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会议记录写作要求、技巧及注意事项
会议记录是对会议过程进行详尽和准确记录的文件,以便将来回顾、分享和参考。以下是小编整理的会议记录写作要求、技巧及注意事项的方法介绍,希望能够帮助到大家。
写作要求
一、准确写明会议名称(要写全称),开会时间、地点,会议性质。
二、详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数,缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务,记录者姓名。如果是群众性大会,只要记参加的对象和总人数,以及出席会议的较重要的领导成员即可。如果某些重要的会议,出席对象来自不同单位,应设置签名簿,请出席者签署姓名、单位、职务等。
三、忠实记录会议上的发言和有关动态。会议发言的内容是记录的重点。其他会议动态,如发言中插话、笑声、掌声,临时中断以及别的重要的会场情况等,也应予以记录。
记录发言可分摘要与全文两种。多数会议只要记录发言要点,即把发言者讲了哪几个问题,每一个问题的基本观点与主要事实、结论,对别人发言的态度等,作摘要式的记录,不必“有闻必录”。某些特别重要的会议或特别重要人物的发言,需要记下全部内容。有录音机的,可先录音,会后再整理出全文;没有录音条件,应由速记人员担任记录;没有速记人员,可以多配几个记得快的人担任记录,以便会后互相校对补充。
四、记录会议的结果,如会议的决定、决议或表决等情况。
会议记录要求忠于事实,不能夹杂记录者的任何个人情感,更不允许有意增删发言内容。会议记录一般不宜公开发表,如需发表,应征得发言者的审阅同意。
注意事项
1、真实、准确: 要如实地记录别人的发言,不论是详细记录,还是概要记录,都必须忠实原意,不得添加记录者的观点、主张,不得断章取义,尤其是会议决定之类的东西,更不能有丝毫出入。真实准确的要求具体包括:不添加,不遗漏,依实而记;清楚,首先是书写要清楚,其次,记录要有条理。突出重点。
2、要点不漏:
记录的详细与简略,要根据情况决定。一般地说,决议、建议、问题和发言人的观点、论据材料等要记得具体、详细。一般情况的说明,可抓住要点,略记大概意思。
3、始终如一:
始终如一是记录者应有的态度。这是指记录人从会议开始到会议结束都要认真负责地记到底。
4、注意格式:
格式并不复杂,一般有会议名称。会议基本情况,基本情况包括:时间、地点、出席人数、主持人、缺席人、记录人。会议内容,这是会议记录的主要部分,包括发言、报告、传达人、建议、决议等。
凡是发言都要把发言人的名字写在前。一定要先发言记录于前,后发言记录于后。记录发言时要掌握发言的质量,重点要详细,重复的可略记,但如果是决议、建议、问题或发言人的新观点要记具体详细。
写作技巧
一般说来,有四条:一快、二要、三省、四代。
一快,即记得快。字要写得小一些、轻一点,多写连笔字。要顺着肘、手的自然去势,斜一点写。
二要,即择要而记。就记录一次会议来说,要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想,与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录,就记录一个人的发言来说,要记其发言要点、主要论据和结论,论证过程可以不记。就记一句话来说,要记这句话的中心词,修饰语一般可以不记。要注意上下句子的连贯性、可讯性,一篇好的记录应当独立成篇。
三省,即在记录中正确使用省略法。如使用简称、简化词语和统称。省略词语和句子中的附加成分,比如"但是"只记"但",省略较长的成语、俗语、熟悉的词组,句子的后半部分,画一曲线代替,省略引文,记下起止句或起止词即可,会后查补。
四代,即用较为简便的写法代替复杂的写法。一可用姓代替全名,二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字;三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字;四可用汉语拼音代替生词难字;五可用外语符号代替某些词汇,等等。但在整理和印发会议记录时,均应按规范要求办理。
会议记录的重要性
会议记录是记载和传达会议情况和议定事项的原始法定公文,对于会议内容的梳理、决策的执行以及后续工作的推进都起着至关重要的作用。对于新手来说,掌握会议记录的制作方法和注意事项,不仅有助于提高工作效率,还能逐渐培养出严谨、细致的工作态度。
制作会议记录的详细步骤
1.准备阶段
在会议开始之前,记录员需要做好充分的准备工作。首先,要了解会议的基本信息,包括会议的主题、目的、时间、地点以及参会人员等。这些信息是会议记录的基础,必须准确无误地记录在案。其次,要准备好记录工具,如笔记本、笔、录音设备等。如果使用录音设备,需要事先征得会议主持人的同意,并确保设备能够正常工作。
此外,在准备阶段,记录员还需要对会议可能涉及的专业术语、人名、地名等进行提前了解,以免在记录过程中出现误解或遗漏。
2.记录阶段
在会议进行过程中,记录员需要全神贯注,准确捕捉每一个重要信息。首先,要记录会议的开始时间、地点和出席人员。这些信息对于后续的会议记录整理和确认非常重要。其次,要记录会议的主题和主要议程,以便读者能够快速了解会议的核心内容。
在记录每个人的发言时,需要注意准确记录发言要点,包括提议、建议、决定等。同时,还要特别关注会议中的关键数据、事实和重要观点,这些数据和信息可能对于后续的工作推进和决策制定具有关键作用。
如果会议中有争议或不同意见,也需要详细记录,以便后续跟进和协调。在记录过程中,要保持客观公正的态度,不要插入个人主观意见或情感色彩。
3.整理阶段
会议结束后,记录员需要尽快整理会议记录,以确保信息的准确性和完整性。首先,要对记录进行核对,查看是否有遗漏或错误的地方。其次,要对记录进行编辑和排版,使其更加清晰、条理分明,方便读者阅读和理解。
如果会议过程中有录音,可以结合录音进行核对和完善,确保没有遗漏任何重要信息。在整理过程中,还需要注意保护机密和敏感信息,避免信息泄露。
4.分发和归档阶段
整理完会议记录后,记录员需要将会议记录分发给与会人员以供确认和参考。在分发之前,最好先请会议主持人或关键与会者审阅并签名确认,以确保记录的准确性。同时,还需要将会议记录归档保存,以备将来查阅和使用。
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