大型国企工程项目前期文件创新管理模式初探论文
一、引言
笔者所在单位是一家大型国企，重视档案工作是该单位的一贯传统。1978年12月，在成立之初，该大型国企就设立了专门的档案资料工作机构。1986年6月，该大型国企形成了布局全面、分层合理的档案管理网络。经过三十年的实践发展，该大型国企在档案管理方面形成了一套比较全面成熟的模式，尤其是工程项目档案管理，一直处于行业领先水平。这家大型国企实行工程项目技术资料和档案一体化管理，使得形成的档案可溯、可控和可靠。工程项目前期文件的管理是工程项目档案管理的基础，做好工程项目前期文件管理工作，是保障工程项目顺利开展的前提。工程项目档案管理中前期文件的管理一直是行业内的一个难点。由于前期文件形成时间跨度大、保存较分散、管理滞后等原因，其管理质量和效率一直难以保证。近期，该大型国企在前期文件的管理实践探索中，有了新的突破，提出了全新的“按盒归档”的管理模式，有效提高了前期文件的管理质量和效率。
二、工程项目前期文件研究综述
本文的工程项目前期文件不仅指项目开工前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件，还包括项目竣工验收文件。工程项目前期文件主要包括12大类：立项报批文件，建设用地、征地、拆迁文件，工程建设许可备案文件、开工审批文件，合同及招投标文件，勘察、测绘、设计基础文件，设计文件，建设工程竣工备案文件，专项竣工验收文件，生产技术准备及试生产文件，结算、决算文件，总结、后评估报告、竣工验收会议等文件和房地产权证。
在中国期刊全文数据库中以“前期文件”为主题进行检索，共检出51篇文章，剔除内容重复和弱相关文章，得到17篇文章。这些文章主要内容涉及前期文件的四个方面：形成、定义及内容、管理和控制。
一是，从前期文件的形成来看，具有形成不确定性、[1，2]文件来源分散性、[3，4]时间跨度大[5]和双重性[6]等特点。双重性是指前期文件具有文书档案和科技档案双重属性。前期文件的形成特点是导致其管理困难的主要原因。
二是，从前期文件的定义及内容来看，前期文件的定义目前主要参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）中的定义，即指项目开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。姚兰和高宇华界定前期文件的主要内容包括立项报批文件，建设用地、征地、拆迁文件，工程建设许可、备案文件、开工审批文件，合同及招投标文件，勘察、测绘、设计文件，以及财务审计文件等。[7，8]
三是，从前期文件的管理来看，任红提出，前期文件的管理存在重项目建设、轻文件管理，文件管理漏洞多，文件收集与项目建设不同步等问题，[9]包括按“件”管理和按“卷”管理两种方式。徐继铭也提出，应将项目前期文件、项目管理文件和项目竣工验收文件等材料，以“件”为整理单位，其好处在于简化了整理环节、提高了归档质量；保持了档案原貌、延长了档案寿命；弥补了工作中可能出现的归档遗漏问题；提高了工作效率，档案利用更加安全方便等。[10]这种管理模式是基于前期文件的双重属性，具有一定的合理性，但是成套性是科技档案区别于文书档案的主要属性，如若对前期文件实行按件管理，不利于保持工程项目档案的完整性和成套性。
四是，从前期文件的控制来看，丛巧克指出，前期文件控制存在档案意识不高、文件控制不足等问题。[11]王金荣认为，应通过建立文档管理制度、建设信息管理平台、文档部门积极参与项目各阶段建设等方式来加强控制。[12]加强对前期文件的控制能力是解决其管理问题的关键。
综上可知，当前对工程项目前期文件的研究侧重于基础性问题研究，比如形成特点、定义及内容、管理等，缺少解决问题方法等方面的应用研究。本文提出按“盒”管理的解决对策，弥补了前人研究的不足，具有一定的积极作用，有力地推动了工程項目前期文件的规范化管理。
三、大型国企工程项目前期文件现有管理模式分析
在按盒管理模式提出之前，该大型国企工程项目前期文件采用按“卷”管理的方式，其工程项目前期文件主要由投资管理部负责归档，投资管理部将其形成的项目文件分为经济类和技术类，分别由内设的两个部门负责整理归档。档案室设专门负责人对接投资管理部，定期接收投资管理部形成的项目文件，再按照项目对应的区块进行分发，由相应的档案整编人员按要求立卷归档。在立卷管理时期，形成的项目文件以纸质文件为主。这种管理模式理论上能够遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管利用，但是在实际应用中逐渐暴露出以下问题。
（一）归档滞后
由于前期文件形成时间跨度长，投资管理部归档时间严重滞后，导致前期文件管理滞后。前期文件中，通常最后形成的是项目后评价报告，是在项目竣工后，对其进行整体总结评价，这份文件与项目立项时间相比一般会有3-5年的时间差。投资管理部在项目后评价报告形成后，才对全部前期文件归档，移交档案室整编，容易产生遗失等问题。
（二）归档质量较差
投资管理部根据部门资料管理规范，将需归档的前期文件分为经济类和技术类两大类，其中经济类主要有四项：项目内部审批文件、施工招投标及合同、建安费用结算管理和项目总投资决算管理。这与档案室前期文件立卷分类标准并不一致，导致档案室接收文件后，需要对文件重新分类组卷，花费很多时间。与此同时，投资管理部将经济类和技术类文件分开归档，归档时间大多不一致，内容重复率高。
（三）归档效率较低
由于投资管理部并未严格按照档案部门的'归档目录进行文件的初步整理，管理规范模糊，导致许多归档文件找不到对应的案卷，立卷内容因管理人员的理解差异而产生不同。前期文件整理不规范，影响了归档文件的质量和效率。
由上可知，该大型国企工程项目前期文件按卷管理模式存在归档滞后、质量较差和效率偏低等问题。为了解决这些问题，该大型国企档案室在实践中不断摸索改进，顺应信息技术不断发展的趋势，探索出了更高效的管理方式——按盒管理。
四、大型国企工程项目前期文件按盒管理模式的应用
所谓按盒管理，是指归档文件根据盒号归档，一盒内包含多个案卷，每个案卷作为盒内的一份独立文件。盒内文件目录只打印案卷目录，不需打印案卷内文件目录，每份案卷以在首份文件右上角粘贴二维码的方式识别。这种管理方式综合了按“件”管理和立卷管理的优点，不但保持了文件在更大范围内的内在联系，还增强了文件管理的灵活性。按盒管理模式需要制度、流程和技术三方面的保障。
（一）制定归档目录清单
在制度保障上，该大型国企档案室积极与职能部门沟通，双方就前期文件归档范围进行了深入沟通和交流，最终根据双方的工作需求，制定了统一的精确到文件级的归档目录清单。该清单明确了文件类别、文件名称以及案卷题名。该归档清单将前期文件分为立项、设计、建安采购、后评价、投资、财务和施工等七大类，并在每一大类下列出所有文件以及文件对应的案卷，从制度上保证了归档文件的完整性、准确性和系统性，从源头上加强了对归档文件的控制。
（二）参与前端控制管理
在流程保障上，该大型国企档案室真正参与到项目工程档案前期文件的形成过程中。在项目立项时提出文件材料的归档要求；在检查项目进度的同时检查文件材料的形成情况；积极参与合同谈判，规范文件材料的形成；参与工程项目档案验收工作，实现对前期文件的全过程管理和前端控制，保障前期文件在流程上真正可控。
（三）实现在线流转归档
在技术保障上，该大型国企工程项目前期文件归档目录清单在制定之初，就是以在线方式存在的，它是档案管理信息系统的一个基础管理模块，对接前端各业务OA端口。文件经各业务系统流转到投资管理部，投资管理部根据项目各阶段文件积累情况，在OA端直接分类打包到档案管理系统。这种模式打通了各相关沟通渠道，提高了文件处理速度和文件管理效率。
五、工程项目前期文件按盒管理的优点
该大型国企档案室推行的按盒管理模式，与按“件”管理和按“卷”管理相比，具有明显优势，如上表所示。
从按盒管理的优点来看，归档目录清单重新梳理了文件之间的关系，确保案卷中都是强关联的文件。所有文件随到随做，更加方便灵活。一般来说，一个案卷内不超过五份文件，新立卷的文件体量小，案卷的划分更加具体。同时，在实际整编过程中，一个工程项目档案的前期文件基本可以放在同一盒内，打破了前期文件分类的概念界限，立卷的概念相对弱化，强化了盒在前期文件归档中的地位。此外，按盒管理简化了管理环节，节约了管理资源。按盒归档，也有助于提供利用。不足之处是对文件略有损伤，这一点主要是对纸质文件而言。从长远来看，按盒管理妥善解决了目前前期文件管理存在的问题，具有更广泛的适用性。
总体看来，工程项目前期文件按盒管理，是在信息化环境下对项目文件管理模式的一种积极尝试。它对于解决行业内前期文件存在已久的归檔滞后、可控性差以及管理效率低等问题具有显著效果，补齐了工程项目前期文件管理的短板，有助于提升业内工程项目档案管理的综合水平，为工程项目的顺利开展和竣工保驾护航。
参考文献：
[1][3][6][9]任红.“华龙一号”示范工程项目前期文件形成特点及管理对策[J].浙江档案，2017（4）：60-61.
[2]李丽.工程前期文件的构成与管理[J].档案学通讯，2007（5）：83-85.
[4][5]葛萍，沈燕，石晓光.浅谈企业建设项目工程前期文件的收集[J].机电兵船档案，2015（3）：12-14.
[7]姚兰.对建设工程前期文件收集的探讨[J].中外建筑，2014（7）：158-159.
[8]高宇华.浅谈工程前期文件的收集[J].城建档案， 2011（12）：35-36.
[10]徐继铭.浅谈工程项目档案按“件”整理[J].档案与建设，2016（4）：78-80.
[11]丛巧克.基于文件生命周期理论的石油工程前期文件控制的效率与质量研究[J].中国石油和化工标准与质量，2016（11）： 24-25.
[12]王金荣.核电工程前期文件控制及归档管理探析[J].浙江档案，2014（11）： 60-61.
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