档案工作责任追究制度

档案工作责任追究制度（精选10篇）

　　在发展不断提速的社会中，接触到制度的地方越来越多，制度是指一定的规格或法令礼俗。那么相关的制度到底是怎么制定的呢？下面是小编为大家收集的档案工作责任追究制度（精选10篇），欢迎阅读，希望大家能够喜欢。

　　档案工作责任追究制度 篇1

　　为进一步加强档案安全建设，做好档案安全管理工作，明确责任，特制定本制度。

　　一、适用对象及范围。本制度适用于本馆全体工作人员。

　　二、适用内容及事项。违反有关政策和规定，或者有以下行为的，依照本规定追究有关人员责任。

　　1、不关门窗，造成档案丢失的;

　　2、没有按规定要求定期进行档案库房及实体安全检查，造成档案安全事故的;

　　3、安全设施及设备责任人不认真管理维护设施设备，造成设施设备损坏的;

　　4、档案库房管理人员对档案管理不力，造成档案损坏的;

　　5、违反安全管理程序办事，造成档案安全事故的;

　　6、工作中无故脱岗，延误重大事项办理，造成档案安全事故的。

　　三、追究办法及实施

　　1、实行动态跟踪管理，随时检查工作人员履行职责情况。

　　2、将事故责任追究与个人年度目标考核结合起来，本馆工作人员在本年度内发生一次以上(含一次)事故的，取消评比先进资格。

　　3、对出现误事故的当事人，经调查核实，视情节轻重分别给予批评教育、通报批评、调换岗位、纪律处分等。

　　四、健全组织与措施。

　　1、加强对本馆工作人员档案安全责任追究工作的`领导。成立由局(馆)长为组长，其他工作人员为成员的领导小组，负责全馆的档案安全事故追究制度的实施和监督，并具体负责事故差错追究制度的具体工作。

　　2、加强对安全事故追究制度落实的检查监督。本着“事实清楚、证据确凿、手续齐全、处理得当”的原则，对工作中出现的安全事故行为进行责任追究。达到教育惩戒、整改纠正之目的。

　　档案工作责任追究制度 篇2

　　为加强档案管理工作，进一步明确工作职责，学院实行档案工作责任追究制度，按照“谁主管、谁负责”，“谁失职、谁负责”的原则，追究相关责任人的责任。

　　一、分管档案工作的院领导要把档案工作纳入学院整体发展规划，并列入议事日程;要贯彻执行国家关于档案工作的政策、法规，对学院档案工作提出领导、指导性意见;研究决定档案工作的重大事宜及时解决档案工作中的问题和困难，逐步改善档案工作条件，使档案工作与学院各项工作协调发展;对档案工作中出现的重大责任事故负有领导责任。

　　二、办公室分管档案工作的主任要定期对档案室进行检查，发现问题协助及时解决;要定期听取档案室负责人的工作汇报，监督档案室严格按照各项规章制度进行档案的管理、使用工作;要主动协调档案室与其他部门以及档案工作与学院其他工作的`关系;对档案工作中出现的责任事故负有领导责任。

　　三、各二级单位分管档案工作的领导要将本单位的档案工作纳入工作议程，具体领导、布置本单位档案的整理、立卷、移交及归档工作;积极支持、配合学院档案室的工作;听取本单位兼职档案人员的工作汇报，帮助他们解决工作中的困难;定期检查本单位的档案工作。对本单位档案工作中出现的责任事故负有领导责任。

　　四、学院档案室主任要组织制定档案工作各项规章制度，并监督档案管理人员认真履行工作职责、严格按照规章制度进行工作;要及时计划安排档案室的工作，及时进行工作总结。对工作中的问题及时向院办主任汇报;要定期检查档案的保管状况，做到七防(防火、防盗、防高温、防潮、防虫、防尘、防光)，对破损或变质的档案，要及时修复或复制，遇到特殊情况，及时报告、及时处理;对档案工作中出现的责任事故负有直接责任。

　　五、专职档案人员要保守党和国家机密、认真学习、宣传和贯彻执行国家关于档案工作的法规和方针政策;要认真做好档案的收集、整理、保管、鉴定、利用等工作;要认真履行工作职责，严格按照规章制度进行工作，发现问题及时向主管领导汇报;对档案工作中由于自己失误出现的责任事故负有直接责任。

　　六、各二级单位兼职档案人员要根据学院有关规定，按时并保质保量地完成本单位档案的收集、整理、立卷归档工作;要主动接受院档案室的业务监督和检查，按规定的要求向学院档案室移交档案;要注意文件材料的安全和保密;对档案工作中由于自己失误出现的责任事故负有直接责任。

　　档案工作责任追究制度 篇3

　　一、主题内容与适应范围

　　本制度规定了综合档案室及其各岗位工作范围、工作职责与权限。

　　二、综合档案室工作职责

　　1、认真宣传贯彻《档案法》以及上级对档案工作的有关规定，切实加强对本校档案工作的监督指导，使档案工作更好的为学校工作服务。

　　2、集中统一管理本校在工作活动中形成的各种门类和载体的全部档案，积极提供利用，为本校各项工作服务。

　　3、制定本校档案工作计划、管理办法规定。

　　4、对本单位的档案工作进行监督、检查和指导，并根据需要，组织必要的业务培训。

　　5、指导、监督、检查和考核有关部门按照归档的`范围和要求做好文件材料的形成、积累和归档工作。

　　6、负责收集、接收、整理、统计、保管、开发利用本校的各类档案和信息资料，为本校工作服务。

　　7、负责根据有关档案鉴定的规定，按期提供鉴定小组鉴定，办理好手续，销毁失去保存和利用价值和各类档案材料。

　　8、参加基建工程竣工验收等专项活动，及时收集、整理各种有关的技术文件资料，参加设备仪器的开箱活动，做好各种文件的归档工作，并提出对档案工作的要求。

　　9、负责定期组织档案管理网络人员进行业务活动，加强业务学习，不断提高网络人员的业务水平。

　　10、加强对档案库房的管理，配置必要的设备，达到上级对档案库房的管理要求，加强对档案管理人员的保密教育，严格执行保密制度。

　　11、积极收集与学校各项活动有关的校内外各类信息，逐步建立完整的信息系统。

　　12、认真完成领导交办的其他工作。

　　档案工作责任追究制度 篇4

　　1、各部门及子公司负责人必须重视档案管理工作，按有关档案规定，经常督促、检查本部门的工作。

　　2、各部门及子公司必须配备专（兼）职档案员。

　　3、把各部门及子公司档案的收集、整理、立卷情况作为部门和负责人年终考核内容之一。不按要求做的部门不能被评为先进单位，负责人不能被评为优秀个人。

　　4、各部门及子公司的档案应当按要求及时上交归档，逾期不上交归档的单位，给予全公司范围内通报批评。

　　5、擅自销毁、涂改、伪造档案的，对有关责任人给予记过处分，情节严重的给予记大过处分。

　　6、按时上交档案的部室及子公司年终总结大会给予公司范围内表彰。

　　7、各部门及子公司的'兼职档案员，应按规定及时收集本部门产生的文件、材料和声像资料，并按时将预立卷移交档案室的，进行年终表扬和奖励，并作为年终考核内容之一。不按档案有关规定做的，本人不能被评为优秀。

　　档案工作责任追究制度 篇5

　　一、档案工作岗位职责

　　（一）分管档案工作领导岗位责任制

　　1、负责本单位档案工作，把档案工作列入本单位发展规划和本单位年度计划。

　　2、负责审定档案管理各项制度、办法和措施，并做好监督检查和贯彻执行。

　　3、把档案工作列入本职工作日程和岗位职责，解决档案管理工作中遇到的实际问题。

　　4、关心档案室建设，关心档案管理人员的生活、工作和学习。

　　（二）主管档案工作领导岗位责任制

　　1、组织安排学习、贯彻国家档案法律、法规和业务规范，组织制定本单位档案管理制度、办法、规定和控制措施，并组织检查指导。

　　2、按照有关规定和要求抓好本单位档案管理工作。

　　3、负责组织对档案工作和文书立卷工作进行监督检查指导。

　　4、组织档案人员学习档案专业知识，不断提高档案管理人员业务素质和专业技能。

　　（三）档案人员岗位责任制

　　1、档案工作人员要忠于职守，遵守纪律，具备专业知识，贯彻执行档案法律、法规、方针、政策和业务规范。

　　2、集中管理好本单位各种门类、各种载体档案，维护档案的完整与安全。

　　3、建立健全档案管理制度，实现档案管理标准化、规范化、现代化。

　　4、对本单位下属单位的档案工作和本单位各业务部门文件材料的形成、积累和立卷归档工作进行监督指导，确保案卷质量。

　　5、参与科研项目、技改项目鉴定，参与基建工程项目竣工验收和设备开箱验收，各种文件材料及时归档。

　　6、定期鉴定档案，提出销毁意见。

　　7、努力开发档案信息资源，编写有关参考资料，搞好利用服务工作。

　　8、完成领导和上级档案部门交办的有关工作。

　　（四）各业务部门及其负责人和文书处理人员（即档案管理网络成员）岗位责任制

　　1、各业务部门要把文件材料的'形成、积累和立卷移交列入本部门的工作职责和工作程序。

　　2、各业务部门负责人负责本部门文件材料的形成、积累和按时立卷归档，并纳入其岗位职责和工作议程。

　　3、各业务部门文书处理人员

　　3.1 熟悉本部门基本业务，掌握本部门文件材料形成、积累规律和立卷归档的基本知识与操作技能。

　　3.2 按照本单位档案分类大纲、编号方案、归档范围和保管期限，做好文件材料的收集、整理和分类组卷。

　　3.3 按照本单位立卷归档制度规定的归档范围、时间和要求，向档案部门移交档案并办理交接手续。

　　3.4 积极参加上级和本单位举办的档案业务培训学习，提高文书处理和档案业务素质。

　　3.5 接受本单位档案人员和上级档案行政管理部门的监督、指导。

　　二、奖励办法

　　有下列绩效者，由分公司依法给予精神奖励和物质奖励。

　　1、档案工作的分管领导和主管领导，在宏观决策、统筹规划、组织协调、督促指导中绩效显著。

　　2、档案人员忠于职守，在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著者。

　　3、各部门兼职档案人员认真负责，在文件材料的形成、积累和立卷归档工作中成效显著。

　　三、处罚办法

　　违背国家档案法律、法规或不履行上述第一条所示档案工作、岗位职责之一的，依据《晋城煤炭运销分公司档案工作责任追究制度》的规定给予处罚。

　　档案工作责任追究制度 篇6

　　一、档案工作人员必须宣传、贯彻国家颁发的《档案法》、《保密法》的规定，忠于职守，遵守纪律，严守机密，维护国家的安全和利益。

　　二、档案工作人员必须努力学习专业知识，提高档案的理论水平和操作技能，较好地完成各项任务。

　　三、档案工作人员必须搞好档案资料的.收集、整理、归档、保管、编目、统计工作，千方百计地维护档案的完整齐全，延长使用寿命。

　　四、档案工作人员必须加强对所属机构档案的管理，并进行监督指导。

　　五、档案工作人员必须维护档案的安全，落实好安全措施，必须严格履行档案的利用审批、登记和档案接收、移出、交接手续。

　　六、档案工作人员必须搞好档案上架排放，分类编目、编制检索工具和资料汇编，热情、周到地为利用者服务。

　　七、对玩忽职守，造成档案损毁丢失、失密、泄密的档案工作人员，要追究政治和经济责任，情节严重者要追究法律责任。

　　档案工作责任追究制度 篇7

　　根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》，结合综合档案室的实际情况，现制定《z外国语职业技术学院综合档案室安全责任制度》。

　　第一条档案安全工作实行行政领导负责制，由学院常务副院长具体负责安全工作。

　　第二条安全保卫保密工作实行以系部、处室为单位，对档案资料库房、空调、抽湿机、复印机、微机等重要设备负责管理，责任到人，列入干部、职工的考核、评选先进的条件之一。

　　第三条学院成立档案安全领导小组，在分管院长的'领导下，负责贯彻执行上级有关档案安全工作指示、规定；对干部、职工进行“五防”（防特、防盗、防火、防破坏和防治灾害事故）教育，检查督促工作人员对安全、保密保卫管理制度执行情况，发现不安全因素要及时报告，迅速处理。如发生重大治安灾害事故，要及时向公安机关报告，保护现场配合公安机关进行查处。

　　第四条系部、处室负责人要对本部门安全负直接领导责任；组织贯彻实施上级和本部门关于搞好安全管理工作的指示、决定，制定本部门的安全岗位责任制，确保本部门的安全。

　　第五条责任划分

　　（1）领导人因不重视对干部、职工进行法制、安全教育，不重视档案安全防范工作，或安全制度不健全，而导致火灾、事故、案件的发生，造成严重损失的要追究领导人的责任。

　　（2）凡不遵守工作规程、不执行安全保卫保密工作条件，有章不循，擅离职守，工作不负责任而造成火灾、事故和案件的，要追究直接责任者的责任。

　　第六条档案资料库房安全管理制度

　　（1）档案资料要指定专人负责，认真执行档案资料借阅制度，定期清点，做到帐与档案、资料数量相符。

　　（2）存放档案资料库量，要符合安全要求，要建立、健全安全保卫制度。

　　（3）库房范围内严禁吸烟，不准携带火种入库，无关人员不得入内。管理人员离库时要切断电源、关窗、锁门。

　　第七条安全防火管理

　　（1）安全防火管理分工是：综合档案室防火责任人是分管院长，部门负责人是各系部、处室防火责任人，按照要求，防火责任人要切实履行职责，认真抓好安全防工作。

　　（2）要严格执行易燃易爆化学物品的保管和使用的规定，档案资料库房电脑室等重点防火部位，应设立防火标记，配置足够的防火器材，建立健全严格的防火安全措施。

　　（3）档案资料库房管理人员要经常检查电源线路，电器设备有无漏电，做好防范措施，注意用电安全。

　　（4）发生火灾应迅速向公安消防部门、分管院长、综合档案室主任、保卫部门报告并采取措施用时扑灭。

　　档案工作责任追究制度 篇8

　　一、专职档案员岗位责任制

　　(一)认真贯彻执行《档案法》和上级有关档案工作的法规，

　　加强学习，不断提高政治、业务素质。

　　(二)遵守保密守则，做好档案库房的“十防”工作，确保档案的安全。

　　(三)负责收集、整理、保管、利用和统计本机关各门类载体的档案。

　　(四)能独立进行档案的分类、立卷、编目、微机、管理案卷的排列、档案检索工具的编制，并按时、按质、按量完成本职工作。 (五)督促和协助兼职档案管理人员整理立卷和移交需要归档、入库的文件材料。

　　(六)熟悉库存档案情况，能根据内容，准确、迅速找出所需要的档案材料。

　　(七)办理档案的借阅登记，利用效果登记，定期检查档案的'数量，及时催退借出的案卷。

　　(八)根据工作需要，编制各种专题目录、索引等参考资料。

　　(九)对下属机构的档案工作进行指导、监督和检查。

　　(十)按时向省档案局移交永久保存的档案及现行公开文件。

　　二、兼职档案员岗位责任制

　　(一)认真贯彻执行《档案法》和上级有关档案工作的法规，加强学习，不断提高政治、业务素质。

　　(二)负责本部门文书档案、照片档案、声像档案、实物档案等门类和载体的收集、整理工作。

　　(三)每年6月30日以前完成上一年度的文书档案的归档工作，并向局档案科移交。

　　(四)严格遵守档案管理工作各项制度，保证应归档文件材料齐全完整，其书写载体材料符合规范。

　　(五)业务上接受局机关档案科专职档案人员的指导、监督和检查。

　　三、档案员工作考核办法

　　(一)档案员工作考核根据《档案员岗位责任制》规定的内容进行。

　　(二)档案员工作考核每年同干部考核同步进行。

　　(三)考核采取个人、处室考核相结合的形式，个人先自评，再由领导审查，并签注意见。

　　(四)考核评议根据《档案员工作责任制》，分优、良、中、差四个等次，并根据评议结果确定其工作总成绩。

　　(五)档案员工作考核，应与干部、职工、专业技术人员考核相结合，考核结果作为本人评选、转干、升级、职称评定和工作安排的主要依据。

　　档案工作责任追究制度 篇9

　　一、 主要内容及归档范围

　　1、主要内容

　　1.1凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。

　　1.2档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。

　　1.3负责档案管理的人员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。

　　2、归档范围

　　2.1行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。

　　2.2组织人事教育培训类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、培训登记表等。

　　2.3会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。

　　二、档案的管理机构及其主要职责

　　1、管理机构

　　1.1 文书结案后，原稿由公司办公室所辖档案室归档。

　　1.2 各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。

　　2、 档案管理机构主要职责：

　　2.1制定或参与制定档案工作的规章制度；

　　2.2对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；

　　2.3 做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作；

　　2.4提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

　　三、档案的种类

　　1、 法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的`各种标准、规章制度等。

　　2、 企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、督委会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。

　　3、 计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。

　　4、 总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。

　　5、批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。

　　6、凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。

　　7、证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。

　　8、汇报性文书资料。包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。

　　9、劳资人力资源资料。包括企业下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。

　　10、声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。

　　11、题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。

　　12、技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。

　　四、档案管理的基本程序

　　包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。

　　五、档案的收集

　　就是把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档，即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料，由办公室及企业下属部门和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。

　　六、立卷归档的范围

　　凡属本标准的档案种类中所函盖的文件资料，均应立卷归档。

　　七、立卷归档的时间

　　凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交行政文化和中心立卷

　　档案工作责任追究制度 篇10

　　一、档案管理办法

　　第一条为了规范人事档案的管理和利用，为人力资源管理工作提供有效的信息依据，特制订本制度。

　　第二条集团公司员工档案实行分级管理

　　由集团公司人力资源中心引进的员工的档案一律由集团人力资源中心统一管理。

　　(一)原始档案：员工入司时随转的人事档案材料，员工转正后调入公司管理。

　　(二)新建档案：员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料。

　　(三)电子档案：员工的姓名、年龄、婚姻状况、身份证号、家庭住址、户籍所在地、毕业学校、学历、专业、职称、工作经历、岗位、职务、合同期限等情况通过电子信息系统的形式所形成的记录。

　　经集团人力资源中心授权自行招聘的各分(子)公司引进的员工的档案由各分(子)公司人资科管理。

　　第三条人事档案由各公司、部门总经理分管或指导，该公司、部门人事负责人具体负责操作和管理，并对档案的完整性、真实性和准确性负责。集团公司人力资源中心全权负责对各公司、部门人事档案的监督考核。

　　二、人事档案的建立

　　第四条新建人事档案收集范围

　　由人力资源部门直接形成的材料：

　　(一)各种履历表、登记表、面试评价表、个人经历材料及求职原始材料。求职原始材料包括：报名登记表、照片、面试记录、身份证和毕业证复印件、肝功能、乙肝两对半和胸透检验单(要求员工在进公司之前须到公司指定的医院进行体检，且出具的体检证明须真实有效)等材料。

　　(二)职务任免申请表、行政职务任免材料、晋升技术职称(学位等)审批材料。

　　(三)工资调整审批表。

　　(四)鉴定书、鉴定表以及其它各种鉴定材料。

　　(五)考核、考勤或其它类材料。

　　(六)有关培训学习经历及成绩、学历情况等材料。

　　(七)各种处分、处罚材料和通报批评等材料。

　　(八)有关接收、调配、解聘等情况记录材料。

　　(九)各种重要的个人申请、承诺、聘用合同(协议)、保险等材料。

　　(十)各种岗位责任书、竞聘、施政方案等。

　　通过其它渠道形成的材料：

　　(一)各类组织成员或代表以及各种先进模范或受奖励材料。

　　(二)参加各级人大或各类协会代表大会材料。

　　(三)业务考绩材料、技术方面的贡献材料及各项论文着作篇目等。

　　(四)出国审批表及在外期间鉴定材料。

　　(五)参加公司组织的各类体检材料、工伤证明材料。

　　(六)在原工作单位形成的有关档案材料。

　　(七)在部队或学校等机关单位形成的有关档案材料。

　　(八)重要的社会关系、亲属关系的记录材料。

　　(九)对违纪、违法事件的申诉、申报以及处理情况记录等。

　　第五条人事档案归档材料要求

　　归档材料应具备的条件：

　　(一)必须是已经处理完毕，而不是悬而未决或没有最后审定和处理意见的文件。

　　(二)材料必须以个人为对象。对反映多人有关情况的材料，应当分别制成以个人为单位或反映本人情况的材料，方可归入个人档案。

　　(三)凡归档材料必须具有凭证性标记，如个人签字或加盖个人印章、单位公章等;对属于归档范围但手续不完备的材料，应先将手续补齐，并在办理完备后再行归档。

　　(四)档案内容必须实事求是，不能带有虚构、想象、夸张的成份;人物传记、写人物事迹的'报告文学、个人回忆录都不得归档。

　　(五)档案内容应当完整，对头尾不清、来源时间不明的材料，要尽可能查清注明;涉及个人重大问题的材料，如需查清，应转交相关部门处理后，方能归档。确定材料能否归档时，应针对具体问题具体分析，不能一概而论;同时，还应对档案中应当具备而缺少的材料予以登记，并有计划地进行收集补充。

　　应妥善处理不应归档的材料：

　　(一)经过鉴别，凡应转往有关单位保存或处理的材料，应填制《人事档案转递通知单》(此指干部或重要人员档案)。

　　(二)接收单位清点核对后，应按程序办理接收手续。

　　(三)凡属退还本人的材料、证章等，应开列详细清单，证明材料(物品)名称及份(件)数，经批准后退还本人，并由本人在接收人处签字或加盖个人印章。

　　(四)对不直接退还本人的材料，可经批准后给予销毁，并应对其本人说明。

　　(五)销毁人事档案履行一定审批手续，任何个人都不得擅自销毁。

　　第六条人事档案的整理要求：

　　(一)应遵循完整、真实、精练、实用的原则。

　　(二)应做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。

　　(三)人事档案的保管范围与人员管理应相一致。

　　(四)材料增减时应进行重新整理。

　　(五)人事档案原件作为正本，对于机密性较高的人事档案，可根据工作需要和人员管理情况建立副本。

　　第七条人事档案的建立

　　(一)集团公司总部新进员工由人力资源中心按要求收集整理求职人员原始求职材料，并对于员工在岗位工作期间形成的各类档案资料须及时予以补充完善。

　　(二)集团公司人力资源中心授权自行招聘的各分(子)公司直接按人事档案建档要求，经该公司人事负责人审核后建立并逐步完善各员工的人事档案。分(子)公司人资科于每月的5日前将员工电子文档花名册上报集团人力资源中心。

　　(三)员工所在部门人事助理建立本部门员工基础档案，并对员工在职期间相关个人信息资料(身份证号、联系方式、家庭住址、户籍地、学历、职称、岗位)的变更情况的记录于每月5日前以电子文档上报集团人力资源中心。

　　第八条人事档案的编号

　　(一)人事档案编号构成：档案代码+四位数字，按顺序编号。

　　(二)各分(子)公司、部门人事档案代码取正式名称前三个字的汉语拼音第一个字母(大写)，如采购管理中心，其人事档案编号为CGG。

　　(三)员工辞职后的档案编号继续保留，不重复使用。

　　(四)同一部门员工的档案要求放在一起，每10名员工的人事档案存放在同一个档案袋内，调动或辞职抽出后不添加新的员工档案，若档案袋中员工档案已抽完，此空档案袋继续保留。抽出档案后应该在档案袋上予以标明。

　　第九条人事档案建立的具体程序

　　(一)集团人力资源中心以及各分(子)公司人事部门对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求。

　　(二)按照材料的属性、内容确定其归档的具体顺序。

　　(三))在档案袋目录上登记材料名称及其相关的内容。

　　(四)将新的材料存入档案。

　　第十条员工在职期间形成的培训、奖惩(考核)、晋升等材料的收集、整理与归档。

　　(一)大学生、聘用人员、科级(含)以上管理人员在职期间所形成的新档案材料，由所在公司、部门每半年整理一次，后备管理干部的材料由其所在公司、部门每月收集整理一次，统一交集团公司人力资源中心存档。

　　(二)其他员工在职期间所形成的培训、奖惩考核、晋升等人员在职期间所形成的新档案材料由所在公司、部门按季度定期收集、整理，并要求归档。

　　三、人事档案的转递

　　第十一条人事档案转递的具体程序

　　(一)人事负责人依据人力资源调配通知单或调令取出应转走的员工档案材料。

　　(二)在档案袋的人员编号及姓名后注明抽出的时间、原因(调动、辞职辞退和开除、自离、晋升等)及转入地点。

　　(三)填写《人事档案转递通知单》。

　　(四)将《人事档案转递通知单》放入员工档案一起，并将档案袋密封后转往相应公司、部门。

　　(五)收档公司、部门在收到档案，核对无误后，必须在《人事档案转递通知单》的回执单上签字盖章，且及时反馈到转出公司、部门。

　　第十二条人事档案材料在转递过程中要严格执行保密制度，按要求装袋密封交接，并在封口处加盖公章，且不能由员工本人带走，携带人员严禁私自拆封偷阅档案。

　　第十三条员工晋升科级(含)以上级别，转正后一月内由所在公司、部门按转档程序和要求将档案提交集团公司人力资源中心;科级管理干部被免职后，其档案材料由集团公司人力资源中心按照转档程序和要求转往相应公司、部门。

　　第十四条员工离职后由其所在公司、部门一月之内将其档案抽出，装订成册存档，并妥善保管二年。销毁时须填写《档案销毁申请单》，经集团公司人力资源中心核准后予以销毁。

　　四、人事档案的查询、借阅

　　第十五条档案查询和借阅应按程序办理

　　(一)档案的查询应先申请，说明查询的对象、理由和范围，所在公司、部门人事负责人批准后，方可登记查阅。不得随意让人查阅员工档案。

　　(二)外借员工档案须经所在公司、部门总经理批准，并办理借档登记。最长借阅期限为一星期。若需延长，需办理续借手续。

　　(三)各公司、部门、个人需要出具人事档案证明材料，由所在公司、部门开具介绍信，说明理由，再由集团公司人力资源中心或所在公司人事部按规定予以办理。

　　(四)人力资源中心或各公司、部门内部查阅、借档和出具证明也应按照程序进行。

　　五、人事档案的保管

　　第十六条人事档案保管必须严格遵守保密的原则。

　　第十七条人事档案管理必须由专人负责，定期检查核对，确保档案完整、准确。

　　第十八条人事档案存放必须配备专门设备，不得与其它档案混放一起。

　　第十九条人事档案存放应做到安全、保密、防火、防潮、防盗。

　　第二十条任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

　　六、考核办法

　　第二十一条凡出现以下情况，将根据情节轻重分别扣除所在公司、部门人事负责人绩效奖金20-50元/次：

　　(一)人事档案不全的。

　　(二)档案交接不清致使员工档案丢失的。

　　(三)不遵守人事档案保密制度的。

　　(四)不履行正当手续将人事档案带出档案保管场所的。

　　(五)不按规定销毁人事档案的。

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