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关于采购合同的跟踪流程
随着人们法律意识的建立，越来越多事情需要用到合同，正常情况下，签订合同必须经过规定的方式。相信大家又在为写合同犯愁了吧，以下是小编整理的关于采购合同的跟踪流程，欢迎大家分享。
流程：
1、跟踪工艺文件
①对任何外协件（需要供应商加工的物料）的采购，订单人员都应对提供给供应商的工艺文件进行跟踪。
②如果发现供应商没有相关工艺文件，或者工艺文件有质量、货期问题，应及时提醒供应商修改。
③要求供应商及时代货，如果不能保质、保量、准时供货，则要按照合同条款进行赔偿。
2、跟踪供应商的原材料
个别供应商接到合同后就认为“大功告成”，必要时必须提醒供应商及时准备原材料，特别是对一些信誉差/合作少的供应商更要警惕。
3、跟踪加工过程
对于一次性/大开支的项目采购、设备采购、建筑采购等，为了保证货期、质量、采购人员需要对加工过程进行监控，甚至要参加其加工过程的监理工作。
4、跟踪总装及测试
总装及测试是产品生产的重要环节，需要采购人员有较好的专业背景和行业工作经验。
5、跟踪包装入库
采购人员可以通过电话方式了解物料的入库信息。对重要物料，采购人员最好去供应商现场考察。
对一些紧急物料，采购人员要进行全力跟踪；对长期持续稳定供应的供应商可以考虑免去合同跟踪环节。
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一、不规范现象的描述
由于管理不规范或不到位，采购类合同不规范现象主要包括：
（1）采购商频繁变化；
（2）同一类型价格不统一；
（3）付款后未及时取得发票；
（4）没有出入库管理；
（5）财务介入晚或没有介入。
二、采购类合同审核要点
在合同拟定过程中，往往是业务及法务在牵头主导合同谈判及条款的拟定。在基本定稿后，财务此时介入是可以的。当财务拿到合同草稿后，需关注以下几点：
一是签约主体，包括对方签约主体是否有资质及实力履行合同，我方签约主体的选择，因为会因为公司定位不同或关联交易需要或税务优惠不同等原因，财务应该在我方签约主体的选择方面要发挥主导作用；
二是看供应商是否稳定，尤其是在经常性采购的一般要求供应商具有稳定性，如果出现供应商变更情况，要及时询问变更的原因；
三是看价格变化幅度。采购价格受到很多因素影响，一旦业务部门提及市场变化因素导致价格变化，这是一个很好的说辞而且也很难查证的。在此情况下，财务就应该结合供应商是否变化再看价格变化幅度是否存在异常状况；
四是付款条件，是一次性付款还是分次付款；相应的，供应商供货是否与付款条件相对应；
五是发票的取得，是在付款前还是在付款后取得发票。对于付款后才取得发票的，一定要做好跟踪。在实务中，看到太多付款后经办人没有跟进发票的取得，财务也没有发挥提醒或督促的职能；
六是出入库管理，在接收到产品后，财务一定要做好出入库管理与跟踪，包括数量是否与合同约定相符？存放地在哪里？是否有出入库单据？是否有及时盘库？盘库的结果等等。
七是合同编号是否连续，尤其是采用自己规则进行合同编号的，一旦出现跳号的，一定要询问原因并及时修改。
三、采购类合同的跟踪分析
各类采购往往是公司的大项支出，管理好与坏直接影响到公司是否可以降低成本。这是财务的天然职责。因此，财务在合同审核后，要做好跟踪分析。如何做好分析呢？就是围绕上述第二点所列的七要素进行对比分析，可以按照供应商维度、产品维度、时间维度进行网格状分析，是可以发现问题的。
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