互提资料单管理系统的实现及技术探讨论文
摘 要：本文针对互提资料单的网上编制工作及过程管理中存在的一些问题，提出了一套基于灵活定制工作流程、巧用NTKO插件控制互提资料单的共享及版本、使用系统任务消息通知机制来开发互提资料单管理系统的解决方案，加速并优化了工作流程的运转，实现了基于角色的访问控制，有力地保证了系统资料的安全，极大的提高了项目设计质量。
关键词：互提资料单；设计流程；Word文档； NTKO 任务
一、 背景
随着计算机技术、网络技术的发展和应用，企业信息化已成为企业实现可持续性发展和提高市场竞争力的重要保障。对于设计单位来说，一套适合自身生产项目管理的《设计流程系统》，不仅能有效的组织现有资源提高管理效率，更是提升设计企业信息化水平的重要标志。
完整的《设计流程系统》包括对项目接收、评审、策划、资料互提以及目录号和变更单实施网上管理，还可以实施设计文件出版、成品交付等环节。作为《设计流程系统》中重要的一个环节---互提资料单，属于开展设计工作的前期准备，对于设计质量的影响举足轻重。但由于涉及专业多、范围广、多次互提及文档控制困难等等因素，在《设计流程系统》中开发难度最大。
二、 概述
为了提高设计质量，留下互提资料痕迹，明确专业协作间的责任，使得各专业设计人员在同一版本下进行有序的设计，研发《互提资料单管理系统》势在必行。建成的系统能够依据质量体系中有关“互提资料单管理”的规定，将设计过程中所涉及到的互提资料单环节全部覆盖，实现资料提送单的编辑、审批、修改、撤回、反提、接收等功能；并且实现附图的添加和修改以及历史附图调用等功能；可以对每份资料单进行动态跟踪，系统同时对历史资料单提供灵活的查询功能。
在系统研发过程中，存在需要控制工作流程、操作角色、消息通知、文档控制等关键技术难点。本文将从需求分析开始一步步阐述研发过程，并对关键技术加以分析。
三、 需求分析
1. 工作流程
各家设计院对于资料单的互提，工作流程不尽相同，举例来说：新疆勘察设计研究院的资料单互提就分为两级签署和三级签署两种模式，区别如下：
两级签署的资料提送单的流程图
备注：前两个环节可以一次完成（编写人和设计人可以不是同一个人）。
系统根据文件号自动使用两级或三级签署方式。
2. 功能需求
不仅完成两种签署方式的资料互提，而且要能够进行多次资料互提，以资料单的版本进行控制；审批人（审核人和审定人）、接收人，在编辑资料单时指定或系统自动根据人员资格得到；资料单的审批和接收实现自动工作流程方式；实现网页形式控制互提资料单文档；附图的传输速度及容量要大。
四、 系统架构设计
经过对用户需求的认真分析，可以将互提资料单管理系统分为以下几个功能模块：
五、 系统实现
1. 开发环境的搭建
顺应潮流，也为了更好的后续开发，系统采用ORACLE 数据库，利用“java + Hibernate + MVC模式”编程，使用浏览器/服务器的开发模式，使用方便、操作简单。
2. 系统授权与访问控制
进入权限：所有与项目设计相关的人员（如果有设计流程系统，则使用其最低进入权限即可）。
系统角色：根据人员资格自动得到相应操作。例如：李**，具有“建”的设计资格，高**，具有“建”的审核资格，则：李**可以在编写资料单时，指定高**来审核，当李**编写完资料单提交审核后，高**从自己的任务列表中自动获得需要审核的：由李**编写的资料单。
3. 详细设计
类文件、hbm.xml、DAO等设计，从略。
模块功能如下：
1) 资料单编辑。用于填写提送资料单的基本信息和word原件内容。
2) 资料单审批。支持两级签署和三级签署，即审核与审定。审批意见可以反映在word原件中。
3) 接收资料单。由指定科室具有相应资格的人对所提资料单进行接收。接收人可根据实际情况拒接该资料单但需说明原因。
4) 修改资料单。在资料单的审批或接收任意一个环节过程中如遇到未获通过的情况，提送该资料的设计人员可对资料单进行信息的修改再重新提交。
5) 反提资料单。在向指定科室提资料时，如需对方也向自己提送相应资料，可在编辑资料单时在指定位置加上标注。待该资料完成接收后对方可随时对该资料进行反提。
6) 撤回资料单。资料单发送人在资料单的审批或接收任意一个环节过程中如发现资料单内容需要更改可将资料单自主撤回后进行修改。
7) 编辑附图。在编写资料单时除了可编辑word原件外还可以将与该资料相关的图纸或其他电子原件进行上传以供接收方参考，在资料单修改过程中也可对附图进行删除和添加，同时还可以查询历史图纸并提供下载。
8) 指定接收人。资料单通过审批后等待接收，此时如果提送方事先并未指定接收人可由接收方领导指定接收人。
9) 资料单查询。查询所有已生成的资料单，包括未审批的、为接收的、已接收的。可根据设计人、专业、资料单编号等条件进行分类查询。
10) 我的资料单。显示和身份认证人相关的资料单。实际功能的实现通过我的资料单和代办任务两个模块完成。我的资料单:显示当前项目下与认证人有过联系的所有资料单，分为负责编辑、审核过、审定过、接收过。可提供的'操作包括修改、撤回、审核、审定、接收、删除。代办任务:显示所有项目下针对认证人待办的资料单，分为可修改、待审核、待审定、待接收，提供的操作包括修改、撤回、审核、审定、接收、删除。
11) 运行日志。在每个资料单信息中都可以显示出它的运行操作记录。
12) 即时任务。在认证人的个人任务列表中加入“互提资料单”任务，记录资料单流转节点中产生的任务，及时通知相关人员进行处理。
六、 研发技术关键点
1) 工作流程的灵活定制
软件若能长期生存，通用性非常重要，而现实中很多流程会随着管理的变化而变化。在本系统中，将工作流程视为节点和动作的组合，利用流程的配置文件来反映节点和动作之间的关系，并说明节点和动作需要的具体执行对象。利用通用的流程显示和处理将这些动作按照定制的流程执行，用户只需编写节点和动作的具体对象即可实现流程的运行。对于流程的变化该系统应对自如，如增加流程中的节点或调整流程的运行顺序，只需局部调整即可。
互提资料单中的编写、审核、接收、修改、删除，就定义成一个工作流程的几个节点，可以往返多次，直至资料单接收，一个工作流程自动结束。
2) 文档控制
可以借助第三方比较成熟的控件来实现文档控制，比如NTKO OFFICE文档控件。能够在浏览器窗口中直接编辑Word，Excel等Office文档并保存到Web服务器，实现文档和电子表格的统一管理；采用了独创的智能提交技术，能够将控件中的文档数据和HTML FORM中的数据同时一次提交给后台的Web服务器处理；采用ActiveX控件技术，实现客户端软件自动安装，部属和更新；支持全部OFFICE菜单；实现了手写签名、电子印章、强制痕迹保留、全文批注（全屏批注）和定位批注签名和版本控制的功能。
资料单的编写人、审核人、接收人通过认证自动提取，设置入word文档中，采用保护方法设置可编写位置；互提资料单版本通过修订方式得到。
3) 即时消息通知
资料单工作流程中的相关设计人员如何快速得到上个环境发来的申请（即时信息）非常重要，可以通过“任务机制”在系统中加入资料单互提的任务，同时通过POP技术弹出消息窗口即时通知，使用这两种手段可以保证及时通知资料单参与人员进行及时操作。
七、 结论
本文针对项目设计过程中的互提资料单管理，从需求到设计进行了认真而细致的阐述，并通过一个具体的开发实例讲述了需要重点考虑的技术问题。
文中引用的《互提资料单管理系统》已经在企业中得到了应用，对规范资料单管理，促进各专业设计人员在同一版本下进行有序的设计，减少因网上传输的随意性而带来的返工，提高设计质量起了很大的作用。至于系统设计上的具体实现，由于篇幅有限就不一一阐述，如有兴趣与作者联系(xjqyc@sina.com)。
参考文献：
[1]管理信息系统导论 黄梯云（机械工业出版社）
[2]精通Java EE- Eclipse、Struts、Hibernate、Spring整合应用（人民邮电出版社）
[3]新疆勘察设计研究院 设计管理规定：“互提资料单管理”规定
[4]千航网络NTKO OFFICE文档控件技术白皮书
[5]NTKO OFFICE文档控件JavaScript编程指南.doc
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