公共基础知识公文写作基础知识

2024-10-17 写作基础

　　公文写作，是指公务文书的写作，是文件的拟稿工作，它是机关制发文件的第一个工作环节。以下是由小编整理公共基础知识公文写作基础知识，希望大家喜欢!

　　公共基础知识公文写作基础知识

　　一、公文写作知识——公布性文件的特点

　　公布性公文的一般特点是：公文一经形成即直接公之于众，无保密要求；受文者不仅包括各种机关团体等社会组织，而且包括个人甚至主要是个人；所涉及事项性质重要且具有普遍意义或重复发生的特点；除少部分公文为重要消息只需国内或国内国外各方面广泛知晓外，大部分公文对有关方面的行为具有强制约束力，要求严格遵守施行；有关规范多为政策且是反复适用的，所涉及的是多数人和普遍性事务而非特定具体的人或事，有效适用期限虽不如规范性公文长，但比一般的领导指导性公文要长远；公文公布形式多样，可直接张贴、广播，可在报刊上发表。

　　二、公文写作知识——公告

　　公布性文件的一种，用于向国内外宣布重要事项。在我国政府机关，凡重要人物逝世；党和国家重要领导人出访；召开重要会议；颁行重要法律；形成重要决议或决定；出现重要人事变动；出现一些为世界瞩目的重要事件；形成关涉国内外有关方面的重要政策或决策并需要直接向国内外宣布时，都可使用公告。

　　公告的正文大都比较简短，通常只说明：何时，何地，为了什么或根据什么，已经或将要发生或形成什么即可。只有少数文件涉及细节(如注意事项，详尽的政策规定等)。公告常以“现予公告”作结，文末成文日期之后应标注“于××(地名)”。

　　三、公文写作知识——通告

　　公布性文件的一种，用于在一定范围内公布需由有关人员遵守或周知的事项。

　　公布需有关人员周知的事项的通告，主要是使受文者了解重要情况、重要消息，因此，文中不提出直接的执行要求，这种通告的正文一般包括：行文的根据或目的、有关消息、情况的具体内容(对象、过程、结果、原因、主张、有关政策的内容及实施的时间、范围等)，结语，常用结尾词“特此通告”等表达。

　　公布需有关人员遵守的事项的通告，主要是向受文者交代需要其遵照执行的政策、措施及其他有关的行为规范。这些事项不仅需广泛知晓同时还以强制力令其遵行。应遵事项通告的正文主要包括：行文根据或目的；应遵事项的具体内容(一般为条文式)；对遵行有关事项的基本要求和对违反者的处置办法，以及公文正式实施的时间。有时也以“特此通告”等结尾词作结。

　　四、公文写作知识——公文的格式主体部分

　　主体部分又称行文部分，这一部分是指红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间各要素的统称。主体部分由公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注等要素组成。

　　(1)标题。公文标题一般由发文机关名称、事由、文种三部分构成。它位于公文首页红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文标题除法规、规章名称等可加书名号外，一般不用标点符号。在撰写公文标题时，发文机关名称要写全称或规范化简称，如果文件首页有发文机关标识，其标题可省略发文机关名称。事由是标题的主题部分，应准确、简炼地概括公文的主要内容。文种是公文的种类名称，用以概括揭示公文的性质与制发的目的。公文的标题通常有四种形式：一是发文机关名称、事由、文种三个要素全部具备的公文标题。二是事由和文种两个要素构成的公文标题。三是发文机关名称和公文文种两个要素构成的公文标题。四是只标明文种的公文标题。

　　(2)主送机关。主送机关是负有公文主要处理责任的受文机关。主送机关名称应当使用全称或规范化简称、统称。上行文一般只写一个主送机关，如需要同时报送另一上级机关，可用抄送形式。下行文可以有若干机关。有些公文，如周知性公文可以省略此项。主送机关的书写位置是：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。

　　(3)正文。正文是公文的核心部分，用来表达公文的具体内容，体现发文机关的意图。

　　正文的结构一般由开头、主体和结尾三部分组成。开头部分用简洁的语言写明发文的依据、目的或原因等。主体部分是正文的核心，主要写明公文的内容或事项，做到重点突出，意见具体、明确，叙述有条理。结尾部分根据文种和行文关系的不同有不同的写法。这一部分后面将结合具体文例加以介绍。公文正文的书写位置是：主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

　　(4)附件。附件是公文的附属材料。有的附件是一些文字材料，有的附件是实物如照片、图表等，应当注明所附材料的名称，件数。附件是为了避免正文过长的内容隔裂而附，对正文起说明、注释、补充、证明和参考作用。有的公文，附件是文件的主体内容，正文仅起批准、发布和按语的作用。许多法规性文件就是这样。公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1.×××××”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。

　　(5)成文日期。公文成文日期一般以机关负责人签发的日期为准；法规、规章类公文以依法批准的时间为准；联合行文，以最后签发机关负责人的签发日期为准。

　　成文日期要用汉字标注，并将年、月、日标全，“零”写为“O”。

　　(6)公文生效标识。公章是公文生效的标志。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2㎜~4㎜，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

　　(7)附注。附注是指需要附加说明的事项。如需解释的名词术语，或者是公文发送范围和阅读、传达对象等。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。

　　公文写作最基础的知识和公文写作格式

　　1、写作基础知识

　　主题是文章的统帅和纲领，是文章的核心;主题源于材料，主题不能先行，必须从实际出发，从材料中引出主题。实用文体主题的表现表式主要有：

　　①直接阐述;

　　②单一集中;

　　③以意役法;

　　④片言居要;

　　⑤善用标题。

　　文章结构安排的环节主要包括：选择角度;设置线索;安排层次;划分段落;设计开头与结尾;处理过渡和照应等。文章的结构应达到严谨(严密精细，无懈可击)、自然(顺理成章，开阖自如)、完整(匀称饱满，首尾圆合)、统一(和谐一致，通篇一贯，决不相互抵触，自相矛盾)

　　文章常用的表达方法有叙述、描写、议论、说明，其中议论的方法又可具体分为：

　　①例证法;

　　②喻证法;

　　③类比法;

　　④对比法;

　　⑤反驳法;

　　⑥归谬法。

　　语言运用的基本要求：合体、得体，准确、顺达，简洁、明快，生动、有力。

　　2、公文的特点和种类

　　公文，也称公务文件，是在社会活动中直接形成和使用的具有规范体式和法定效用的信息记录，其区别于图书、情报、资料等事物的个性点主要有：

　　①由法定作者制发;

　　②具有法定的现实执行效用;

　　③具有规范的体式;

　　④履行法定的程序。

　　根据不同的标准，公文可从不同角度进行如下分类：

　　(1)根据形成和作用的公务活动领域，公文可分为通用公文和专用公文两类。

　　(2)根据内容涉及国家秘密的程度，公文可分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密六类

　　(3)根据行文方向，公文可分为上行文、下行文、平行文三类。

　　(4)根据内容的性质，公文可分为规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性公文。

　　(5)根据处理时限的要求，公文可分为平件、急件、特急件三类。

　　(6)根据来源，在一个机关内部可将公文分为收文、发文两类。

　　3、政府系统的通用公文文种

　　(1)规范性文件

　　条例。用于对某一方面的行政工作作全面、系统的规定，国务院各部门和地方人民政府的规章不得称“条例”。

　　规定。用于对某一方面的行政工作作部分的规定。

　　办法。用于对某一项行政工作作比较具体的规定。

　　(2)领导指导性文件

　　命令(令)。用于依照有关法律规定发布行政法规和规章;宣布旅行重大强制性行政措施;奖惩有关人员;撤销下级机关不适当的决定。

　　决定。用于对重要事项或重大行动作出安排。

　　指示。用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。

　　批复。用于答复下级机关的请示事项。

　　通知。用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文;发布规章;传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;任免和聘用干部。

　　通报。用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

　　(3)公布性文件

　　公告。用于向国内外宣布重要事项或法定事项。

　　通告。用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

　　(4)陈述呈请性文件

　　议案。用于各级人民政府按法律程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项。

　　请示。用于向上级机关请求指示、批准。

　　报告。用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

　　调查报告。用于反映调查研究的成果，揭示事物的真相与规律。

　　(5)商洽性文件

　　函。用于不相隶属机关之间商洽工答、询问和答复问题;向有关主管部门请求批准等。

　　(6)会议文件

　　会议纪要。用于记载和传达会议情况和议定事项。

　　4、党政机关的通用公文文体

　　(1)规范性文件

　　条例。用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。

　　规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

　　(2)领导指导性文件

　　决议。用于经会议讨论通过的重要决策事项。

　　决定。用于对重要事项作出决策和安排。

　　指示。用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。

　　意见。对于重要问题提出见解和处理办法。

　　通知。用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。

　　通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

　　批复。用于答复下级机关的请示。

　　(3)公布性文件公报。用于公开发布重要决定或者重大事件。

　　(4)陈述呈请情文件

　　报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。

　　请示。用于向上级机关请求指示、批准。

　　(5)商洽性工作

　　函。用于机关之间的商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

　　(6)会议文件

　　会议纪要。用于记载会议主要精神和议定事项。

　　5、公文文体与结构常识

　　应用文体区别于其他文体的特殊属性主要有直接应用性、全面真实性、结构格式的规范性。

　　公文属于特殊应用文，其区别于一般应用文的特殊性特征表现为：被强制性规定采用白话文形式;兼用议论、说明、叙述三种基本表达方法。

　　公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。

　　公文的其他组成部分有文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件及其标记、抄送机关、注释、印发说明等。印章或签署均为证实公文作者合法性、真实性及公文效力的标志。

　　6、公文格式排版规定

　　保密等级：“绝密”“机密”“秘密”标注后，加“★”，必要时加期限(如机密★5年)，3号或4号黑体。

　　紧急程度：“急”或“特急”，在保密等级下一行，字号字体同保密等级。

　　发文字号：位于文头下方，居中;如有签发人，居左，两者排一行，3号或4号仿宋字。

　　签发人：发文字号右侧，空一格，字号字体同发文字号。

　　标题：标题由作事、事由、文种组成(可省)，字数一般不超过50字;除出现法规、规章的标题外，不用书名号;具体形式有齐肩形、正梯形、倒梯形、除号形，公文如经会议讨论通过或批准的，应加题注，即用圆括号居中

　　附件：附件应标明标题、件数、份数。在正文以下日期以上，排出附件号。

　　注释：注释排在日期下方，用4号或小4号仿宋体。

　　7、公文的稿本

　　(1)草稿。不具备正式公文效用，常有“讨论稿”“征求意见稿”“送审稿”“草稿”“初稿”“二稿”“三稿”等稿本标记。

　　(2)定稿。具备正式公文效用，是制作公文正本的标准依据。有法定的生效标志(签发等)。

　　(3)正本。正本是格式正规并有印章或签署等表明真实性、权威性、有效性的标。

　　(4)试行本。在试验期间具有正式公文的法定效力。

　　(5)暂行本。在规定的暂行时间内具有正式公文的法定效用。

　　(6)副本。正本复份(与正本同时印刷)在外形上与正本没有区别，具有相同的法律效用;作为复印件的公文副本(如抄本、复印件)不具备公文的法定效用，需加注“副本”字样标记。

　　(7)修订本。可以标题结尾处标作：“(修订本)”，也可在标题下做题注，在圆括号内注明“某年某月修订”。

　　8、公文写作的基本要求

　　合“法”、求实、合体、简明、严谨、准确、规范、完整、清晰、耐久。

　　9、行文规则

　　可以采用越级行文方式的情况：一是由于情况特殊紧急，如逐级上报下达会延误时机造成重大损失;二是经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决;三是有上级机关交办并指定直接越级上报的具体事项;四是出现需要直接询问、答复或联系不涉及被越过的机关职权范围的具体事项;五是需要检举、控告直接上级机关等。

　　行政机关不能迳向党的组织发布指令性公文，一般也不得以行政机关名义迳向党的组织报告工作或请求指示或批准。

　　10、公文写作的语言运用

　　公文语言的特点：庄重、准确、朴实、精练、严谨、规范。

　　b，如1912年(民国元年)。

　　数量表示时，表示增加时用倍数或分数，表示减少时只能用分数。

　　11、各种文种的撰写

　　(1)规范性公文。规范性公文一般包括文件标题、发布或通过或批准的日期、章题、正文;规范性公文的标题由事由(问题)、文种两部分构成;正文中开始部分的制定目的是规范性公文的核心内容与指导性“纲领”。

　　(2)决定。标题由发文机关、事由、文种组成。

　　(3)决议。其性质、功用与决定没有大的差别，特点在于必须经过会议讨论通过或批准。

　　(4)通知。标题由发文机关、事由、文种组成。

　　(5)通报。标题由发文机关、表彰或批评的对象与事实性质(情况)以及文种(通报)。

　　(6)批复。标题写明发文机关、事由、文种，必要时也可在标题中标明“同意”“批准”与否的态度。

　　(7)通告。标题由发文机关、事由、文种构成，有时可省略事由或只标注文种。

　　(8)请示。标题由发文机关名称、事由与文种构成。

　　(9)函。依格式正规、郑重的程度，函有公函、便函之分;依行文主动与否，函又可分为发函、复函。格式正规、郑得、涉及相对重要问题的是公函;相对灵活(略去标题、发文字号等)并涉及一般具体事项的是便函。

　　12、公文处理的基本原则

　　(1)法制原则。指处理方法手段、程序手续、行为准则与方法规化、制度化。(2)实事求是原则;(3)全面技师原则;(4)时效原则;(5)集中统一原则;(6)党政分工原则;(7)保密原则;(8)简化原则

　　13、收文处理的一般过程

　　(1)公文的收受与分流

　　签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，收到公文。登记形式有薄式、卡片式、联单式

　　外收文登记。由外收发人员在完成签收工作后，对收文情况做简要记载。

　　启封。外收文登记完成后，统一交由内收发人员，统一启封或径送有关领导亲启。

　　内收文登记。由内收发人员对收文情况做详细记载。

　　分办。有关人员将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。

　　摘编。文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件编写文摘、提要、综述、汇集有关数据资料。

　　(2)办理收文

　　拟办。由部门负责人或有关具体工作人员提出处置意见，供有关领导审核定夺。

　　批办。机关领导者或部门负责人提出处置意见。

　　承办。有关工作人员按意见具体处置公文所针对的事务和问题。

　　注办。由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。

　　(3)组织传阅与催办查办

　　组织传阅。使公文有工作人员中的有效传阅活动。

　　催办。由公文处理管理机构或承办人对公文承办过程实施的催促检查。

　　查办。由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况进行的核查协办工作。

　　(4)处置办毕公文

　　包括：阅卷归档、清退、暂存、销毁。

　　14、发文处理程序与方法

　　(1)文稿形成

　　拟稿。撰拟公文文稿。

　　会商。当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围，需征得其同意和协助。

　　核稿。文稿在送交有关领导签发或会议通过前，由专人进行全面核查。

　　签发。指由机关领导人或被授以专门权限的部门负责人对文稿终审核准之后，批注正式定稿。按签发人身份、地位及工作程

　　序的不同，签发分为正签、代签、核签、会签等数种。

　　(2)公文的制作

　　注发。定稿形成后，批注缮写印发要求的活动，以使签发意见进一步具体化、技术化。

　　缮印。制作供对外发出的公文。

　　用印或签署。在印毕的公文上盖发文机关公章，或请有关领导签名。

　　(3)公文的对外传递

　　分装。按规定具体拣配和封装公文。

　　发出。将分装完毕的公文以适当的方式发给受文者。

　　(4)处置办毕公文

　　包括：阅卷归档、暂存、销毁。

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