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公关书信特点与要求
公关书信除了有公函处理公务和一般书信超越时空、沟通信息的特点以外,其区别于其他信函的主要特点是:
(1)商务性。商务书信是在商务活动中用来传递信息、洽谈生意、磋商和解决经济问题的重要工具,从内容到形式都具有极强的商务性质和浓厚的经济色彩。
(2)凭证性。商务书信对于受信方来讲,既可作为资料存档备查,又可作为凭据使各经济主体建立良好的信誉,从而保障经济活动的正常进行。在发生经济纠纷时,它还具有重要的法律意义。
(3)求实审慎性。商务书信的目的在于传达意见,洽商如何拓展业务,求得对方的准确理解与合作。所以,这类书信在内容上要求简明实在,条理清楚,语言准确,排除歧义。例如:
× × × 公司经理先生惠鉴:
日前接奉贵公司第16 号来函,附来定货单及汇票各一纸,承蒙惠顾,感铭良深。各货已经办妥,即将付运。惟敝公司会计部核计货款所附汇票短缺货款达人民币肆仟贰佰元,续查贵方上次汇款,亦尚欠人民币叁仟元,故通知本次订货暂停付运。谨特飞函奉告,请将前后货款结付,以清手续,各货自当即日起运不误。
祝
财安
× × 公司业务部主任× × × 敬上
200× 年× 月× 日
此信不仅内容求实、审慎,且语言委婉,容易为人所接受。商务书信的写作要求有四:开门见山,语言明确;以诚相待、平等对话;内容完整,注意表达;遣词委婉,礼貌有加。
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