个轮廓，是个大概，要成就一篇公文，还需要公文写作者具有创新思维能力，遵从但不囿于公文的程式化体式，按照新思路进行思考，在公文写作中采用新的方式，探求新的体例、新的结构、新的功能;同时，按照客观事物发展的趋势，提出解决现实问题的新途径、新方法，或对领导提出有新意的建议，以便为领导提供有效的辅助，供领导开拓思路，促进工作有新的发展。这样，每解决一个问题，就能使工作向前迈一大步，使公文写作者的创新思维在开拓中得到一次新的发展。

　　（二）在全方位的开放中创新。在创新思维方式的三维结构中，知识结构、观念结构、方法结构都呈立体开放状态，全方位的汲取人类社会一切有价值的知识、观念和方法，使其结构处于不断的整合和优化的过程中。无论我们把本单位、本部门的整体思维作为考察对象，还是把本单位、本部门个体思维作为考察对象，我们都会发现，开放性是创新思维的重要特征，同时也是创新思维不可缺少的重要条件。一篇成功的公文作品，离不开对本单位、本部门内外环境信息的广泛搜集，离不开对本单位、本部门相关知识和文化背景材料的整合，离不开对本单位、本部门原有旧观念体系的升华，离不开新知识、新观念、新方法的最大限度的应用。

　　（三）在事物的动态变化中创新。事物的动态多变性表明了创新思维的发挥要具备动态多变性能，要随着主题和环境的变化而变化。一切随条件而变化，这是创新思维充分发挥的前提条件。在公文写作中，当本单位、本部门自身和环境发生变化时，公文写作者要重新调整自己的创新意识和思维视角，以适应客观条件变化的需要，做到既有创新，又有和实际情况比较贴近的一面;既不落入俗套，又不脱离现实条件，把创新和贴近现实有机结合起来。一篇好的公文作品，总是充满时代变化的节奏感，同时又和现实生活紧密相连。如果抱着传统思维方式那种以不变应万变的宗旨，就只能因循守旧，根本无法写出对社会实践有指导作用的公文来。

　　四、思维方式的逻辑性

　　文学创作中的思维一般不脱离具体的形象，主要是依靠对事物的具体形象的回想、联想以及想等来激发作者的创作欲望。它虽然强调”艺术的真实“，但并不囿于物理的逻辑的真实，恰恰要避开这些真实，最大限度地发挥作者的想象力进行创作。而公文写作的最高目的是运用逻辑思维分析研究问题，形成路线、方针、政策指导实践，改造客观世界。具体说来，公文写作思维的方式的逻辑性主要体现在以下几个方面:

　　（一）从客观事物到思想认识过程中的逻辑思维。公文写作要形成正确的有价值的观点，不是凭空想象得来的，要在客观实际和大量材料中经过反复的思考，正确的分析综合，归纳概括才能提炼出来。公文写作过程中的抽象、概括是公文写作者在头脑中形成观点的必经之路。公文写作者写东西时必须对所掌握的工作进行战略的、全局的思考，不能仅仅着眼于一枝半叶；必须对当前改革和发展中出现的新情况、新问题、新形势，进行深层次的逻辑分析和概括;要注意把握事物的本质特征和规律，形成自己的认识;〃要加强工作中的原则性、系统性、预见性和创造性。公文写作者感知的东西愈多，占有的第一手材料越丰富，概括就会越全面、越正确；只有从客观事物到思想认识，从思想认识到客观事物再到思想认识，经过多次反复后，才能产生比较接近真理的认识。由此可见，缜密清醒的逻辑思维能力，对于公文写作者形成正确的有价值的观点，是十分重要的。

　　（二）公文写作结构篇章中的逻辑思维。公文是应用文体，不是靠鲜明的形象打动人，而是靠逻辑的力量感召人。一般情况下，我们可以把一篇公文逻辑结构划分为四个逻辑单元，每一逻辑单元解决解决一个问题，它们分别是“是什么”、”怎么样“、”为什么“、”怎么办“。不管什么材料，都直接或间接，有意或无意地要回答这四个逻辑问题。公文中的”情况“、”特点”、“问题“等反映的是事物的性质状态，回答的是”是什么“这一逻辑问题；”成绩“、”做法“、“收获”等反映的是事物的情形如何，回答的是“怎么样“这一逻辑问题；”原因“、”经验“、“教训”等反映的是事物的成因和目的，回答的是“为什么”这一逻辑问题；“措施”、“希望”、“要求”等反映的是事物的发展和目标等问题，回答的是”怎么办“这一逻辑问题。因此，在公文写作总体构思时，要注意”是什么“、”怎么样”、“为什么”、“怎么办”几者之间的逻辑关系，“是什么”要讲实，“怎么样”要求真，“为什么”要讲透，“怎么办“要辨明。当然，公文创作人员在处理这几者之间的关系时，要根据不同的文体而有侧重，如果是作总结，要多讲”是什么“、”怎么样“，少讲”为什么“和“怎么办”；如果是经验交流，则应多讲“怎么样”、“为什么“，少讲”是什么“、“怎么办”。

　　（三）从思想认识到公文写作中的逻辑思维。公文创作离不开逻辑思维，这是由公文自身的特殊功能决定的。任何一篇公文，从本质上说，都是针对社会实践中出现的实际问题，依据党的指导思想和科学理论，来制定解决这些实际问题的具体政策、规定、措施。从这一点上来看，公文就是“政策”。这种具体政策一旦产生，与党的理论和群众的实际问题之间，便产生了一种特殊的关系，具备一种特殊的功能。党的指导思想和科学理论通过“政策”即具体的公文来指导群众的实践，而实践经验又通过“政策”上升为理论，指导更大范围的实践。因而公文往往充当了“理论”和“实践”两者之间进行双向沟通的中介，起着承上启下的作用。公文中所阐述的具体政策，逻辑性越强，越是令人信服，对社会实践活动越是具有指导作用。

　　公文写作过程是一个复杂的逻辑思维过程，是一种创造性的复合性的脑力劳动，既有分析、综合、判断，又有归纳、概括、推理，但总体上是一个由大到小、由形式到内容的过程。一般由粗到细，由抽象到具体，由标题到观点，由材料到语言这样一个逐步完善的过程。在这一过程中，掌握公文创作的内在规律，学会运用理论联系实际的方法解决问题是十分重要的。

　　五、思维主体的非我性公文有法宝的作者，这个作者是指依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织，或担负一定职务的负责人。公文写作者为写好公文往往要加班加点，费尽心思，但只是公文写作的“代言人”，没有著作权，当然不能凭主观意向进行写作，往往要受到现行方针政策及有关法律规定的制约，受到领导、决策部门、约稿单位或约稿人的制约，受到实际情况、群众意愿和行文规则的制约。在公文创作中，表达的不是公文写作者人个人的思想意识，一般也不容许体现写作人员个人的思想观点为、感情色彩；即使有所体现，读者也不会予以承认。这就是说在公文写作中思维主体具有非我性特征。这与文学创作是截然不同的。对文学创作而言，作者在作品中可以而且应该充分表现自己的个性特征。公文写作者在写作时要注意的不是表现自己的思维个性，而是在思维的流向、思维的广度、思维的深度、思维的频度上努力与被“代言者”趋近，努力体现被“代言者”的思想特色。

　　一些同志在进行公文创作时因为把心中所想一吐为快而倍感快意，却遭到领导、约稿人的否定，就会产生困惑，形成心理负担，认为是领导故意非难，是千里马常而伯乐不常有。其实，这是对思维主体的非我性特征认识不足的表现。要正确看待思维主体的非我性特征，关键要有以下两个方面的正确认识：

　　（一）正确认识秘书职业角色。各种职业角色总是有一定的行为规范，教师有教师的行为规范，警察有警察的行为规范，公关礼仪人员有礼仪人员的行为规范。每一种职业角色都要遵守相应的行为规范。教师的工作是传道授此、解惑，应当教书育人，为人师表。同样的，秘书写作人员的主要任务就是办文，是服务性质的，主要是为领导服务，也是间接为机关服务，为社会服务，为人民群众服务。这就要求公文写作者把个人的思维调整到一般人、某一群体或领导的思维轨道上去，用一般人或领导的思维去主导写作。因此秘书写作人员必须树立和培养鲜明的服务意识，把服务作为基本职能，树立自觉服务的角色意识，在领导活动中甘当配角。秘书写作人员树立自觉服务的意识就是要以服从为天职，以配角为荣耀。对秘书写作人员的职业地位和社会功能主观夸大，或认为秘书写作人员只是领导的“应声虫”，都不是正确的秘书价值观。

　　（二）秘书写作人员对领导的服从也有一个能动地加深认识的过程。一个优秀的秘书写作人员，对领导要做到服从而不盲从。当发现领导的思维方向偏离了国家政策、法律法规的底线时，或发现领导在工作、决策上出现问题或错误时，要通过正当的渠道、妥善的方法向领导者或领导机关反映，以便予以及时纠正，从而能动地影响着一个单位、一个部门对党和国家的政策、法律法规的执行，影响着本单位、本部门的各项具体规章制度的制定和执行。只有这样，秘书写作人员才能最大限度地发挥其社会功能，从而实现其人生价值。

　　思维动因的指令性、思维过程的规约性、思维途径的创新性、思维方式的逻辑性和主体的非我性是公文写作思维的主要特征。正确认识公文写作的思维特征，有利于调动公文写作者写作的积极性，在写作中运用创造性思维写出高质量的公文来。

公文的特征2

　　概述应用文的特点：第一，实用性；第二，广泛性；第三，真实性；第四，程式性；第五，时限性。

　　概述应用文的作用：第一，法规和准绳作用；第二，领导和指导作用；第三，宣传和教育作用；第四，公务联系作用；第五，凭证和记载作用；第六，联系和交流作用。

　　公务文书的特征主要有：第一，公文由法定的作者制发；第二，公文具有法定的权威性；第三，公文具有现行效用；第四；公文具有规范的体式；第五；公文具有特定的处理程序。

　　公文处理的.具体任务：

　　（1）拟写与制作公文。包括拟稿、会商、审核、签发、缮印、校对、直至用印或签署，形成正式公文；

　　（2）传递公文。将拟制成的公文，根据公文性质与时限要求以多种方式传递给收受公文的机关。主要包括收发文登记、分办、传递、催办和组织传阅等环节；

　　（3）办理公文。对于收文予以执行办理或撰拟新的公文作出答复，批转或转发处理；

　　（4）处置办毕公文。对已办理完毕的公文采取立卷归档、清退、销毁与暂存等方法进行处置；

　　（5）管理公文。指对公文的平时分类保管与提供利用；

　　（6）对公文拟制办理的组织管理与监督控制。

公文的特征3

　　公文的特征

　　第一，公文内容的公务性。公文的“公”，指的是社会组织。个人的感受认识，隻能用文学作品或者一般科学文章来表达。但是，不管是起草者个人，还是领导个人，都不能用公文来表情达意。领导者个人隻有在职务的前提下，并且隻能是社会组织的最高领导才能代表社会组织发出公文。公文的内容必须是反映和传达社会组织的公务信息。党纪国法都规定了公文内容的范围和性质。

　　第二，公文格式的规范性。在绪论中“公文写作的特点”部分已经作了一些阐述。这裡要说的是格式是文章都有的。但是，一般文章特别是文学作品的格式只是简单的外在的文面格式，按照习惯形成。而公文的格式大不相同。公文的格式，有惯用的格式和法定的格式两种。惯用的格式，是约定俗成的，没有严格的限制。如普通公文中计划和总结的格式。法定的格式则是权威机关规定的，必须严格按照格式写作。法定公文中的行政公文和党务公文，更由最高权力机关及有关部门通过法规性公文规定了严格的格式。还要进一步说明的是，公文格式同时又是程式，呈现出公文写作和办理的程序性。

　　公文格式的规范性，是公文本质特性的发展，是公文写作和办理的需要。公务具有公眾性和同一性，对社会组织成员產生一致的认可、制约和指挥，否则社会组织就不可能运作。相应的，反映和办理公务的.公文，也就形成了格式和程式，显著提高了公文写作和办理的效率。完全可以预见，随著时代的发展和社会组织的进步，公文的规范及格式会更加科学、严谨，以致於公文写作和办理会有高度先进的电脑软件来实现电子化和自动化。

　　第三，作者和读者的指定性。文学作品的作者是个人。一般科学文章的作者也同样是个人或者是个人之间的自由结合。读者一般是没有限制或者是不可计量的。但是，公文的作者隻能是法定的社会组织及其法人代表或者称為第一领导人。有权利进行公文写作的社会组织，必须依照法律在有关政府部门登记注册。这一社会组织及其第一领导人，就成為公文的法定作者。至於动笔起草公文初稿的人，如秘书，应称為起草人，不是法律意义上的作者。公文的读者是特定的，在公文格式上有专门规定，即“主送机关”、“抄送机关”和“传达（阅读）范围”。有一点要注意，有的告知性公文如通告，指定了读者应包括发出公文的社会组织之外的社会群眾。

　　第四，法定权力的制约性。这一点，公文在文章中是独一无二的。公文隻能由法定的作者发出。法定的作者即社会组织的机关及其部门都规定了隶属关系和职权范围，其公文是这种隶属关系和职权范围的反映。写作公文和办理公文都有一定的规定性。也就是说，对於作者和读者，公文具有法规给予社会组织职权所產生的制约性。制约性在不同的公文中有不同的情况。行政公文的命令，对於公文的接受者具有强制性。如果接受者不按命令办理，就会受到法律的制裁。发出命令的政府机关有权依照法律规定，动用军队或警察等器进行处罚。行政公文的决定，具有国家指挥性和约束力。行政公文的通知，具有规定性、指挥性和指导性。经济公文合同，依照《中华人民共和国合同法》对於缔约各方具有确定的制约性，如奖惩、期限等。普通公文的讲话稿，对听眾具有领导者所拥有的指导性和指挥性。法规性公文如法律、规章，制约性更是不言而喻的。公文正因為有制约性，才能產生现实的管理作用。

公文的特征4

　　这是一个变革的时代。做企业家难。做变革时代的企业家更难。这个时代需要面对立足全球化的企业家。具有创新能力的企业家。其创新能力应具有如下特征。

　　一、创新自觉性

　　世界一流企业家都视自觉创新为生命，他们在创新中体味着艰难与快乐。比尔盖茨说过，我们要求自已不断创新，所以不等人家有创新产品来取代我们，自已就先有新产品来取代旧产品。耐克公司总裁菲尔耐特说得好，在这一行里，每六个月就像一个新生命的开始。企业家不仅要有创新的自觉意识，以创新为目标，以创新为欢乐，以创新为动力。

　　二、创新广泛性

　　创新创造了新的资源，内容广泛，包括技术、制度、产品、市场、方法等各个方面，所以企业家要有宽阔的创新视野和创新的切入意识。同时根据心理学和行为学的研究，人们发现知识形成和创新能力的提高也恰恰得益于知识的.广泛、知识间的相互作用。

　　三、创新应用性

　　盛田昭夫说过，我们的生意观是，每当我们开发一种新技术、新设计时，总是立该考虑用它制造出某种产品来。对于再好地发明，……。重要的是尽可能地利用已有技术创新出适合需要的产品来。这点就是我反复强调的产业创造性理论。所以企业家在理论创新基础上，应首眼于创新能力的转化，要把理论与实践相结合，特别要注重应用与开发方面的创新，在应用与开发创新中形成理论。

　　四、创新知识性

　　创新要讲价值，知识经济时代，最具前途的企业是知识创造型企业。要打造出知识创造型企业，而企业家的作用，就是要在企业形成自由平等、轻松活泼的创造性氛围，使用企业创新力迸发出来。葛洛夫以身作则地做到了“如果我希望人们努力工作，我就要努力工作，如果我不希望别人奢华，我也不能奢华”。正是这样创新型企业家成为员工的亲密盟友，企业才有生命力。

公文的特征5

　　一、实用性

　　俄国形式主义者们把人类的语言分为两大基本类型：实用语言和文学语言。实用语言和文学语言虽然在词汇、语法上没有太大区别，表面看起来是一种语言，但它们实际上是功能完全不同的两种语言。实用语言只传达词语的词典意义，人们在使用和接受它的时候，依靠平时养成的习惯，自动地认识它的指向物，而对语言本身并无太多的注意。而文学语言不限于传达词语的词典意义，它是对实用语言进行“扭曲”、“变形”、“施加暴力”后“反常化”了的语言。作者之所以要采取反常化的手段，是为了消除读者的习惯性，使读者不得不专心致志、聚精会神、流连忘返地去感受语言本身，从而延长读者对事物的感知过程。对此，著名形式主义论者什克洛夫斯基曾说过这样一段话：那种被称为艺术的东西之存在，就是为了唤回人对生活的感受，使人感觉事物，使石头作为石头被感受。艺术的目的就是把对事物的感觉作为视象，而不是作为认知提供出来；艺术和程序是事物的“反常化”程序，和予以其复杂形式的程序，它增加了感受的难度和时延，因为艺术中的接受过程是以自身为目的，所以它理应延长；艺术是一种体验事物创造之方式，而被创造物在艺术中已无足轻重。什克洛夫斯基：《关于散文理论》，苏联作家出版社1984年版，第15页。

　　我们摘引这段话的目的是为了更好地认识实用语言。如果说文学语言是表现感觉的语言，那么实用语言是表达认知的语言。必须分清了这两种语言，写作中才不会出现用文学语言写公文的荒唐现象。

　　二、规范性

　　公文语言，可以说是一种循规蹈矩的语言。在词汇上，公文语言严格遵照其词典意义；在造句上，公文语言严格遵循语法规则；在修辞上，公文语言只适当运用比喻、对偶、排比、设问、反诘等常规修辞格，而对夸张、通感、暗示等可使事物有较大变形的或曲折达意的修辞格一般不用。这样可以保证公文的不同读者在理解上能够趋向一致，不会因个人的创造性发挥而仁者见仁，智者见智。可以说，规范性是公文能够得到有效贯彻和落实和保障。

　　三、模式性

　　在公文写作中，沿用一些固定的模式化语句和语词的`现象比较常见，有些公文用语甚至在关键之处必须使用。模式化语言对于别的文体来说可能是失败，而对于公文来说却是一种必需。

　　公文的体式就是模式化的，每一种体式在写作中都有固定的套路，在套路的实施过程中自然而然地形成了一些适宜这些套路的语言，沿用它们，方便、简洁、有效。如“特此函复”这一说法，如果换用别的语言来表达，无论怎样努力都不可能这样简炼明白。

　　公文语言还有相当一部分是沿用旧语，如“来函收悉”、“敬请批复”等惯用语，在我国世代相袭，已不知用了多少年。这样的套语有益无害，大家乐意袭用，故意标新立异，反而不伦不类。因此，在公文中常常能见到一些文言词语，它们已经自然地与现代汉语融为一体。这是公文语言模式性的表现之一，不足为怪。

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