会议方案

时间：2020-12-16 17:50:00 会议方案我要投稿

会议方案模板汇编十篇

　　为了确保工作或事情能高效地开展，通常需要预先制定一份完整的方案，方案是书面计划，是具体行动实施办法细则，步骤等。那么你有了解过方案吗？以下是小编收集整理的会议方案10篇，仅供参考，希望能够帮助到大家。

会议方案模板汇编十篇

会议方案篇1

　　为了做好20xx届毕业生中考百日冲刺宣誓大会的组织工作，特制订以下工作方案，望各部门各司其职，确保大会的成功。

　　时间：20xx年3月9日下午第二节课后（3：50开始）

　　地点：学校运动场

　　一、大会流程：

　　1、集合：初一、二学生在操场两侧站立，中间留下空位给初三。初三级以班为单位成四路纵队在100米起点处集结。

　　2、开始：初三入场，入场时各班外侧的同学举起自己班的横幅，行进到主席台时统一呼出自己班的口号（横幅上书写的文字）。然后快速到达自己的位置。

　　3、大会第一项：奏国歌

　　4、大会进行第二项：请校长宣读奖励决定和授奖学生名单。

　　5、大会进行第三项：初三年级迎考学生领誓。

　　6、大会进行第四项：请校长讲话

　　7、大会进行第五项：教师代表讲话。

　　8、大会进行第六项：家长代表讲话。

　　9、大会进行第七项：学生代表发言。

　　10、学生在横幅上签名。

　　二、工作分工

　　1、大会主持：

　　学生领誓人学生代表发言由主任负责

　　2、总务：A：主席台准备两个竖麦，三十个座位，摆成两排，前排需要摆放桌子。主席台后面及两侧像往常一样插上彩旗。

　　B：主席台上悬挂上颜乐天纪念中学20xx届毕业生中考百日冲刺宣誓大会。

　　C：主席台下面要摆放若干桌子，在桌子上铺放签字横幅并准备二十五支签字笔。

　　D：本周五前要把各班上交的标语印好，下周一早上用竹竿绑好；

　　E：准备好十份学生奖品，并做好影相工作；

　　3、各班班主任本周内完成以下工作：

　　A：选定一名授奖学生名单

　　B：发动全班同学选好标语，文字不超过十二个。

　　C：准备好解说词，文字不超过五十字。

　　D：选派一名同学到主席台朗读自己班的解说词；

　　5、德育处负责大会纪律；

　　6、体育科负责大会的秩序。

会议方案篇2

　　各位班主任：

　　新学期、新梦想、新行动、新进步。我们追求是通过“言传身教”，把个人的成长经历与体会融入教育之中，培养出有向上精神、学习兴趣、创造激情和社会责任优秀学生。教育路上桃李芬香，一片丹心尽付学子，在同学们心中，班主任不仅是传道授业者，更是生活中的可敬长辈。做到各项工作抓铁有痕、踏石留印，善始善终、善作善成，为水围小学这棵大树一年比一年更加旺盛、持续发展做出新的更大贡献。

　　新任班主任有：彭燕、刘睿、胡敬华和林维洋等四位老师。

　　学校的德育工作要做到学生文明礼仪教育和良好习惯的教育形成序列，加强对不良学生的教育和管理，坚决遏制偷窃等不良行为，力争学生犯罪效率为0.(具体工作见学校工作计划)。

　　对班主任的工作要求：

　　1、班主任要全面贯彻教育方针，这是我们崇高的职责。全面贯彻落实班主任工作条例，履行班主任职责，严格依法治教，督促学生遵守《小学生守则》、《小学生日常行为规范》，培养学生良好行为习惯。

　　2、执行学校各项规定，遵守各项纪律，落实学校工作计划，完成学校的各项任务(如黑板报、教室布置、学生学籍管理有关材料、其他临时性的工作)。结合本班实际制定班级工作计划，建立良好的班风。

　　3、领导班委会工作，培养班干部并指导少先队工作。有计划、有目的地开展好主题班会和队会。组织指导学生参加班、校集体活动、公

会议方案篇3

　　本年度是XXX公司蓬勃发展的一年，公司所取得的每一点进步和成功，离不开全体员工的的辛勤劳动和无私奉献！为增强企业凝聚力，表彰先进树立楷模，激励员工奋发上进，特制定本年度总结表彰会方案及评比方案。

　　一、会议名称：×××公司20xx年度总结表彰会

　　二、会议主题： 总结工作，表彰先进，展望未来。

　　三、会议主持人：张三，李四

　　四、会议时间：20xx年12月25～27日（暂定）

　　五、会议地点：本公司基地

　　六、出席人数：合计约30人；

　　七、评优具体标准及内容：见附件《优秀员工及优秀团队评选方案》

　　八、会议议程：

　　1，12月25日早9：00出发，前往基地；下午自由活动

　　2，12月26日进行年终大会

　　3，12月27日返回公司

　　具体安排

　　1．节目要求：形式以歌曲、舞蹈、小品、朗诵等为主；以表现×××公司的日常工作、生活为题材，反映×××公司的发展历程，体现×××员工的精神面貌为宗旨。

　　2．节目数量：10个左右

　　3. 会议工作组：

　　a．秘书组：负责会议进行过程中与会人员的发言的提示，控制娱乐节目时间及顺序的正常进行。负责部门：总经办

　　b．资料组：制发会议通知、请柬和邀请函等，编写会议方案、议程及领导人发言稿的收集和准备等。负责部门：总经办

　　c．组织组：

　　①负责会前评选项目及奖项排序的最终确定和奖金的到位情况。负责部门：人力资源部

　　②负责会中与会人员签到，编排位次，检查引领与会人员入席。负责部门：××××部

　　③文化娱乐活动的组织与安排。负责部门：人力资源部

　　④负责会后会场所有设备的清理，收回。负责部门：总经办 d．宣传组：负责会场的背景布置以及音响效果、灯光等、会议的宣传报道以及摄影、录像等工作。负责部门：企划部

　　e．后勤组：

　　①负责会前各奖项锦旗、证书的制作等。负责部门：企划部

　　②负责主席台排名及座次的布置。负责部门：总经办

　　③负责会场中间信息的传递、茶水等安排工作。负责部门：××××部

　　④负责会场各种零星会议用品、资料的收尾工作。负责部门：××部

　　f．保卫组：负责会场秩序以及清退会场中无关人员，保证会议地点的安全。负责部门：保卫部

　　总经办

　　20xx年10月23日

会议方案篇4

　　为全面贯彻落实中央、省有关会议精神，拟定于**月中旬召开20xx年全市**工作会议，现就会议开法和筹备工作提出如下方案：

　　一、会议时间

　　拟定于**月**-**日期间，利用半天时间召开。具体时间待定。

　　二、会议地点

　　**会议室。

　　三、会议形式

　　以视频会形式召开，主会场设在**会议室。各县市区设分会场。

　　四、参会范围

　　（一）**领导；

　　（二）**单位班子成员；

　　（三）各县市区**主要负责人。

　　五、会议议程

　　会议由**主持，拟安排四项议程：

　　（一）**总结20xx年、部署20xx年**工作；

　　（二）**总结20xx年、部署20xx党风廉政工作。

　　（三）**讲话。

　　六、工作分工

　　（一）组织协调（**牵头）

　　办公室负责总协调，**、**、**、**、**、**等单位参与配合。

　　（二）材料准备（**牵头）

　　1、**负责起草**讲话材料（负责人：**）；

　　2、**负责起草**讲话材料（负责人：**）；

　　3、**负责起草**讲话材料（负责人：**）；

　　4、**负责起草**讲话材料（负责人：**）；

　　5、**负责**主持词（负责人：**）。

　　（三）会务组织和会场保障（**牵头）

　　1、会务工作：**负责会议通知、材料分发、桌牌摆放（负责人：**）；**负责留存现场影像资料，并在**指导下做好宣传报道工作（负责人：**）。

　　2、会场布置。**负责**会议现场桌椅摆放、音响灯光和视频设备调试等事项（负责人：**）。

会议方案篇5

　　1.会议主题：

　　贯彻落实中央经济工作会议精神。重点是讨论研究全市经济发展的一些突出问题，分析原因、理清思路、确定重点、提出对策，做好明年的工作。

　　2.会议的时间、地点：

　　拟定于×月×至×日(4天)，在“秘书工作”×招待所召开。×月×日下午或晚上报到。

　　3.会议规模：1。参加会议人员(正式代表);2。特邀代表和列席人员：工作人员(含服务人员)共计××人。

　　4.会议议程：

　　会议由市委书记、市长分别主持。

　　第一天大会由市长主持，听取市部分综合职能部门关于本年度工作总结和贯彻中央经济工作会议精神的具体措施的发言;

　　第二天分组讨论(围绕会议确定的讨论题目进行);

　　第三天继续分组讨论;

　　第四天上午继续分组讨论，下午大会由市委书记主持会议，市长作会议总结，书记讲话。

　　5.会议材料准备。

　　(1)大会发言单位材料;

　　(2)会议日程表、参加会议人员名单、主席台座次安排、分组名单(分组讨论地点)、讨论题目、作息时光表;会议须知等;

　　(3)会议参阅文件。

　　6.会务工作由市委办公厅、市政府办公厅负责(具体分工略)。

　　附：(1)会议通知(包括会议材料准备通知)

　　(2)会议日程表

　　(3)参加会议人员名单

　　(三)注意事项：方案拟定后，须报经领导审核和批准。方案一经批准，需作下列工作：

　　(1)召集会务工作会议，明确分工。主要分工有：文件起草包括(文件准备);会务服务(住宿安排)生活保障，宣传报到、交通疏导、医疗、保卫等，经费预算。

　　(2)草拟材料准备通知

　　(3)选定会场，并布置会场(包括会标)

　　(4)准备会议所需用品

　　(5)会议材料准备。

会议方案篇6

　　一、会议时间：20xx年x月x日上午8:30-12:00，下午15:00-18:00。

　　二、会议地点：城区政府第二会议室

　　三、参加人员：

　　(一)城区四家班子领导，两院、公安分局、直属机关工委主要领导;

　　(二)城区各部委办局、各人民团体，城区直属各事业单位，驻城区有关单位党政主要领导;

　　(三)各乡(镇)党委书记、乡(镇)长;

　　(四)城区规模口企业各1名主要负责人(由经贸局负责通知并报名单给两办)。

　　四、会议议程：

　　主持人：何东就常务副区长

　　(一)x月x日上午

　　1、温达勤书记讲话;

　　2、黄宁区长讲话;

　　3、传达全区20xx年年中工作会议精神、市委十届七次全会精神(书面);

　　4、邕宁区20xx年主要经济指标完成情况、争取十佳乡镇各项指标完成情况、邕宁区20xx年固定资产投资完成情况、邕宁区招商引资完成情况。(表格、书面)

　　(二)x月x日下午

　　分组讨论(具体见分组讨论安排)

　　五、其他事项：

　　(一)温达勤书记讲话稿由区委办杨建军副主任负责;黄宁区长讲话稿由政府办苏元列副主任负责;何东就常务副区长主持词由政府办张春喜副主任负责。

　　(二)城区机关后勤服务中心负责制挂会标(会标：南宁市邕宁区20xx年年中工作会议)、会场布置、会议签到、材料发放等工作;

　　(三)传达全区20xx年年中工作会议精神、市委十届七次全会精神书面材料由政府办郑程负责;邕宁区20xx年主要经济指标完成情况、争取十佳乡镇各项指标完成情况由统计局负责;邕宁区20xx年固定资产投资完成情况由发改局负责;邕宁区20xx年招商引资完成情况由招商局负责。上述材料于8月3日上午下班前将电子版送到政府办张春喜副主任。

　　(四)城区政府办负责会议材料的打印、装订、装袋等工作。

　　(五)请区委宣传部、信息化办派员做好宣传工作。

会议方案篇7

　　一、活动安排：

　　(一)座谈会

　　座谈内容：1、社区党建工作上有哪些新探索和新突破，采取哪些措施，取得哪些成效和经验，存在的主要问题和原因是什么，应如何解决。2、社区专职党务工作者应该如何做好社区党建工作，目前存在什么问题，有何建议和意见。

　　要求：每个街道选定一名社区党务工作者代表，一名党务协管员代表发言。每人发言时间约3分钟。

　　座谈时间：15：30分—16：30分

　　(二)文体活动

　　活动项目：气排球比赛

　　规则：以街道为单位，共6个队，抽签分为四组进行比赛，三局两胜制，每局21分，每组抽签进行循环赛，决出前三名。(白露街道与组织部联合组一个队、石埤坪镇、沙塘镇、长塘镇联合组一个队)

　　活动时间：16：30分—18：00分

　　二、参加活动的街道、社区党建工作人员：(73人名单见附表)

　　1、20xx年新招党务工作人员共35人。

　　2、街道党建助理、党务协管员共28人。

　　3、社区党建分管领导共10人。

　　三、慰问活动时间：2xxx年1月17日下午3：30分

　　四、慰问活动地点：君武森林公园

　　五、交通：自行准备交通工具前往。

　　六、经费预算：购买慰问品、奖品、水、水果，约元

　　七、活动分工(附表)

会议方案篇8

　　为顺利通过自治区6月中旬对我市集体林权制度主体改革检查验收，部署近期我市林改内业整理、完善工作。拟定于5月24日召开林改迎检有关工作会议，现拟方案如下：

　　一、会议时间：20xx年5月24日上午（或下午）准时开会（待定）。

　　二、会议地点：人民会堂江平厅（暂定）

　　三、主持人：市委常委、市委办主任林春胜

　　四、参会人员：

　　1、市领导：朱胜勇书记、林春胜主任、裴绍柏副市长、谢启清副主席、潘湘云副主任；

　　2、三镇党委书记、镇长、分管副镇长；

　　3、林业局班子领导；

　　4、市司法局局长、法制办主任；

　　5、市林改办人员。

　　五、会议议程：

　　1、听取三镇人民政府、林业局、调处办对当前林改工作汇报；

　　2、市委常委、副市长裴绍柏作林改迎检有关工作部署；

　　3、谢启清副主席、潘湘云副主任对相关分管工作讲话；

　　4、市委书记朱胜勇作重要指示。

　　六、其他事项：

　　（一）三镇、林业局、司法局、法制办参会人员由市政府办通知；

　　（二）朱书记讲话材料由由林业局提供报市委办审定；

　　（三）裴副市长讲话材料由林业局提供报市政府办审定；

　　（四）会务布置和新闻媒体由政府办通知。

会议方案篇9

　　一、目的： 20xx年是公司的观念提升年，在即将过去的一年里，公司提出了“对标先进找差距，转变观念谋发展”的先进文化理念，极力推行员工关怀制度，大力培养后续人才梯队，积极学习和践行新版企业文化，在公司领导和员工上下一心，积极配合和努力下，大家在思想观念、管理方法、团队整体素质上都有了很大的进步和提升，在这辞旧迎新之际，为了让企业文化真正在员工心中落地生根，继续加强员工凝聚力，表彰先进树立楷模，激励员工奋发上进，使员工在长城地产这个温暖的家庭里能够快乐的工作，幸福的生活，特举办此联欢会。

　　二、晚会宗旨：本次联欢会将是一场欢乐祥和的开心盛宴，整台晚会以“激情大闯关”为主线，分为文化、勇气、逻辑、制度、常识等几个版块，通过一些积极向上的游戏和互动类节目弘扬和体会长城企业文化，感知公司领导对员工的关怀，总结过去，展望未来，使员工在寓教于乐中度过一个美好的下午。

　　三、时间：20xx年1月18日下午1：30-4：30

　　四、地点：ⅹⅹ公司六楼娱乐室

　　五、与会人员：ⅹⅹ公司全体员工

　　六、联欢会人员安排及职责：整台晚会以“激情大闯关”为主线，通过四个职场队之间的游戏和互动来达到晚会的目的和效果，人员安排如下：

　　1、总负责人：职场队总秘书长

　　职责：负责整台晚会的前期策划和人员分工，节目审核确定，晚会所需资源的准备和协调以及资金的审核和申请等。

　　2、筹委会人员：各职场队队长及职场队秘书

　　职责：负责节目的搜集和整理，与队员的协调和联络，节目所需道具和物品的制作和准备，晚会安排和精神的传达，晚会开展过程中的秩序维护及幻灯片制作等工作。

　　3、总导演：ⅹⅹ

　　职责：负责整场联欢会的节目安排、节目审核确定、节目效果制作以及晚会进行中的指挥工作。

　　4、主持人：

　　职责：负责晚会台词的撰写和晚会进行中的主持工作。

　　七、联欢会前期准备工作：

　　1、12月25日，总负责人及导演向各职场队长分配任务，由各职场队队长负责晚会素材的搜集。（已完成）

　　2、12月25日至27日，各职场队长将搜集的素材交给总负责人及导演审阅。（已完成）

　　3、12月28日至12月30日，总负责人及导演确定最终的节目内容，，确定最终节目名单及其所需道具，并开始进入准备阶段。

　　4、20xx年1月10日前，筹委会将所需道具、奖品等需采购物品列清单，并总经理审批，并于1月15日前采购到位。

　　5、所有人员穿工作服佩带上岗证入场，晚会时间安排及注意事项于1月13日前成文，报总经理审批，通知各公司。

　　6、联欢会过程中所需的背景音乐、灯光、场景道具评分表单等由筹委会于1月17日前准备妥当，并于17日进行现场调试，发现问题及时改进。

　　7、筹委会于1月17日前完成联欢会现场的会场布置工作.

　　8、1月18日，联欢会准时进行。

　　9、会后总结经验，寻找差距和不足，再接再励，继续努力。

　　八、联欢会流程：

　　12：30 筹委会人员到场，开始联欢会前的准备工作。

　　1：20 与会人员陆续到场，筹委会人员为到场人员安排落座。

　　1：30 与会人员各就各位，全场灯光亮起，主持人宣布联欢会开幕。

　　1：35 安排领导讲话，致新年祝福。

　　2：00 为优秀员工颁奖，员工代表发言。

　　2：30 激情大闯关

　　4：25联欢会结束，主持人致闭幕词。

　　4：30 除留下清理场地人员外，其余人散场。

　　九、联欢会费用预算：

　　1、会场布置用汽球等100元。

　　2、联欢会条幅50元。

　　3、奖品150元。

　　4、其他100元

　　注：优秀员工奖金另做准备

　　合计：400元整

　　十、注意事项：

　　一、资金预算及晚会时间安排等报总经理审批。

　　二、联欢会准备及安排不能影响正常工作。

　　三、领导讲话及莅临提前发出邀请，以便领导做好时间安排。

　　四、提倡大众参与、注重会场气氛，互动节目及奖品的发放尽量兼顾到场的每一位员工。

　　五、做好晚会前期的动员和宣传工作，充分调动每位队员的积极性，鼓励全员参与。

会议方案篇10

　　（一）拟定会议工作方案。

　　一般应包括以下内容：会议记录简报工作、会议经费预算、食宿安排、保卫和保密工作等。

　　（二）选定、安排议题。

　　会议讨论的问题、决策的对象，就是议题。大中型会议的议题由会议领导机关和领导同志确定。日常会议的议题，有的由分管某项工作的领导同志提出，有的'由下级机关或者根据领导同志指示准备议题，然后将收集到的议题进行筛选，加以修改、讨论、充实，报请有关领导审查后，按周、月或季度统筹安排。

　　安排会议议题应注意以下问题：一是下一级会议可以解决的或者个别领导同志可审批解决的问题，一般不要安排上级会议讨论；二是党的会议同政府的会议讨论的议题要有所区别；三是提交会议讨论的议题，一般要有简要的文字材料，并在开会前几天经领导同志审批后，发给有关同志阅读，准备意见；四是临时提出的一般议题不宜仓促安排，保证会议质量；五是一次会议议题不能安排过多或过少，要测算每个议题大致所需时间，合理分配，一般安排一个主要议题和一二个小议题为宜，六是尽可能地将同类性质的议题提交一次会议讨论；七是应准备一些后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕的情况下提供会议讨论。

　　（三）拟定会议议程、日程和程序。议程，是会议所要通过文件、解决问题的概略安排。用简练文字逐项写出即可。日程，是在一般时间内会议进行的具体安排，一般采用简短文字或表格方式，将会议期间每天上午、下午及晚上的活动列出即可，如有说明，附于表后。程序，是一次会议按照时间先后或依次安排的工作步骤。程序可繁可简，可粗可细。议程、日程应当事先发给与会人员，有的代表大会还应提出交大会主席团通过后才能生效。程序只供领导同志主持会议时参考，不发给其他同志。

　　（四）准备会议文件、报告。日常工作会议的文件、报告，主要应由各职能部门起草准备。会议秘书部门应于会前通知有关部门报送会议文件，对文件内容和质量进行初审，并向领导同志提出所报送的文件能否提交会议讨论的意见。

　　（五）提出与会人员名单。提名与会人员，是一项重要的政治性很强的工作，应当掌握以下原则；一是周到全面。日常工作会议请与会议讨论议题密切相关的部门领导同志列席；临时性会议，属于征求意见性质的，应请有关方面的主要领导同志和代表参加；属于专业性质的，应请各有关方面主管该项工作的领导同志、专家和在该方面有实际经验的工作者参加；属于纪念、庆祝性质的，应请一些有名望、影响与所纪念、庆祝事项有关的同志及各民主党派人士、各界代表参加。二是宽严适度，准确无误。从有利工作和便于保密的角度出发，做到提名合情合理，不宽不严，不错提，不漏提。三是无论出席或列席会议人员，均不带二“议员"（助手）。四是会议秘书工作人员提出的与会人员名单，需要报请领导同志审核后方能最后确定。

　　（六）编排分组。多次性的大中型会议在参加会议人员名单确定之后，要对与会人员进行编组，即按照一定的规律将全体与会人员划分若干小组，以方便讨论问题。编组的基本方法有：根据地域编组；根据系统或行业编组；完全按人数编组。在进行编组时，要注意组的数量、规模适中。编组要全面周到，尽可有将召集会议机关的领导同志分散到各个组。

　　（七）选定、布置会场。1、选定会场。会场的选择，要结合开会人数、会议内容等综合考虑。在有条件的情况下，主要考虑下列因素：第一，会场大小适中，以每人平均2~3平米为宜。太大显得松散，过小则拥挤。第二，会场地点适中。第三，会场附属设施齐全，包括照明、通讯、卫生、服务、电话、扩音、录音等。2、布置会场。不同的会议，要求有不同的布置形式。党的代表会议会场要求朴素大方，人民代表大会会场要求庄严隆重，庆祝大会会场要求喜庆热烈，追悼会会场要求庄重肃穆，座谈会会场要求和谐融洽，纪念性会议会场要求隆重典雅，日常工作会议会场要求简单实用。这里主要讲一下会场形式和排列座次问题。

　　会场形式。日常工作会议的会场布置形式多为圆型、椭圆型、长方型、正方型、一字型、T型、马蹄型，体现民主与团结的气氛；座谈会、讨论会的会场布置成半圆型、马蹄型、六角型、八角型、回字型，使人有轻松、亲切之感；中型会议的会场布置成而字型、M字型、扇面型，使人有正规、严肃之感；大型茶话会、团拜会的会场布置成星点式、众星拱月式为好。大型会议一般在礼堂召开，形式是固定的。

　　排列座次，是指按照一定的规律和比较科学的原则给与会人员安排座位。

　　排列座次的几种规则：1、凡要正式公布名单的，按照名单先后顺序排列座次。2、按照选举得票多少排列座次，得票数一样的，以姓氏笔画为序排列先后。3、按照姓氏汉语拼音字母字头为序排列先后。4、按照姓氏笔画为序排列座次。

　　排列座次的几种方法：1、横排法。即按照公布名单或以姓氏笔画为序从左于右依次排列座次，先排出席会议的正式委员（代表），后排候补委员（代表）。2、竖排法。即按照各代表团成员的即定次序或姓氏笔画沿一条直线从前至后依次排列座次，正式代表在前，候补代表在后。每个代表团的排列次序按固有顺序从左至右排列，或以会场中心座位为基点，向两边交错扩展。3、左右排列法。即按照公布名单或以姓氏笔画为序，以会场或主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座次。中国传统习惯以左为上，排在第一位的居中而坐。以此为基点，其余的以居中者的左手方为第一顺序，一左一右，依次排列。

　　（八）制发会议证件。会议证件是表明与会议直接有关人员身份权利和义务的证据。会议证件可分为两类：一类是会议正式证件，包括代表证、出席证、列席证、签到证、旁听证、来宾证、入场证、请柬等；另一类是工作证件，包括工作证、记者证、出入证、汽车证等。各种证件的内容栏目，大致包括会议名称、使用者单位、姓名、性别、职务、发证日期、证件号码等。有些重要证件还应贴一寸免冠半身照片，加盖钢印，以防伪造。

　　（九）发布会议通知。各项会议准备工作基本就绪后，要尽早发出开会通知，以便与会人员提前做好准备。一般分书面通知和口头通知两种。书面通知态度庄重严肃，备忘性好，参加人数较多或比较庄重的会议，宜发书面通知。口头通知特别是电话通知，应拟一个电话通知稿，以便简明、扼要、完整地进行通知。重要会议的通知发出后，应及时检查并进行落实。

　　（十）制定会议须知。会议须知的内容主要包括会议保密纪律、请假制度、会客制度、安全要求、作息时间和其他注意事项。

　　（十一）负责会议报到。会议报到是指需要集中住宿的中大型会议的与会者到达开会地点并通知会议秘书部门。报到是会议秘书部门准确掌握与会人员到会情况并实施组织的重要一环。对于应该报到而未及时报到的，应注意催促。报到完毕后，应汇总情况，向会议领导报告。

　　（十二）会议秘书工作机构的设置和工作人员的调配。日常工作性会议、小型会议，一般由常设会议秘书部门或固定的专职、兼职会议秘书工作人员负责会议工作。规模较大且又较重要的会议，需组织精干有力的工作班子或成立大会秘书处，下设若干工作小组如秘书组、文件组、业务选举组、简报组、宣传报道组、翻译组、总务组、警卫组、交通组等。明确分工，各负其责，保证会议顺利进行。

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