公文管理制度

公文管理制度

　　在当下社会，很多场合都离不了制度，制度一般指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则，也指在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范或一定的规格。拟定制度的注意事项有许多，你确定会写吗？以下是小编收集整理的公文管理制度，仅供参考，希望能够帮助到大家。

　　公文管理制度1

　　1.总则

　　为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。

　　2.文件管理内容主要包括：

　　上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。

　　3.收文的管理

　　3.1公文的签收

　　3.1.1凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外)后分别交办公室机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

　　3.1.2对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

　　3.2公文的编号保管

　　3.2.1办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续。

　　3.2.2本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管，不得个人保存。

　　3.3公文的阅批与分转

　　3.3.1凡正式文件均需分别由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要月即办。

　　3.3.2一般函、电、单据等，分别由办公室机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。

　　3.3.3为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天(特殊情况例外)。

　　3.4文件的传阅与催办

　　3.4.1传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

　　3.4.2阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

　　3.4.3阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

　　3.4.4文件阅完后，应送交办公室机要秘书，切忌横传。

　　3.4.5办公室机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

　　3.4.6按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室机要室通知到机要室阅文。

　　4.发文的管理

　　4.1发文的规定

　　4.1.1全公司上报下发正式文件的权力集中于公司，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

　　4.1.2各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交厂办审核。公司同意发文，则由公司按机构设置与业务分工统一归口以公司×字发文。

　　4.1.3对全公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围的文件，须由经理批准签发。其余文件均由分管公司领导批准签发。

　　4.2发文的范围

　　4.2.1凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

　　4.2.2公司下发文件主要用于：

　　①公布公司规章制度;

　　②转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件;

　　③公布公司体制机构变动或干部任免事项;

　　④公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;

　　⑤发布有关奖惩决定和通报;

　　⑥其他有关公司的重大事项。

　　4.2.3公司上行文、外发文主要用于：

　　①对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;

　　②同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。

　　4.2.4在公司日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。

　　4.2.5凡各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以简写名义用《工作简讯》发会议纪要。

　　4.2.6各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各简写的`名义对外发函(应各自编号备查)，不用公司名义发文。

　　5.文件的立卷与归档

　　5.1文件的归档范围

　　5.1.1凡下列文件统一分别由两办负责归档：

　　①上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复;

　　②公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等;

　　③经理办公室、总务会、公司管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录;

　　④公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;

　　⑤有保存价值的人民来信，来访记录及处理结果;

　　⑥参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等;

　　⑦上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及公司向上级进行汇报的提纲和材料;

　　⑧反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品;

　　⑨公司日志和大事记;

　　⑩公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。

　　5.1.2业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

　　5.2立卷要求

　　5.2.1文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

　　5.2.2立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

　　5.2.3要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

　　5.2.4上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆(室)移交，清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。

　　6.文件的销毁

　　6.1对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，公司机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

　　6.2经审核同意销毁的文件，应派专车分别由公司机要秘书和正(副)主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。

　　公文管理制度2

　　第一条发文

　　1、公司各部门拟发稿（文）件，均须填制文件签发单，报总经理签发。

　　2、人事行政部需定专人对每份文件作好文号编制，及时准确按要求发送至相关单位、部门，并认真作好文件签收工作。

　　3、外送文件，经办人须用公司标准信封封存，并送（邮）至相关单位或上级部门，力求准确、无误。

　　第二条打印

　　1、公司公文的打印工作由人事行政部负责。

　　2、公司各级部门所需打印的公文或其它文字资料，均由部门专人（文员）负责。

　　3、各类公文及资料的校稿由提供公文或资料的部门（人员）负责。

　　4、公司各类公文、文件、通知，人事行政部须分类存档一份。

　　第三条收文

　　1、凡外来文件或参会人员带回的.会议文件，任何部门或个人收到后均应及时交至人事行政部，不得无故截留文件。

　　2、人事行政部收文后应及时作好收文登记工作，并根据文件精神或要求，认真填写公文处理传阅单，经人事行政部主管阅后及时由专人将文件送至相关部门负责人处予以办理。

　　第四条传阅

　　1、人事行政部须及时准确地将传阅文件按文件处理要求送相关部门负责人处。

　　2、人事行政部在规定时间内应及时收回传阅文件，不得有漏、损、销情况发生。

　　3、文件阅示人须认真阅文，并根据文件精神及公司要求布置好本部门或相关人员执行文件所要求事项，并在文件传阅单上签阅意见。

　　4、人事行政部根据领导批阅意见及文件精神，对执行未果的部门应督办，直至将公司领导意见及指示落到实处，并将执行情况报公司领导。

　　公文管理制度3

　　一、公司行文是企业请示、报告、商洽工作、向下传达决定、批复处理问题、指导工作的重要形式。

　　二、公司行文要做到规范、准确、及时，并实行统一管理。

　　三、公司行文的程序为：拟搞、审核(部门领导)、签发(公司领导)、打印、分发、登记、归档、销毁。

　　四、行文与打印管理

　　1、公司行文由业务承办人起草，在发文稿申请表中须有文件标题、发送范围、印制份数、拟稿单位与拟稿人，部门负责人签名、标定日期和密级；部门负责人审定，总经理签字同意后打印发文。

　　2、经总经理批准签发的.文稿交行政部统一编号打印，由起草人校对(对文稿内容、质量负责)修正后，及时送交给有关部门和人员，或由行政部发出。

　　3、打印人员不得截留文件，或将打印、复印、传真等行文中的有关商业秘密或企业管理规定中须保密的事项透露给他人。

　　五、发文管理

　　1、公司发文由行政部统一编号、存档。有领导批示的，还应附批示件。

　　2、部门和个人收文应在行政部发文登记册中签名。

　　3、公司制度、规定、决定、决议、纪要、任命以及向政府有关部门的请示、报告等以红头文件印发，其他文件通常用普通纸印发。

　　4、公司内部文件，各部门应妥善保管，年终由行政部统一收回处理。

　　六、收文管理

　　1、公司收文的处理程序为：收文、分文、记录、传送、归档。

　　2、公司收文由行政部统一负责：收到发来文件后，应先做好归类、登记，根据文件的内容，分送有关领导阅示和主办部门处理后，收回归档。

　　3、急件或涉及商业机密的传真应由专人处理。

　　七、所有文件收取发放，必须有登记、签收手续。

　　公文管理制度4

　　一、总则：

　　1、为加强公文流转管理，运用现代计算机技术，使公文处理进一步规范化、制度化、科学化、程序化，提高公文处理质量和工作效率，结合我校实际情况，特制定本办法。

　　2、公文处理应当坚持实事求是、精确、高效的原则，做到及时、准确、安全。

　　3、根据我校实际，适用公文流转管理的公文主要种类有：上级来文、教育局网上文件、学校有关文件材料的上输等

　　4、对上述公文的流转、记载、归档、销毁等工作由办公室专人实行文件收转登记薄登记管理或计算机专人管理。

　　5、公文的`原件应当保存完好，重要的公文原件应当通过现代技术手段在计算机中予以备份。

　　二、收文管理：

　　1、收文及其处理工作应当做到从办公室口子进，从办公室口子出。

　　2、外部公文由办公室接收，及时做出内部流转处理意见，并在文件收转登记簿上予以登记。

　　3、本校其他部门接收的公文，应当先送交办公室予以书面登记后，再予办理。

　　4、外部公文初始目录文件收转登记薄登记内容包括：

　　1）收文登记系统自编号；

　　2）收文时间（年／月／日）；

　　3）来文单位；

　　4）来文自编号、批件登记号；

　　5）公文标题；

　　5、公文处理完毕，具体承办部门应当将处理意见、处理过程及处理结果交由办公室予以登记。

　　6、公文处理过程及处理结果登记内容包括但不限于：

　　1）办公室拟办意见；

　　2）其他处室处理意见；

　　3）校领导批复、处理意见；

　　4）最后处理结果。

　　7、公文处理完毕，应当整理归档，归档去处及编号应当在文件登记薄中登记。

　　8、重要的公文原件应当予以扫描归入计算机中予以数据化保存，并与相应的电子登记目录建立超级链接，以备将来快速查询。

　　三、发文管理

　　1、凡由本校各部门起草，须加盖本校公章的公文应当由办公室实行严格的计算机登记管理。

　　2、发文计算机登记内容包括：发文登记系统自编号、拟稿部门、拟稿人、签发人、发文单位、发文字号、发文时间、发文标题、发文类别、抄送抄报单位、发文份数、发文主题词、其他。

　　3、重要的发文原件审批稿应当予以扫描归入计算机中予以数据化保存，并与相应的电子登记目录建立超级链接，以备将来快速查询。

　　四、文件销毁

　　1、不具备归档和存查价值的公文经负责人批准，可以销毁。公文的销毁，需进行登记并由专人监销，确保不错销、不漏销。

　　2、销毁的公文目录应当予以保存，以备查询。

　　五、附则

　　本管理办法由校长室负责解释。