合同专项检查自查报告
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为贯彻执行《南京市xx集团系统企业合同管理及履行情况专项检查方案》的要求，集团法务部于20xx年3月26日对xx集团的合同管理及履行情况进行了专项检查，现将有关检查工作通报如下：
一、检查情况：
根据xx集团提交的自查报告及现场检查，xx集团合同整体概况如下：
1、合同管理制度及流程规范情况
xx集团自20xx年根据集团要求先后制定《合同管理规定》、《外聘法律顾问管理规定》、《法律事务管理规定》、《法务专员管理规定》等制度。合同管理严格按照合同评审程序，法务人员参与评审，重要合同律师审核，分管领导、法定代表人逐级审批，合同签订流程操作比较规范。
2、合同签订履行情况
20xx年至20xx年xx集团合同签订履行情况如下表：
3、合同履行风险防范情况
xx集团对合同履行的风险防范主要是由资产部牵头，法务专员及财务处配合对重要的、金额较大的合同进行监控，建立了预警机制，遇有经过三次催告仍然不按照合同规定履行的合同立即邀请法律顾问介入，为诉讼工作做好准备。合同非正常履行由业务部门、法务专员、常年法律顾问积极应对，参与诉讼或仲裁活动并上报集团。
4、合同管理情况
xx集团法务专员对合同台账及合同档案管理比较清晰详细。
二、存在问题
xx集团在合同管理整体上比较的规范有效，合同履行比较正常，但在现场检查的过程中，发现在合同签订履行方面
还存在以下四点问题：
1、合同中授权代理人签字时没有授权委托书；
2、法律顾问的法律书面意见比较少；
3、合同相对方的资质审查比较少；
4、重大项目合同中缺少合同谈判记录、纪要、备忘录等相关资料；
5、合同履行过程中缺乏承办人常态跟踪机制；
三、完善建议
针对xx集团存在的上述问题，为了更好的完善xx集团的合同管理及法律风险防范，集团法务部结合xx集团实际情况提出以下几点完善建议：
1、在档案管理方面，建议xx集团对上报集团的合同档案与常规合同档案分开归档，便于统计查询；
2、在合同台账方面，建议xx集团的法务专员定期及时更新合同台账，尤其是在履行情况方面进行及时更新；
3、合同签订方面，建议xx集团对授权代理人签字的合同进行书面的`授权，并将授权委托书作为合同的附件留存档案；
4、对不需要法律顾问出具书面意见的部分合同，建议xx集团的法务专员留存律师修改合同的电子版或相关邮件等；
5、在重大项目的合同签订过程中，建议xx集团法务专员与律师共同参与，同时将合同谈判记录、纪要、备忘录等相关材料留存合同档案；
6、合同签订前，建议xx集团对首次合作的合同相对方的资质，履约能力进行深度的审查，其相关资质证明作为合同附件留存档案；
7、针对合同履行过程中缺乏承办人常态跟踪机制的问题，建议xx集团明确合同承办人在合同履行过程中的职责，加强对其考核管理，形成常态跟踪机制。
以上是针对xx集团的合同管理及履行情况的全面梳理，其中针对检查过程中发现的问题，集团法务部根据实际情况提出相应的完善建议，希望通过此次专项检查，xx集团能认真落实集团法务部提出的完善建议，以便更好的建立健全合同管理制度，防范合同履行方面的法律风险。集团法务部后续将会继续跟踪xx集团实际落实情况。
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