财务报销管理制度

2022-03-14 08:46:43 财务报销管理制度

　　报销费用的填制要求

　　1、费用经办人原则上应在费用发生后的5个工作日内到财务部办理报销手续,特殊情况可另行处理。

　　2、将原始单据剪齐边角,正面朝上(与报销单据同向)粘贴在报销单的反面左边。

　　3、用蓝色或黑色钢笔、签字笔如实填写报销单的各项内容,如:报销时间、报销人、费用摘要、单据张数等。

　　4、采购类经营费用,须凭有效的《请购单》(或采购计划表)和发票到仓库办理物品验收入库手续,并将进仓单、直拔单附在报销单据的后面。

　　5、非采购类的行政、办公或其他费用,直接填制报销单据。

　　6、外出培训费凭《培训协议》办理报销手续。

　　财务报销管理制度

　　在学习、工作、生活中，制度起到的作用越来越大，制度是一种要求大家共同遵守的规章或准则。我敢肯定，大部分人都对拟定制度很是头疼的，以下是小编整理的财务报销管理制度，希望对大家有所帮助。

　　财务报销管理制度1

　　为了加强公司的财务管理工作，规范公司财务行为，提高财务管理水平，统一公司的报销程序及规定，现结合公司的具体情况，特制定本制度。

　　一、办公费

　　办公费主要是指维持日常办公工作需要而发生的办公用品方面的支出。

　　⑴办公用品由经办人员填写物资申购单交部门负责人签批后报行政部，行政部审批后交财务部审批。

　　⑵经办人将审批后的物资申购单交公司行政部统一购买。

　　⑶行政部购买人凭正式发票，印章齐全，经手人验收人签字，并附购买办公用品清单后报销。

　　二、差旅费

　　差旅费开支范围为因公出差期间的住宿费、车船费(含飞机费用，下同)、伙食补助费、市内交通费、零星杂支等费用。

　　一类区：特区、上海、北京、天津、南京、广州及省城市;

　　二类区：除一类区以外的地区。

　　员工差旅费报销规定：

　　①住宿费，交通费按规定标准执行，超标自付(如有特殊情况，超标部分由财务部核实后报董事长审批方可报销)，节约归已。

　　②业务招待费用由部门领导核定，经总经理批准方可报销。

　　③出差人员无住宿费用时，则可按住宿标准的50%领住宿补助。

　　④员工出差返回后应于5个工作日内报销，未按规定时间报销的，财务部门则在其当月工资中扣回预借的差旅费，待报销时再行支付。

　　⑤超过1个月以上的出差单据、假票据或不符合规则的票据，财务部门不予报销。

　　三、交通费

　　⑴原则上公司员工外出办事，自行乘坐公交车，特殊原因需用公司派车的，需填写“出车申请单”，按申请单上的审批程序审批，由行政人事部派车。当日的交通费不予报销。

　　⑵员工在本市内出差，只报销公交车票，公交车票除二人及以上同行外均不得连号。无特殊情况，不得报销出租车票。

　　四、业务招待费

　　因生产、经营的合理需要而用于各种业务招待、业务交往所支付的费用。

　　⑴严格控制业务招待费用，公司总经理以下员工原则上不允许发生业务招待费。部门经理受领导批示需请客的，必须先填写“业务招待费申请表”(见附表2)。请客发生的餐费应严格控制在限额内，无特殊情况超额的，超额部分个人负担。

　　⑵事先未填写审批表的餐费一律不予报销(如遇特殊情况必须电话申请)。

　　⑶公司员工(含出差人员)原则上不允许发生礼品费用，如有特殊情况，事先向部门领导请示。

　　五、费用单据

　　⑴所有费用单据原则上是税务局统一印制的正式发票且须加盖开出单位的“财务专用章”或“发票专用章”方为有效，不允许出现收据或白条。特殊情况需事前请示或报上一级主管领导同意可以特殊处理。

　　⑵凡是购买物资或物品的发票或清单上要有明确的数量、单价，否则不予报销。

　　⑶发票上的要素要完整。

　　⑷对于丢失发票的规定，由丢失人写出详细情况(丢失发票、收据的原则上应向发票、收据开出单位取得书面证明)，经所属部门负责人签字后按此程序报销。丢失住宿费发票的，无论住宿费多少，只能按无住宿发票参照第二条差旅费⑷-③执行。

　　六、其它

　　非生产性的特殊开支，如赞助金、会务费、员工户外拓展费等由财务部在利润中按5%计提福利基金列支。发生以上费用前由经办人先填写“赞助费申请表”(见附表3)“或“福利费用申请表”(见附表4)，报公司董事长审批。

　　财务报销管理制度2

　　第一部分总则

　　第一条为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。

　　第二条本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。

　　第三条本制度适用公司全体员工。

　　第二部分借支管理规定及借支流程

　　第四条借款管理规定

　　(一) 出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。

　　(二) 其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。

　　(三) 各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。

　　(四) 借款销账规定：

　　(1) 借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐;

　　(2)借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。

　　(五) 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。

　　第一条借款流程

　　(一) 借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致，不得涂改)、支票或现金。

　　(二) 审批流程：主管部门经理审核签字→财务经理复核→总经理审批。

　　(三) 财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。

　　第三部分日常费用报销制度及流程

　　第二条日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。

　　第三条费用报销的一般规定

　　(一) 报销人必须取得相应的合法票据(相关规定见发票管理制度),且发票背面有经办人签名。

　　(二) 填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据;严格按单据要求项目认真写，注明附件张数;金额大小写须完全一致(不得涂改);简述费用内容或事由。

　　(三) 按规定的审批程序报批。

　　(三) 报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。

　　第四条费用报销的'一般流程:报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→ 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→部门经理审核签字→财务部门复核→总经理审批→到出纳处报销。

　　第五条差旅费报销制度及流程。

　　(一) 费用标准:xx

　　(二)费用标准的补充说明：

　　1. 住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿;超出住宿标准部分由员工自行承担。

　　2. 实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返京时间为准，12：00以后出发(或12：00以前到达)以半天计，12：00以前出发(或12：00以后到达)以一天计。

　　3. 伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。

　　4. 宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费，同时按比例(早餐20%、午餐或晚餐40%)扣减出差人当天的伙食补贴。

　　5. 出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。

　　(三) 报销流程

　　1. 出差申请：拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由总经理批准。

　　2. 借支差旅费：出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。

　　3. 购票: 出差人员持审批过的出差申请复印件，到行政部订票(原则上机票一律用支票支付，特殊情况不能用支票的，需事先书面说明情况，经审批人签字后报财务备案)。

　　4. 返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批;原则上前款未清者不予办理新的借支。

　　第六条电话费报销制度及流程

　　(一) 费用标准

　　1. 移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体标准见行政部相关管理制度规定。

　　2.固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。不鼓励员工在上班期间打私人电话。

　　(二)报销流程

　　1、公司人力资源部每月初(10日前)将本月员工手机费执行标准(含特批执行标准)交财务部。

　　2、财务部通知员工于每月中旬(20日前)按话费标准将发票交财务部集中办理报销手续。

　　3、财务部指定专人按日常费用的审批程序集中办理员工手机费报批手续。

　　4、员工到财务部出纳处签字领款(每月25日前)。

　　5、固定电话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处理办法。

　　第十一条交通费报销制度及流程

　　(一) 费用标准：

　　(1)员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经行政部车辆管理人员同意后可以乘坐出租车;

　　(2)市内因公公交车费应保存相应车票报销。

　　(二) 报销流程

　　1. 员工整理交通车票(含因公公交车票)，在车票背面签经办人名字，并由行政部派车人员签字确认，按规定填好《交通费报销单》。

　　2. 审批:按日常费用审批程序审批。

　　3. 员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。

　　第十二条办公费、低值易耗品等报销制度及流程

　　(一)管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。

　　(二)报销流程

　　1.购置申请: 公司行政部每季度根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批。

　　2.报销程序：报销人先填写费用报销单(附出入库单)，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据(包括结账小票)交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。

　　3.费用归集：财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。

　　第十三条招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程

　　(一)费用标准

　　1. 招待费：为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得总经理的同意。

　　2. 培训费:为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司人力资源部门统一管理，各部门培训需求应及时报送人力资源。人力资源根据实际需要编制培训计划报总经理审批。

　　3. 资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写《资料申请表》，在报销前必须到行政部资料管理人员处进行登记(资料管理人员在资料发票背面签字)。

　　4.其他费用：根据实际需要据实支付。

　　( 二)报销流程：

　　1. 招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。

　　2.培训费由人力资源部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。

　　3.资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。

　　4.其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。

　　第四部分工薪福利及相关费用支出制度及流程

　　第十四条工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。

　　第十五条工薪福利支付流程

　　(一) 工资支付流程：

　　(1)每月20日由人力资源部将本月经公司总经理审批后的工资支付标准(含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息)转交财务部;

　　(2)总经理提供职工月度奖金分配表;

　　(3)财务部根据奖金表及支付标准编制标准格式的工资表;

　　(4)按工薪审批程序审批;

　　(5)每月25日由财务部通过银行代发形式支付工资;

　　(6)每月末之前员工到财务部领工资条并与工资卡内资金进行核实。

　　(二)临时工资支付流程同工资支付流程。

　　(三)社会保险及住房公积金支付流程：

　　(1)由人力资源部将由公司总经理审批后的支付标准交财务部进行相关的财务处理;

　　(2)住房公积金由人力资源部按工薪审批程序申请转帐支票支付;社会保险金由财务部协助人力资源办理银行托收手续，财务部收到银行托收单据应交人力资源部专人签字确认，若有差异应查明原因并按实际情况进行调整。

　　(四)其他福利费支出由公司人力资源部按审批后的支付标准填写报销单→经部门经理签字确认→财务经理进行财务复核→报总经理审批，审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销手续。

　　第五部分专项支出财务报销制度及流程

　　第十六条专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。

　　第十七条软件及固定资产购置报销财务制度及流程。

　　(一) 填写购置申请：按公司《资产管理制度》相关规定填写《资产购置申请单》并报批。

　　(二) 报销标准：相关的合同协议及批准生效的购置申请。

　　(三) 结账报销：

　　(1)资产验收(软件应安装调试)无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单(经办人在发票背面签字并附出入库单);

　　(2)按资金支出规定审批程序审批;

　　(3)财务部根据审批后的报销单以支票形式付款;

　　(4)若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。

　　第十八条其他专项支出报销制度及流程

　　(一) 费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用(含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用)支出。

　　(二) 费用标准：此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向总经理提交请示报告(含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等)，经总经理签署审核意见后报董事长及其授权人审批。

　　(三) 财务报销流程

　　1.审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。

　　2.签订合同：由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，(合同签订前由公司法律顾问的审核，合同应注明付款方式等)。

　　3.付款流程：

　　(1)由经办人整理发票等资料并填写费用报销单(填写规范参照日常费用报销一般规定);

　　(2)按审批程序审批：主管部门经理审核签字→ 财务复核 →总经理审批;

　　(3)财务部根据审批后的报销单金额付款;

　　(4)若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。

　　第六部分报销时间的具体规定

　　第十九条为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：

　　1.财务报销：公司财务部每周四为财务报销日。若当月的最后一个报销日在该月的28日以后，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。

　　2.借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。

　　财务报销管理制度3

　　第一条：为加强公司成本费用及资金的管理，规范报销时的作业流程，制定本制度。

　　第二条：本制度所称的报销内容包含公司采购材料、固定资产、低值易耗品、办公用品等资产的资金支出及各项费用的资金支出(除工资外的一切资金支出)

　　第三条：报销时间

　　1、每周一至周六上午8：30至下午16：00，出纳去银行时间除外。

　　2、每月最后一日不办理发票报销手续。

　　第四条：公司实行费用预算管理制度，所有资金支付及报销都要附审批后的当期预算清单，追加预算清单或注明预算项目;对于任何没有预算的项目财务不办理及资金支付报销手续，但金额小于或等于1000元的由分管经理批准后作为追加预算进行办理。特殊情况，如长途出车发生费用，提、发货产生费用则按特殊情况处理，报总经理同意后报销。

　　第五条：报销时填写的单据有：汇拨款申批单、报销粘帖单、差旅费报销单、无据支出证明单，这四种单据全部由财务审计部提供。

　　第六条：报销时必须粘帖的原始单据有(由报销人、经办人粘帖);

　　1、采购材料、固定资产、低值易耗品和办公用品所取得的增值税专用发票、普通发票及相应的“ERP进货单”或手写入库单。(发票须详细，不够详细的须附有效的发票清单，“ERP进货单”或手写入库单必须入库单必须与发票或发票清单所记载的经济内容完全一致)原则上300元金额以上必须开具增值税发票。

　　2、业务招待费所取得的旅馆发票、酒店发票等发票。

　　3、出差时所取得的车票、船票、机票、住宿发票等相关收据凭单。

　　4、其他各项费用所取得增值税专用发票、普通发票。

　　5、不能取得发票时所取得的收据、收条等相关收款凭单。

　　6、固定资产和低值易耗品的增值税票必须分开开具。

　　第七条：报销时相关单据的使用方法：

　　1、汇拨款申批单：以支票、电汇、银行承兑汇票、银行汇票等银行付款的均应该填写汇拨款申批单，填写时分以下三种情况：

　　(1)当发票未到或须预付款时应直接填写汇拨款申批单并附采购合同、申购单等资料，报相应财务人员审核，

　　(2)当发票已到时，在付款的必须将发票附在粘帖单之后再填写汇拨款申批单，并采购合同、申购单、验收单、“ERP进货单”或手写入库单等。

　　(3)供应链管理部支付材料款时由财务部出纳填写汇拨款申批单，供应链管理部在每月10日前必须对上月原材料进货情况根据付款形式办理完发票报销手续。

　　2、报销粘帖单：报销粘帖单的使用分为以下三种情况;

　　(1)已经电汇，开具支票、银行承兑汇票、银行汇票等银行付款之后发票才到的，应将发票及对应的“ERP进货单”或手写入库单附报销粘帖单之后并附申购单、验收单等。

　　(2)直接以费用发票报销并需支付现金的，应将发票附报销粘帖单之后;增值税发票的抵扣联不能作为报销依据，抵扣联不得粘帖，不得有签名，不得有明显折痕等。

　　(3)先暂支现金，而后再以发票报销的，应将发票附报销粘帖单之后并附采购合同、申购单、验收单、“ERP进货单”或手写入库单。

　　3、差旅费报销单：差旅费报销单的使用方法是由出差人员将出差相关票据附差旅费报销单之后，再按差旅费报销单内容直接填写差旅费报销单。

　　4、无据支出证明单：无据支出除佣金外必须用其他发票冲抵，无据支出的原因在无据支出证明单上书面说明，相关经办人须将收款收据、收条等非发票单据附无据支出证明单之后，冲抵发票必须真实，付款人名称为报销个人的，根据发票类型填写报销单，按报销流程和权限审批。财务按报销单内容做帐，附件中不应包括无据支出证明单。

　　5、车票和差旅费报销单须一致，金额、地址等须一致。

　　第八条：报销流程：由经办人、报销人、出差人员依据要求填写并粘帖报销粘帖单(粘帖单注明预算对应情况)、差旅费报销单、无据支出证明单，同时附相关总结报告、检定报告等由本部门主管复核，再由财务部审核最后进行审批，再到财务部办理报销。

　　第九条：其他相关规定：

　　1、如属现金支付的费用经办人在拿到费用发票之后，均应在验收、入库之后五天内到财务部办理报销手续，差旅费用以出差人员回公司时为拿到发票时间，驻外人员发票以收到时间为准，但最迟不得超过发票开出时间的45天，其他费用均以对方开具发票时间为准。

　　2、如属采购材料、固定资产、低值易耗品、办公用品及其他用银行存款支付的各项支出，应在取得发票验收入库后的三个工作日按规定审批，再到财务部报销。

　　3、除公交车票外的所有票据经办人都应在发票背面签字，审核人对于单张发票金额在100元以上的应在票据背面签字确认，最后审批人应在发票金额在500元以上签字确认，总经理金额1000元以下发票签字确认，对于特殊内容的票据应另外附一张说明单据。

　　4、不符合国家税务规定的，财务审计部不得报销。

　　5、报销单据必须直接交给出纳或放于出纳文件柜内，不得随意丢放。

　　6、员工在书写大写金额时一律按标准字书写，如书写错误不得报销、付款。

　　7、原始票据遗失一律不得报销;商场、超市所购物品报销时要附购货原始小票清单，如无原始购物清单一律不得报销。

　　8、员工在填写报销粘帖单不得出现涂改液修改的现象。

　　9、发票的收款人名称要正确和完整开具公司全称，要加盖开具单位的发票专用章，增值税发票密码要在密码区内。