供应商管理在进口采购环节的实践与探索论文
摘 要：在进口采购的执行过程中，我们经常发现印度菜粕的短重、霉变、不能按合同规定装期交货、品质不稳定等问题是一种普遍现象。而随着市场竞争的日益激烈，作为饲料产业链的原料供应的源头企业，稳定的原料供应是企业稳定和高效运作的重要环节。在这种情况下，如何有效地实现供应商管理，继而达到原料质量、数量、交期等各方面的稳定已成为了我们日益关注的重点。特别是随着供应商队伍的不断扩大，供应商过程管理在进口采购中发挥的作用和重要性也显得日渐突出。文章针对上述问题展开，通过对印度菜粕供应商进行分类的过程管控，针对具体问题提出改善的方案，最终把供应商过程管理真正变成一个适合本企业并为企业真正创造效益的工具。
关键词：供应商管理；跟踪；评价；改善措施
进口采购的主要任务是建立外部供应进入企业的物流过程，跟踪供应商的供应过程，为交货提供便利。进口采购的目的可以分为四个部分：（1）按所要求的数量和质量获取物品或服务；（2）以最低的价格获得物品或服务；（3）保证供应商能够提供优质服务和快速供货；（4）发展和维系良好的供应商关系并开发潜在的新供应商［1］。在进口采购环节，供应商的供应过程的跟踪与评价是进口采购能否最终实现以上目的的核心所在。下面本文通过本人具体的工作实践来演示，我们在印度菜粕的进口采购中如何跟踪供应商供应过程，控制商品的质量，获取优质服务，选择和发现具有合作价值的供应商。
1． 印度菜粕供应商过程管理的方法与要素：
针对印度菜粕的供应商共性和特性，我们将供货商分成集装箱货和散船货分成两类，对每个供应商的每一单供货的执行情况进行长期的跟踪和对比评价。我们对供应商供应过程的跟踪与评估关键点主要落实在质量、价格、服务和交付等几个方面。我们这里所表达的质量问题不仅仅包含不符合要求的规范，还包括因质量不稳定引起的终端客户流失的损失也计算在内。价格，除了考虑产品本身的价格外，我们在这重点考量的是供应商责任缺陷成本、加强检验增加的质量成本以及在为提升供方质量能力付出的额外资源成本等。在进口环节，服务主要指供方的配合度，包含于供方接触到的各个方面。服务主要是通过其他要素来间接体现。交付即货物按我方要求时间、地点、方式、数量进行交付的活动，评价的重点则是看多少批次没有准时交付，有多少延期交付影响到我们正常的销售交货安排等。我们对供应商执行情况的评价频次一般每半年进行一次。每半年做一次小结，年终再做一次总结。
2． 印度菜粕供应商过程管理模型构成：主要由印度集装箱菜粕的供货过程分析、散船菜粕的供应过程分析、集装箱供货商与散船供货商的供货的优缺点比较、改善措施四个部分组成。
2．1 印度集装箱菜粕客户分析
1）. 集装箱客户的进口供货情况:
2009年我司集装箱进口印度菜粕供货主要来自印度的MJ、MA、DR. 三家供货商。2010年集装箱供货商新增
了LJ和AD两家。2011年又新增DM、GL 和ST三家供应商。2011年，集装箱运费在大部分时间较大船运费便宜，
集装箱菜粕的采购量增长比较多，在我总进口量的占比达到52.05%。印度集装箱客户供货情况如下：
表1.1：2009年-2011年印度集装箱菜粕客户到货情况表
单位：吨
注：以上供应商名称全部为化名
2）. 集装箱供货商的执行分析及评价：
（1）.短重：印度集装箱货短重现象比较普遍。印度印度集装箱菜粕的短重基本都在0.7-1%上下, 个别短重比例超1%。对个别短重比较高的，与供应商协商，在 卸货港申请复检，0.5%以上由对方承担。
（2）. 霉变：雨季高温高湿天气或增加了霉变的可能性。通过跟踪分析，霉变除了与供货商在出运前的水份控制不到位有关外，与6、7、8、9月装运期在印度刚好是雨季。霉变跟雨季的高温湿热天气有很大关系。6月底前到的印度集装箱菜粕，霉变发生率普遍比较低。而在6-9月印度雨季装出的集装箱菜粕到货均存在不同程度的水湿霉变现象。2011年印度雨季由正常年份的9月份结束，延长至10月初才结束，使9月或10月初出运的菜粕也出现了水湿霉变的现象。2011年霉变率高的都是在这段时间出运的。
（3）. 合同执行及单据：集装箱装运菜粕一般均为我司与印度公司直接签约，故单据交接过程比较直接、简单。信用证项下交单顺利，均能一次交单，不存在证外交单和转单的问题。
（4）. 信息沟通：与大部分供货商的沟通，还是单纯的日常报价多一点。而与MJ和ST公司的行情、市场行情分析方面的沟通比较充分,这两家在对市场的判断方面均能给予比较客观的反馈。
（5）. 供货优势和备货品质跟踪方面: 业务中出现问题，上述供应商总体上都比较配合。船期延期都能按规定赔偿。但从到货、出运的及时性、重量、品质控制情况来看，MJ、ST公司这两家要强于其他家。GL 和DM公司虽然在货物价格都比较有竞争力，但在菜粕的品质和船期上面控制还存在不足。ST公司因其常年出口韩国印度菜粕，对菜粕的市场比较了解，在租船和货物品质控制上都比较到位。
2．2 印度大船散装菜粕客户分析
1）、散船的进口供货情况：2009年我部进口散装船菜粕供货主要来MT、TF公司、W公司三家供货商。2010年我部进口散装船菜粕供货主要是MT公司和AD公司两家供货商。由于租船方面的优势，2011年，ST公司和MT公司成为我司散装菜粕供货商。2011年大船采购合同数量近6万吨,占2011年总进口量的47.96%。
2）、印度菜粕散船供货商执行情况分析及评价：
（1）霉变：大船散装，通风较好，到货霉变发生率基本没有。
（2）短重：大船印度菜粕短重的问题比较普遍，时多时少，2011年4条船的平均短量0.553%。大船散装菜粕短重超过0.3%部分由保险公司承担。
（3) 合同执行与单据：ST公司系印度本土公司，直接签约。无需转单，单据交接快，在信用证下一次交单。单据和接货报关时间的衔接上比较紧凑。而MT公司作为跨国贸易商，付款方式一般采用背对背信用证，需二次交单，导致交单期比较长，且部分单据需要在L/C外提供。另外，大船的实际发货人比较分散，单据分割太多，导致一个合同项下的单据量太大。
（4)、信息沟通：散装菜粕的供应商主要有MT、ST和TF这几家。这几家供应商共同特点是，同时扮演中间商和贸易商的角色，而且在国内都设有代表处。双方沟通方便顺畅，有问题比较配合，做事比较规矩。
（5)、供货优势和备货品质跟踪方面：ST、MT作为国际中间商和贸易商。MT在印度设有办事处，ST则是印度本土公司，两者在抓货和品质控制上有一定优势，且这两家公司长期从事国际间散船贸易，在菜粕租船方面均比较有经验。
2．3 集装箱和散船供货商跟踪情况的对比分析：
（1)．到货霉变的发生率：集装箱的霉变率高于大船。集装箱菜粕6月份之前到货的，霉变发生率比较低，而在6、7、8份雨季到来后再装船的菜粕的霉变率较高。因菜粕的吸湿比较强，雨季空气中的水份本身比较大，装运前水份控制不到位，或是中间转船，运输时间太长，均能增加霉变的`机率。
（2)．直接贸易和间接贸易的比较：集装箱业务一般均为直接贸易和当地本土公司直接签约，本土直接采购，无需转单，在信用证项下一次性交单，交单及时、顺畅，并便于双方直接的市场信息交流；而散船菜粕主要通过与国际跨国贸商和中间商签约，通常都需要转单，交单时间较长，且均一般均通过信用证外的二次交单才能完成整个合同的交单义务，增加了合同执行过程中，开证，审单和单据跟踪的麻烦。
（3)．集装箱和散装运输的比较：集装箱具有单位数量少，批量出运、速度快，灵活性的优点；缺点：雨季出运容易造成水湿霉变的情况；集装箱一般拆箱只点包不过磅或直接送货到饲料厂,出现短重后，在箱体完好和以装运港第三方检验机构的重量和品质为准（国际惯例）的情况下，短重部分从保险公司和外方那都很难获得赔偿。散装，一般一次采购的数量比较大，若市场不好，会造成库存压力。量大，品质控制比较难，硅沙超标比较常见，且在装运时一般都需要过驳，短重发生率比较高。优点：短重超出0.3%部分可由保险公司赔付。集装箱直接送货到厂或拆箱时间过长，会发生滞箱费的问题；大船如港口拥堵或其他原因不能及时卸货而产生滞期费问题。
3、对策与改善措施：
1)、减少并尽量避免在印度雨季采购集装箱菜粕，6、7、8印度雨季正好是中国传统的水产养殖高峰期，可考虑增加散装大船的采购量以减少霉变现象的发生。
2)．集装箱的滞箱费,修箱、洗箱费方面费用经常会蚕食我们的利润。为增强我方在集装箱的箱期,修箱、洗箱费方面谈判的话语权，在条件成熟的情况下,建议尽量采用FOB方式,由买方租箱订舱。
3)、港口销售人员应及时跟踪到货情况（包括短重、短件、霉变等）并定期汇总。有时国内销售反映实际到货的菜粕蛋白等指标低于合同指标，但是装港的检验指标又符合合同指标，且按国际惯例，菜粕的重量和品质以装港独立检验机构的检测结果为准。为更好地做好到货重量和品质监控，建议集装箱菜粕由SGS这样的检验机构在口岸入库监卸，抽样检测指标。这样做，尽管会增加一定的成本，但可使我们对每批到货的品质都做到心中有数，且如出现品质差异，使我方与外方交涉有个依据，同时，也可以督促外方做好装港的品质控制。
4、供应商跟踪与评价过程中应注意的问题：
1）、持续性。供应商评价是买方与供方持续沟通和积累的过程，需要我们按一定的频次对供方的实际执行情况进行汇总报告。不同的企业可以根据自己供应商的性质来决定自己的评价频次。评价信息的更新需要及时进行。
2）、全面性。跟踪与评价可包括但不限于以下内容：质量信息、交付信息、价格信息和服务信息，企业可以根据所经营的商品特点进行细化分析。
3）、互动性。在对供应商的评价过程当中，除了供应商评价信息要保持持续性和全面性外，互动性在对供应商评价不可忽视，它关乎供应商管理实际效果的取得。因此，需要让供应商参与到具体的评价过程中来，只有在上述供应商细化的评估信息共享的基础上，实现与供应商共同执行评价结果，才能避免以下经常出现的情况：
（1）、单方面做此类的评估，评估的结果也没反馈给供应商，双方没有产生互动，没有沟通彼此的需求，就使得评估变得毫无意义；
（2）信息不够透明，对最终评估结果中存在问题的责任归属存在争议。因为有时候出现问题并不总在供应商，对问题的改善没有好处；
为此，供应商过程管理的评估结果一定要反馈给供应商，同时，为了更客观地反馈供应商的执行情况，具体考察量化的要点设计也非常重要。
通过本文所介绍的印度菜粕供应商分类跟踪与评价的方式完善供应商的选择和评价过程后，本企业印度菜粕供货的质量明显提高，到货的短重和霉变现象大幅减少。印度菜粕供应商的跟踪管理模式被公司认可的同时，也使我们供应商从品质、交期、信息服务等各方面提高了对自己的要求。印度菜粕供应商在进口环节的动态跟踪管理，是针对本企业所经营的特定商品在进口贸易环节中，对供应商分类管理方面所作的初步探索。供应商管理与评价是一个持续和动态的管理过程，因此，我们还需要在具体的实践中，针对具体问题制定改善方案，最终把供应商管理真正变成一个适合本企业并为企业真正创造效益的工具。
参考文献：
［1］张杰，运营管理 对外经济贸易大学出版社 2008年12月
［2］ 滕青,供应商管理中的问题及对策 电子与封装 2010（5）37-40
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