行政前台工作职责

2022-05-27 工作职责

行政前台工作职责1

　　1、负责公司前台接待及电话接转;

　　2、收发传真，复印文档，收发信件、报刊、文件等;

　　3、及时更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系信息;

　　4、受理会议室预约，协调会议时间，下发会议通知，布置会议室;

　　5、负责订水、订报，信件、包裹的安排及与快递公司的联系;

　　6、负责各级主管交办出差安排等各项工作;

　　7、完成上级交给的其它事务性工作。

行政前台工作职责2

　　1、负责公司前台事务性工作(电话、传真、文件传递、文稿打印及复印);

　　2、负责公司日常考勤信息统计;

　　3、负责公司办公用品、耗材采购及领用登记;

　　4、负责公司接待室日常接待服务工作(茶水、点心、水果准备及客人的迎来送往等);

　　5、协助部门其他岗位及领导交办的各项行政人事事务性工作;

行政前台工作职责3

　　一、行政前台接待

　　1. 接待来访者

　　接待不明目的的来访者，先问清对方来访原因，根据情况判断是否需要通知公司相关人员进行接待。若有正当访问理由或已预约，应快速联络相关人，请来访者到会客厅等候，并给客人倒水或饮料。若访问对象是集团总裁或其他高管，应向其秘书确认约见时间，并通知其接待。

　　2. 接待咨询者

　　若有业务咨询者来访，应及时请业务部门的助理或客服部的人员来协助接待。

　　3. 接听电话

　　接听电话时，应先说“您好，大地集团”。接听电话时使用文明礼貌用语，并记录电话信息及时转告相关人员（注：不可随意将集团总裁或其他高管的联系电话透漏给他人）。

　　4. 接待推销人员

　　上班时间若有其他公司的推销人员上门推销，应婉转拒绝，告知上班时间在公司推销，会影响他人工作。

　　二、信件及报刊杂志转交

　　收到信件及报刊杂志时，应快速、仔细辨认收件人或收件单位，并及时通知收件人前来领取。若收件人是集团总裁或其他高管，应尽快送至其办公室或转交其秘书接收。

　　三、快递管理

　　1. 接待快递员

　　熟悉目前与公司有业务往来的快递公司，及时更新快递公司联系人及其联络方式，并热情接待每日前来送、取件的快递员。

　　2. 转交快递

　　收到快递时，快速、仔细辨认收件人或收件单位，并及时通知收件人前来领取，并做好签收登记。若收件人是集团总裁或其他高管，应尽快送至其办公室或通知其秘书前来领取。

　　3. 与保安交接快递工作

　　每天下班前将快递登记簿转交门卫室，第二天早上上班时再将登记簿取回，并同时取回下班时间保安代理接收的快递，通知收件人前来领取。

　　四、会务工作

　　1. 会议前准备工作

　　主动关注会议信息，向组织者或组织部门了解会议相关情况，及时记录准备工作内容，并积极协助；协助保洁工人做好会议室准备工作；协助会议组织者做好会议通知等工作。

　　2. 会议中服务工作

　　维护会议室外环境安静，根据会议组织者要求，适时为与会者准备茶水饮料，并随时待命，协助做好其他会务工作。

　　3. 会议后完善工作

　　负责检查和关闭会议室电子设备及电器；协助保洁工人整理会议室，协助会议组织者做好会后完善工作。

　　五、每日茶歇时间物品购买及茶歇时间负责

　　1、茶歇时间为员工福利，每天早上10：00-10：15分，下午16：00-16:15分，前台接待人员需做好每日茶歇时间物品购买及摆放，一般提前5分钟将物品摆放完毕（茶歇时间音乐由保安负责播放）。

　　2、负责咖啡机固定清洗（一般一周清洗一次），及协助保洁人员保持茶水台周边环境的清洁。

　　六、行政前台日常事务

　　1.保证前台电子设备的正常使用

　　前台有触摸屏、电话等电子设备，若设备发生故障可以先找同事检查，若无法维修，可请同事联系供货商或外部维修单位，排除故障。

　　2.前台电源管理

　　每日下午下班后，须将前台电子仪器电源全部关闭后方可下班。

　　3.公司钥匙管理

　　前台备有会议室钥匙及个别办公室钥匙，前台应妥善保管以备使用。

行政前台工作职责4

　　1、负责公司行政办公设备维护，办公环境维护;

　　2、负责外来人员接待登记工作，面试安排工作;

　　3、负责办公用品的采购、领用登记工作;

　　4、负责办公区信件、物品的收发工作;

　　5、负责打印、整理、分类保管公司的日常报销等常用表格;

　　6、协助上级处理其他行政、后勤类的日常事务。

行政前台工作职责5

　　1.负责接听校区电话并记录信息，确保及时准确;

　　2.负责来访学员及家长的登记、接待;

　　3.负责办公用品的盘点工作，做好登记存档。并对办公用品的领用、发放、出入库做好登记;

　　4.保持公司前台清洁卫生，展示公司良好形象

　　5.协助完成VIP学习中心行政财务事务与人事事务工作;

　　6.负责复印、传真和打印等设备的使用与管理工作，合理使用，降低材料消耗;

　　7.协助上级完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作。

行政前台工作职责6

　　一、日常工作：

　　1.接待接洽工作

　　公司来访人员接待；

　　公司总机电话接听、转接、留言、记录工作；

　　公司传真收发的管理，打印机、复印机的管理；

　　公司票务、酒店等的'预定。

　　2.办公管理工作

　　公司办公用品的采购、保管、登记和发放工作；

　　公司每日报纸、信件的收发、领取登记、管理；

　　公司图书库的管理；

　　负责每月办公用品、快递费用申付及各部门成本登记录入；

　　3.行政事务

　　考勤系统的管理、考勤统计（每日/月之考勤报表/请假、加班、出差等手续跟进办理/平时查卡、监卡等）员工工卡制作发放、通讯录制作及更新

　　公司物业管理等费用处理（房租、水电、停车、安检、盆景租用等）

　　4.负责部门会议记录；

　　二、协助工作

　　1. 协助招聘工作（面试人员通知、接待）

　　2. 协助行政事务（办事处注册等资料准备、行政报表录入等）

　　3. 协助公司固定资产出入库登记，总帐统计。

　　前台文员->岗位职责

　　[所属行业：未定行业]

　　发布者

　　1,负责前台接待,登记,接转交换机电话;

　　2,负责传真收发与登记;

　　3,负责监督打卡和协助人力资源助理汇总考勤; 4,负责办公用品管理;

　　5,负责饮用水管理,监督环境卫生;

　　6,收发,整理和保管报刊函件等;

　　7,协助客服人员办理相关业务;

　　8,完成领导安排的其他工作.

行政前台工作职责7

　　1、访客接待、接听总机电话并转接;

　　2、各类文件、信件、快递处理，做好工作信息的记录、整理、存档;

　　3、办公区域环境监督、公司活动策划等行政工作;

　　4、负责办公用品的采购盘点工作，做好登记存档。并对办公用品的领用、发放、出入库做好登记;

　　5、来访人员的面试填表以及通知人事(入职填表);

　　6、日常费用报销(顺丰快递费、水电费、电话费、物业房屋租赁费、保洁费、打印机租赁费、绿植租赁费、饮水机租赁费、办公用品费等。)

　　7、茶水间用具的保管收纳，熟知电器的使用说明以及咖啡机的使用权;

　　8、配合协助行政部门所有的工作。

行政前台工作职责8

　　1、负责公司总机电话的转接工作，熟悉各分机号码，对未能联络上的电话，记录在案并及时转告、负责来访人员的登记、接待。绝不允许前台空置无人，如有特殊情况，找人接替。

　　（1）对来访人员，礼貌的了解基本情况后，请来访者到会议室稍坐，及时联系其要找的人。

　　（2）对面试人员，请面试人员出示招聘简历，带到会议室等待，准备好招聘信息表，并通知相关部门领导进行面试。

　　（3）接待公司的重要客人或者总经理的朋友等，将其带到总经理办公室，准备好茶、热水及杯子，来宾就位后上茶（根据客人喜好准备茶、咖啡、白水），随时关注来宾是否需要加水，会客完毕后将桌子清理干净（如有吸烟者，准备烟缸，会客完毕后将烟缸清洗干净）

　　2、保证行政电子设备的正常使用，包括：打卡机、传真机、复印机等，若出现故障，及时联系供应商，饮用水的订购；员工考勤休假情况的监督与管理，并协助人事进行面试通知、招聘接待及员工入、离职等手续；

　　3、日常办公用品、桶装水、工作餐的统计、预订、数据汇总和分摊费用；

　　4、打印、复印文件和管理各种表格文件，管理办公用品，管理打印机、传真机、等办公器材；

　　5、负责公司领导及需安排午餐客户的午餐预定；

　　6、办理新员工工卡、考勤的指纹预留，负责员工考勤管理、外出登记管理及统计、协助HR部门制作考勤;

　　7、公司进行培训、或者召开会议时，须提前到会议室，做好准备工作。包括设备（电脑、投影仪、灯光等）的检查，会议座椅的摆放和清洁等；会议结束后，将会议室回归整齐。

　　8、其它行政一般事务，并兼职人力资源助理工作。负责每月办公用品申购汇总，办公用品采购，并对办公用品的领用、发放、出入库进行管理。入职员工办公用品的领用及座位安排

　　9、负责公司新进员工办公地点、办公桌椅、门卡、电话、办公用品等前期准备工作以及离职员工的交接工作；

　　10、负责与大厦物业、办公设备供应商等协调联系，以维护办公室环境卫生，保障良好的办公环境和办公设施正常运转；

　　11、负责员工日常及差旅报销单的初审及上报工作;部门各项费用统计、结算、支付、报销；老总手机充值；更新管理员工通讯地址和电话号码等联系方式；印名片、绿植租摆的预定及与物业的费用对账结账；

　　12、负责办公室行政秩序管理，包括办公设备维护、办公家具摆放、办公环境整洁、人员着装等；

　　13、负责组织安排公司例会、办公会议或会同有关部门筹备公司其它会议及有关重要活动

　　14,负责董事长、总经理及本部门有关文件的打印、复印、传真收发事务;为总监级别以上员工提供文件录入、打印、复印，邮箱管理等行政秘书工作；

　　15，负责与其他部门的协调工作，做好信息的上传下达；

　　16、负责公司信件、包裹、报纸等东西的收发与转交，收件或寄发快递时，均要做好登记工作，避免快件丢失；统计当月快递发放明细，核对快递公司对账单，报销相关费用。

　　17、负责公司员工出差/公司来访客户所需机票、火车票及宾馆预订；

行政前台工作职责9

　　1.负责访客、来宾的登记、接待、引见，对无关人员应阻挡在外或协助保安处理

　　2.熟练掌握公司概况，能够回答客人提出的一般性问题，提供常规的非保密信息

　　3.负责电话、邮件、信函的收转发工作，做好工作信息的记录、整理、建档;

　　4、负责来访客户的接待、基本咨询和引见，严格执行公司的接待服务规范，保持良好的礼节礼貌。

　　5.配合律师部完成文件的打印、复印、文字工作;

　　6.负责管理前台办公用品及办公设备的清洁保养

　　7.维护前台区域及所内各办公室的整洁监督工作;

　　8.执行考勤制度，负责员工的考勤记录汇总

　　9.负责员工出差预订机票、火车票、客房等，差旅人员行程及联络登记

　　10.对工作中出现的各种问题及时汇报，提出工作改进意见

　　11.完成领导交办的其他或临时工作

行政前台工作职责10

　　1、及时正确地接听和转接来电。

　　2、以正确的方式引导来访者。

　　3、采购文具及其他办公用品。

　　4、及时发送传入的快递/文件和传真。

　　5、监控打印物品的存储情况，以确保供应。

　　6、管理清洁工的工作，确保办公室的公共区域整洁干净。

　　7、预订出差人员的住宿及车、船、机票。

　　8、管理人员分配的其他任务。

行政前台工作职责11

　　1、负责公司前台接待及电话转接，接待来访客人;

　　2、收发传真，复印文档，收发信件、文件等;

　　3、文档资料整理存放，报刊管理;

　　4、协调会议时间，下发会议通知，布置会议室;

　　5、预定火车票、飞机票;

　　6、办理新员工工卡，负责员工考勤管理、统计;

　　7、负责日常办公用品采购、发放、登记管理，固定资产管理;

　　8、维护公司日常办公秩序和办公环境;

　　9、与物业等相关部门的沟通工作;

　　10、完成领导安排的其他临时工作。

行政前台工作职责12

　　总要求：主动、热情、认真、勤快

　　一、接待

　　1、文明用语，言谈仪表，大方得体，微笑待人。前台文员的接待一定程度代表公司形象。

　　2、着装大方得体，须穿着有袖上装，最好是职业装。

　　3、客人来访，先请入接待室、电话联系后带入办公室。接着送上茶水。

　　4、客人离开后，及时收拾接待室、领导办公室茶杯。

　　5、离开岗位，找办公室同事顶岗。保持前台有人在岗，要求顶岗者也坐在椅子上。

　　6、不准在前台岗位聊天、喧哗。保持岗位环境整齐、洁净。

　　7、经理办公室盛水器皿保持有水状态，注意提前续水。每天早上换水。

　　8、为领导泡茶。

　　二、清洁卫生

　　1、每天配合清洁工整理领导办公室内务（认真抹桌椅、摘除花木枯黄叶、收拾旧报纸等。

　　2、每周吸尘一次，如太脏立即吸尘。经常清理吸尘器。

　　3、每天上午8:50前到。完成清洁工作，如不够则提早到。

　　4、来到公司先将开水器开关打开。每周一早上将开水器里的积水放完，换水。

　　5、原则上半年清洗一次地毯。如太脏则增加次数。特别注意：爱护公物，洗地毯、维修空调、装修时，要求桌面、地面都全铺报纸保护，搬动椅子千万小心，千万不要碰坏、划花，就像爱护自己财务一样。

　　6、督促清洁工的工作情况，有不满意之处，及时指出，如不改善则报告主管领导。

　　7、下班后管好领导办公室、会议室、接待室等门窗。台风天气要检查全部办公室窗户关紧，提醒每个部门关紧门窗。

　　三、绿化业务

　　1、每次紧跟浇花员浇花，做好完全防范。督促清楚黄叶、提前告知更换花木。每天检查领导办公室、公共区域的花木叶子黄了，马上动手摘除，不能等等浇花工来了才处理。

　　2、不定期记录需要更换花木，通知花木公司，跟进换新。

　　3、要求浇花工注意清洁，不准弄脏地毯和桌子。

　　4、换花木弄脏过道时，要及时清洁。

　　四、分发报纸、订报、收邮件、处理旧报

　　1、每天上午及时到楼下取报、分发报纸。

　　2、及时分发邮件到个人。

　　3、前一天旧报受到接待室夹好。

　　4、领导办公室报纸整理好。

　　5、每周五下午把每个部门旧报回收到储物室。

　　6、一季度卖旧报一次，填报《废报处理表》，把钱交到财务室，做好登记。

　　五、联系维修事务

　　1、维修空调，要求出故障及时报告，多催促，讲求效率。直接体现办公室效率，要重视，及时反馈情况：如已联系维修公司人员，安排维修时间等。

　　2、经常观察设施、电器、房屋，及时发现热水器、门窗、门锁故障，马上告知，进行检查，原则上自行维修。需要时联系管理处，了解维修费，是否更换，是否自购零件物品。

　　3、桌椅维修时，如保修期内的新物品，查看购物单联系维修，保修期满的则找固定一家维修公司。

　　六、考勤事务

　　1、做好领导及业务部门经理考勤登记，记录其外出时间、事由。

　　2、保管员工请假单，做好员工休假记录统计。

　　七、复印资料

　　1、有时协助打印文件，要求熟练操作WORD、EXCEL 办公软件。

　　2、负责资料复印，传真。

　　八、会议室、接待室管理

　　1、确保会议室随时可以进行会议。

　　2、会前一小时开窗通风，会前20分钟开空调机。

　　3、会前布置会场：清洁卫生，摆放桌椅，摆花木，挂横幅，摆台卡、烟灰缸、纸巾盒。

　　4、洗手间放纸巾。

　　5、做好茶水供应工作。会前确定供应热茶或者饮料。每半小时加一次热茶。

　　6、会后清洁会场：撤下横幅、收好台卡、清理茶杯和烟灰缸。

　　7、中午不得让人在会议室午休。

　　8、不得在里面用餐。

　　9、不得在会议室、接待室放杂物，制止他人放杂物。

　　10、平时要关闭会议室窗户、窗帘，以防座椅曝晒老化。

　　九、其他

　　1、积极完成领导交代的其它任务。

　　2、协助筹备公司各项活动。

　　二Oxx年x月xx日

行政前台工作职责13

　　1、负责来访客人的接待、登记、基本咨询。

　　2、负责公办公规范、网络等管理，对异常情况给出改善建议并监督执行。

　　3、负责公司用电、用水、电话、通信、绿化等管理工作。

　　4、收发各类文件、信函，收集各部门的有关资料、会议记录等交档案室存档。

　　5、负责考勤管理，发现员工考勤异常，及时提出改善意见并跟进处理。

　　6、协助建立员工档案，、员工关系等常规人力资源工作。

行政前台工作职责14

　　一、前台文员的工作职责

　　1.接听、转接总机电话。做好来电咨询工作，重要事项认真记录并传达给出相关人员，不遗漏、不延误；

　　2.日常来访客人的接待与登记，并通知相关部门；

　　3.公文、传真、信件、邮件、快递接收和分发；

　　4.复印机、饮水机、传真机、空调等机电设备的管控、日常维护和保养；

　　5.前台区、董事长办公室、总经理办公室的卫生清洁；

　　6.员工考勤登记和外出登记；

　　7. 负责办公室仓库和备用物品的保管工作，做好物品出入库的登记

　　8.及时下达领导的各类通知，包括口头或电话通知；

　　9. 打理好公司的植物，办公室日常清洁的维护；

　　10. 每天下班前认真检查办公区域的门窗、水电、办公设备（门窗要锁好、断开电源）；

　　11.协助组织公司内部活动，做好公司宣传工作；

　　12.完成领导交办的其他工作。

　　二、工作行为规范：

　　1、电话接听

　　A.听到铃响，至少在第三声铃内接听；

　　B接听电话后先问候，并自报公司名。标准语如下：“您好，越达公司！”

　　C.对方讲述时仔细聆听并记录要点，迅速判断他有何需求？

　　注：

　　①不指明的电话，判断自己不能处理时，马上把电话转给能处理的人； ②通话简明扼要，不应长时间占线。

　　③结束时应说“再见！”，礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒；

　　2、客户来访

　　客户或来访者进门，前台马上起身接待，并致以问候或欢迎辞。

　　A.单个人问候标准语：“先生/女士，您好！”

　　B.来者二人，标准问候语则为：“二位先生/女士你们好！

　　C.来者为三人以上，标准问候语则为：“各位好！”

　　D.对已知道客户或来访者姓名的，标准问候语如下：“X先生/女士好！”

　　三、看到客户点头或听到客户跟说“你好”之后

　　1、引导客户或来访者就座；

　　2、联系来访者所找的公司人员，确定所找的人员是否在办公室内，如在及时引导客户与公司人员见面；

　　3、客户落座后，递上温水

　　注：①服务过程中实行“微笑服务”，须始终面带微笑，热情主动为用户服务。

　　②倒水：在客人来到公司第一时间递上一杯温水，并有礼貌的说：请慢用。 ③如相关人员抽不开身回应，则安抚客户或来访者稍等；

　　④在没有公司员工陪同的情况下，不得允许访客自行进入办公区；

　　⑤客户离去时，应面带微笑道别。

行政前台工作职责15

　　1、负责办公用品管理、考勤管理;

　　2、公司内部会议的会务安排工作;

　　3、公司内外文件资料的收发工作，按文件要求及时报送和分发;

　　4、负责公司员工招聘、考勤、入职离职手续办理;负责组织公司旅游和员工生日及节日活动;

　　5、负责公司的档案管理及各类文件、资料的鉴定及统计管理工作;

　　6、协助技术部门投标等事宜。

　　7、上级领导交办的其他事情。

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